Benadruk een positief punt om een jaargesprek af te sluiten
“Nu we dit hebben besproken / besproken, kunnen we het dan proberen samen te vatten? »
Wanneer u het gevoel heeft dat het jaargesprek moet worden beëindigd, kunt u de medewerker vragen om samen met u samen te vatten wat er tijdens uw gesprek is gezegd en besloten. Dit einde van het interview is interessant, omdat je er dan zeker van zult zijn dat je boodschap is overgekomen, en ook om een glimp op te vangen van zijn persoonlijke gevoelens.
Laat de werknemer eerst zichzelf uiten en zijn opmerkingen aanvullen of herformuleren door de praktijk van actief luisteren over te nemen. Ook al heeft het gesprek het mogelijk gemaakt de medewerker te versterken in zijn werk, de conclusie is niet boterzacht: je collega moet het gevoel hebben dat je rekening houdt met zijn capaciteiten, met nieuwe doelstellingen die beantwoorden aan zijn professionele verwachtingen. Zo houd je medewerkers tevreden en gemotiveerd.
Open de discussie als afsluiting van het jaargesprek
“We zouden in de loop van het jaar een mijlpaal kunnen bereiken, wat denk je? »
Voor het volgende gesprek van het volgende jaar kunt u uw medewerker een podium- of tussentijds gesprek aanbieden. Het kan 3, 6, 9 maanden later worden gepland … Je kunt voorstellen om nu een datum te stellen. Of vraag uw gesprekspartner wanneer het hem gepast lijkt om met u de balans op te maken.
Door simpelweg te suggereren dat je elkaar op een later tijdstip weer zult ontmoeten, kun je de uitwisseling weliswaar beleefd beëindigen, maar ook, afhankelijk van de gebruikte toon en de omstandigheden, geruststellend zijn. De medewerker kan gerustgesteld zijn om met u de balans op te maken als zijn resultaten wisselend zijn en u het gevoel heeft dat hij zijn vertrouwen verliest. Aarzel in dat laatste geval niet om uw beschikbaarheid aan te tonen, bijvoorbeeld door uw werknemer voor te stellen om bij u langs te komen als hij een probleem ondervindt, of als hij de behoefte voelt om vóór de geplande datum de balans met u op te maken.
Noteren : de midterm meeting is ideaal om te checken of je haalbare doelstellingen hebt gesteld en/of deze zo nodig bij te sturen naar concrete omstandigheden.
Maak een samenvatting van de besproken punten aan het einde van het jaargesprek
“We naderen het einde van onze uitwisseling. Ik stel voor dat u u per e-mail een samenvatting stuurt van de belangrijkste punten die we tijdens deze jaarvergadering samen hebben besproken. Ik stel voor dat je het met een helder hoofd leest en het ondertekend aan mij teruggeeft als je het ermee eens bent. Aarzel niet om mij suggesties te doen voor toevoegingen of wijzigingen als u dat wenst. »
Als u de afsluiting van het gesprek liever op een meer formele manier benadert en/of de doelstellingen van uw uitwisselingen beter wilt omkaderen, kunt u het jaargesprek afsluiten door alleen, of met uw medewerker, het schriftelijke verslag van uw uitwisseling uit te voeren. .
Een samenvatting wordt in tweevoud opgesteld. Over het algemeen regelt de manager het alleen en geeft een kopie aan de werknemer. U stelt uw gesprekspartner voor om desgewenst wijzigingen aan te brengen. Als het document geschikt is, aarzel dan niet om hem voor te stellen zijn handtekening te plaatsen om het document te formaliseren.
Net als in het kader van een mondelinge uitwisseling, stelt deze manier van afsluiten u in staat ervoor te zorgen dat de werknemer zijn evaluatie, eventuele opmerkingen en de nieuwe doelstellingen of prioriteiten die hij aan zijn werk moet geven, heeft begrepen.
Ons advies : in de huidige epidemische context gelinkt aan Covid-19, en met als doel fysiek contact te beperken, moet u mogelijk jaarlijks een digitaal interview afnemen. Denk in dit geval ruim van tevoren na over uw tools en evaluatieroosters om de resultaten gemakkelijk te beheren en uw samenvattend document te schrijven. Uw medewerker en u zitten elk achter een computer, zonder samen gedrukte documenten te kunnen verwerken…
