Uitgaande post: wat houdt het in om perfect te zijn?
Er is geen precieze regel die moet worden gevolgd bij het schrijven van een uitgaande e-mail. U kunt zich beperken tot enkele gebruikelijke dankbetuigingen of een meer persoonlijk bericht sturen. Houd het in ieder geval kort en krachtig.
Zeg hallo en bedank je collega’s
Stem je bedankbericht af op de werkrelatie die je had met je collega’s. Bedank hen bijvoorbeeld voor de kwaliteit van uw professionele uitwisselingen, de prettige samenwerking, hun goede humeur, de sfeer op kantoor, hun vriendelijkheid, enz.
Belangrijk : een uitgaande e-mail mag in geen geval worden gebruikt om verwijten te maken of rekeningen te vereffenen. Als u het werk binnen het bedrijf dat u verlaat niet op prijs stelde of als u het koud had met enkele van uw collega’s of meerderen, beperk dan uw vertrekbericht tot eenvoudige beleefdheid.
Denk aan je carrière binnen het bedrijf
Praat over je carrière bij het bedrijf en het werk dat je daar hebt gedaan. U kunt zich bijvoorbeeld de functie herinneren die u bekleedde, het team waarvan u deel uitmaakte of de context van uw missie. Praat gewoon over wat positief was: wat je hebt geleerd, wat je hebt gedeeld, wat je leuk vond aan dit bedrijf.
Ons advies: voeg een vleugje humor toe als het een algemene boodschap is. Of gewoon los laten als je een verrassingseffect wilt creëren.
Laat een deur open om contact te houden
U kunt uw collega’s informeren over uw volgende functie, maar wel beknopt en neutraal en puur informatief blijvend. Vermeld alleen de redenen voor uw vertrek als deze geen verband houden met het bedrijf of haar managers (bijvoorbeeld als u uw functie verlaat om voor uw kinderen te zorgen of omdat u gaat verhuizen).
Als u de gevolgen van uw vertrek kent, in het bijzonder de persoon die verantwoordelijk is voor uw vervanging, geef dit dan aan.
Voorbeeld van formulering:
- Ik stuur je ook graag de contactgegevens van mijn vervangende XXXX (mail + telefoon). Ik reken op u om (voornaam) van harte welkom te heten die niet zal nalaten met u allen in contact te komen.
Beëindig uw e-mail met een beleefde formule (u kunt uw collega’s bijvoorbeeld “een goede voortzetting” of “een prettige carrière” wensen of “hoop ze nog eens terug te zien”) en vergeet niet uw contactgegevens achter te laten (persoonlijk telefoon- en e-mail) voor het geval collega’s na uw vertrek contact met u willen opnemen.
Voorbeelden:
- “Dit is waar ik buig en zeg gewoon tot ziens en niet tot ziens, want we weten het allemaal, de wereld is klein, we zullen elkaar weer ontmoeten!”
- “Er wordt een pagina voor mij omgeslagen, maar wie weet krijg ik de kans om je weer te zien. Ik wens jullie allemaal veel succes, rust in je persoonlijke en professionele leven.”
Wanneer en naar welke collega’s moet je je vertrekmail sturen?
Zodra de voorwaarden van uw ontslag, contractuele beëindiging of ontslag zijn bepaald, wordt u op de hoogte gebracht van de datum van uw laatste werkdag binnen het bedrijf (met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn) en kunt u de verdeling van uw uitgaande post.
Schrijf je tekst van tevoren
Wacht niet tot het laatste moment om uw uitgaande e-mail te schrijven. Begin met schrijven ongeveer 15 dagen voordat u uw bedrijf en uw collega’s verlaat. U zult dus tijd hebben om het in alle rust opnieuw te lezen en u zult sereen zijn wanneer het tijd is om het te verzenden, zodat u optimaal kunt genieten van uw laatste dagen op kantoor om mondeling met uw naaste collega’s uit te wisselen.
Ons advies : overdrijf het niet en blijf oprecht. Een nuchtere en beleefde uitgaande e-mail zal een betere indruk achterlaten op uw collega’s dan een ongebruikelijke of verkeerd geïnterpreteerde tekst. Als u een hechte band had met enkele van uw collega’s, kunt u een tweede, minder formele e-mail schrijven en deze reserveren voor deze kleinere kring van ontvangers.
Richt je op je ontvangers
Als u een groot bedrijf verlaat, zorg er dan voor dat u uw relaties op orde heeft en stuur uw bericht niet naar alle werknemers en managers. Stuur uw vertrekmail naar alle collega’s die u hebt ontmoet, van heinde en verre, evenals naar de superieuren met wie u contact had:
- Kies eerst de collega’s die je kent, met wie je regelmatig contact had om te werken of te bespreken.
- Breid je dan uit tot bepaalde andere collega’s of leidinggevenden met wie je de kans hebt gehad om samen te werken, die je kennen of die je “bij naam” kent, zelfs als je elkaar niet elke dag ontmoet.
Ons advies : overweeg om enkele van uw toekomstige ex-collega’s te registreren op uw sociale netwerken om uw professionele netwerk te verrijken.
Stuur uw e-mail voordat u het bedrijf verlaat
Haast u niet om uw uitgaande e-mail te verzenden. Doe dit op uw laatste werkdag, net voor uw daadwerkelijke vertrek.
Kies voor een eenvoudige en duidelijke titel in het onderwerp zoals “Tot ziens” of “Bericht achterlaten”.
Goed om te weten : u kunt een afscheidsfeestje organiseren voordat u uw bedrijf verlaat. Dit is een gelegenheid om de collega’s van wie je houdt samen te brengen en een drankje met hen te drinken. Stuur in dat geval je bericht na dit afscheid.
Eerste publicatie: 25/9/2019. Laatste update: 16/8/2022
