Wat is een videoconferentie?
Videoconferencing is een communicatiemiddel. Het is een werkoverleg dat op afstand plaatsvindt tussen meerdere mensen. Tenminste, staat ze tussen twee mensen. Er is geen maximum. Het is visueel en geluid. Het vereist dat de deelnemers zijn uitgerust met IT-tools (een computer, een smartphone of een tablet) en een applicatie installeren waarmee de vergadering kan worden uitgezonden. Meestal vindt videoconferentie plaats wanneer een of meer medewerkers op afstand werken, telewerken of op afstand werken. Om zo effectief mogelijk te zijn, moeten de deelnemers profiteren van een gunstige omgeving.
Krachtige tools
Het eerste advies voor een succesvolle videoconferentie is om een krachtige tool aan te schaffen waarmee deze kan worden uitgezonden. Er zijn verschillende applicaties op de markt, betaald of gratis, compatibel op telefoon of computer. Het aanbod is breed en van hoge kwaliteit. Voor de meest voorkomende kunnen we bijvoorbeeld Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google meet of zelfs FaceTime of WhatsApp noemen.
Een goede internetverbinding
Om te kunnen profiteren van de beste prestaties van de applicatie die u hebt gekozen om uw videoconferentie uit te zenden en de deelnemers uit te nodigen, moet uw internetverbinding van goede kwaliteit zijn. Wat is het risico anders? Pixelvorming van het beeld, schokkerig geluid, uitsparingen tijdens het spreken. Uiteindelijk een publiek dat de film verliest en al snel de interesse verliest. Om dit te voorkomen en een succesvolle videoconferentie te hebben, moet uw persoonlijke Wi-Fi efficiënt zijn. Anders heb je altijd de mogelijkheid om je wifi-thuisverbinding te vervangen door die van je smartphone, als je thuis 4G ontvangt.
Goede geluidskwaliteit
De videoconferentie heeft, net als de meer traditionele bijeenkomst, tot doel een boodschap over te brengen aan de deelnemers (de informatieve bijeenkomst), of om ze te laten nadenken over of discussiëren over een bepaald thema (de samenwerkingsbijeenkomst). Een goede geluidskwaliteit, maar ook overdrachtskwaliteit, zijn essentieel. Voor een succesvolle videoconferentie moet u ten koste van alles echo’s, gekraak of ander vervuilend geluid vermijden. Er kunnen verschillende tips worden geïmplementeerd om een optimale geluidskwaliteit voor videoconferentiedeelnemers te garanderen:
- Een stille ruimte: niet per se makkelijk als je met meerdere mensen thuis werkt, in kleine ruimtes.
- Investeer in hoofdtelefoons of oortelefoons: ze verbeteren de geluidskwaliteit en de overdrachtskwaliteit aanzienlijk.
- Zorg voor een krachtige microfoon: sommige houden zelfs geen rekening met het omgevingsgeluid. Het is belangrijk om het dicht bij zijn mond te houden.
- Druk op de “Mute”-knop als je niet aan het woord bent: dit voorkomt dat alle deelnemers geluid uit je huis horen. Een eenvoudig getypt toetsenbord kan het gesprek snel onhoorbaar maken.
Ons advies : als u de organisator van de vergadering bent, aarzel dan niet om de audioregels aan het begin van de vergadering te herinneren.
Goede videokwaliteit
Videoconferencing kan, zoals de naam al doet vermoeden, naast audio ook visueel zijn. Het is een optie die door bijna alle applicaties op de markt wordt aangeboden. Weet dat de video optioneel is en dat je niet gedwongen bent om jezelf te laten zien. De applicaties maken het mogelijk om de camera te dempen, waardoor het soms mogelijk is om teleurstellingen te voorkomen.
Om een goede videokwaliteit te hebben, kunnen enkele tips worden toegepast:
- Let op het licht om je heen: Voor optimale video is het belangrijk om alle lichten aan te doen, behalve die direct boven je. Als dat niet genoeg is, plaats dan een bedlampje naast je computer.
- Controleer het scherm dat verschijnt: het is niet nodig om een paar dingen op je achtergrond te laten rondslingeren. Het beste is om de weg vrij te maken.
- Zet de camera op ooghoogte: je kunt je computer eventueel hoger zetten.
- Zorg goed voor je kleding: het is niet omdat je thuis werkt dat de ontspanning aan deze kant totaal moet zijn. Zonder tot in de puntjes gekleed te zijn, zal comfortabele maar nette kleding het prima doen.
Respect voor vergadertijd
Net als bij vergaderingen die in persoon worden gehouden, is het belangrijk om de aangeboden tijdvakken voor videoconferenties te respecteren. De andere deelnemers kunnen meerdere vergaderingen hebben die op elkaar volgen en de vertraging in één zorgt voor een dominospel. Pas op dat u niet – te veel – overloopt.
Ben je de organisator van de meeting, maar ook een simpele deelnemer, test dan zeker een kwartier voor aanvang van de meeting je tools. Zo voorkom je verbindingsproblemen en laat je de hele vergadering niet te laat komen.
Wat betreft het videoconferentieformaat, 45 minuten tot een uur is een goed gemiddelde en trekt ieders aandacht. Langer kun je er onderweg een paar kwijtraken.
Voorbereiding op de vergadering
Een goede vergadervoorbereiding, zoals bij een klassieke fysieke vergadering, is de garantie voor een effectieve videoconferentie. Niets belet u om tijdens de presentatie aantekeningen voor u te hebben, of zelfs documenten voor te bereiden die u met de groep zult delen. Veel applicaties maken het delen van schermen mogelijk.
Twee essentiële tips voor een goede videoconferentie:
- niet praten, je moet ter zake komen;
- Plan een agenda en houd je eraan. Als andere gerelateerde onderwerpen binnen de toegewezen tijd worden behandeld, kunt u het beste een tweede vergadering plannen.