Wat is een conceptnota?
>> Definitie
De kadernota is een document dat de doelstellingen en de hoofdlijnen van een project vastlegt. Het wordt doorgaans opgesteld door de persoon/personen die belast zijn met de uitvoering van het project.
De kadernota maakt het mogelijk om het project op een synthetische manier uit te leggen en te presenteren, terwijl er toch veel nuttige details aan de orde komen. Het beschrijft meestal de verschillende middelen en stadia van de uitvoering van het project, evenals alle aspecten en beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden.
In een bedrijf kan een werkgever zijn werknemers in veel situaties vragen een kadernota te schrijven of te gebruiken, of het nu gaat om:
- interne bedrijfsprojecten;
- zakelijke projecten;
- projecten uit te voeren in opdracht van de klanten van het bedrijf.
Voorbeelden van projecten waarvoor mogelijk een conceptnota moet worden opgesteld : ontwikkelings- of organisatieprojecten, lancering van een nieuw product of een nieuw merk; wijziging van een productieproces; programmering van een gerichte reclamecampagne…
>> Wie zijn de ontvangers van een kadernota?
Meestal wordt de scopingnota geschreven om een scopingvergadering voor te bereiden waarin de sponsor van het project en de persoon (personen) die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan, samenkomen.
De kadernota dient dan als basis voor discussie en helpt de verschillende partijen bij het project om samen te werken volgens gemeenschappelijke regels, organisatie en doelstellingen.
Voorbeeld : in het kader van een project uit te voeren voor rekening van een klant van het bedrijf, zal de kadernota die na de kadervergadering wordt opgesteld of herzien, het mogelijk maken om met deze klant de essentiële doelstellingen, de prioriteiten in de verschillende aspecten van het project en de toewijzing van het budget, de door de opdrachtgever gewenste organisatie en de te bewaken risico’s.
De kadernota kan ook in het bedrijf worden gebruikt om te communiceren over een project, het bekend te maken of om meningen te vragen. Meestal wordt een kadernota verspreid om de betrokken medewerkers op de hoogte te brengen van een bedrijfsproject.
Voorbeeld : het is de bedoeling dat binnen een bedrijf de administratieve en financiële afdeling wordt gereorganiseerd, aan de medewerkers kan een kadernota worden meegegeven om hen uit te leggen waaruit deze reorganisatie zal bestaan en hoe deze zal worden uitgevoerd.
Ons advies : als u een conceptnota voorbereidt met het oog op het organiseren van een vergadering om het project te presenteren, probeer dan ideeën te vinden om een originelere presentatie voor te stellen die aantrekkelijker zal zijn.
Waarom een conceptnota maken?
De scopingnota wordt gebruikt om van het idee of de bespreking van een project over te gaan naar het bestaan van een leidend kader ervoor. Het is ook de bedoeling dat de verschillende stakeholders het eens worden over de realisatie van het project. Hierdoor minimaliseert de kadernotitie het risico op weergaveproblemen of vertragingen.
>> Een project presenteren en inlijsten
De kadernota moet het mogelijk maken om een globale visie op het project te presenteren. Het specificeert de essentiële informatie die bekend moet zijn om het project te begrijpen.
We kunnen bijvoorbeeld in een kadernota vermelden:
- projectverklaring en kader;
- de identiteit van de opdrachtgever of sponsor;
- financiële aspecten: kosten, winstgevendheid, toegewezen budget;
- planning, deadlines;
- de beschikbare of ontbrekende middelen;
- de fasen van realisatie.
Een kadernota vermeldt in principe niet de technische punten, die bestudeerd worden in het kader van specificaties of bijkomende documenten. Het kaderdocument moet voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk en begrijpelijk zijn, ongeacht of zij over de vaardigheden en technische kennis beschikken die nuttig zijn voor de uitvoering van het project.
>> Bereid de uitvoering van het project voor met doelstellingen en toezeggingen
De sponsors van het project en de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de realisatie gebruiken de kadernota om hun ideeën uit te wisselen en overeenstemming te bereiken over de manier waarop het project zal worden geïnitieerd en uitgevoerd.
Het is op basis van de aanwijzingen in de kadernota dat bepaalde richtinggevende elementen (voor een intern project) of contractuele elementen (in het geval van een klantorder) zullen worden gespecificeerd.
Hier zijn de elementen waarover de partijen het eens moeten zijn aan het einde van de studie van de kadernota:
- de exacte contouren van het project;
- de te bereiken of na te streven doelstellingen;
- de afbakening van de te verrichten werkzaamheden;
- de verschillende productiestadia;
- de regels of beperkingen die moeten worden gerespecteerd;
- het synchroniseren van het werk en de organisatie van de verschillende belanghebbenden.
Goed om te weten : afhankelijk van de aard van het project, de opdracht van de klant en de organisatie van het bedrijf, wordt de conceptnota niet altijd op dezelfde manier gebruikt en niet exact dezelfde rol. Het kan in overleg met de klant worden ontwikkeld, gedurende meerdere opeenvolgende bijeenkomsten en worden gebruikt om andere medewerkers te informeren, of door een of meer personen worden voorbereid voorafgaand aan een raamvergadering om een projectvoorstel aan sponsors te presenteren en de ondertekening van een meer formeel contract te initiëren .
Met ons artikel heeft de kadernota geen geheimen meer voor jou. Hoe schrijf je een conceptnota? Dit is wat we je nu uitnodigen om te ontdekken.
