U zit aan uw bureau en probeert u op uw werk te concentreren, maar uw gedachten zijn ergens anders, denkend aan uw volgende reisbestemming, weekendplannen met vrienden en gezinsverplichtingen die u 24 uur per dag moet afhandelen.
Voordat je het weet, ben je een uur of twee verstreken en heb je weinig tot geen vooruitgang geboekt met je taken. Dankzij deze afleidingenvoelt u zich onder druk gezet om uw opdrachten snel uit te voeren en bent u bang dat u uw werk niet op tijd zult voltooien.
Gefocust blijven op het werk kan een uitdaging zijn, vooral als uw aandacht gemakkelijk afdwaalt van uw werk of als u zich voortdurend overweldigd voelt door uw takenlijst. En dit gebrek aan focus kan frustrerend zijn, vooral als je carrière belangrijk voor je is en je meer wilt zijn betrokken op het werk.
Als u worstelt met productiviteit en meer wilt bereiken op uw werkdag, kan het gebruik van tijdmanagementtools u helpen op koers te blijven. Voeg ze toe aan uw toolkit om uw individuele voortgang te meten, of betrek uw hele team erbij samenwerken om uw collectieve tijd beter te beheren.
Hoe tijdmanagementtools u helpen
Tijdmanagementtools zijn digitale toepassingen die zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen en u te helpen Gebruik uw tijd efficiënter, en bereik je doelen zonder problemen de avond vóór de uitgerekende datum. Laten we zeven manieren verkennen waarop tijdmanagementsoftware u kan helpen:
1. Verbeter de productiviteit
Tijdmanagementsystemen hebben functies waarmee u aankomende activiteiten kunt opsommen, de voortgang kunt volgen en uw dagelijkse workflow kunt opsplitsen tijdblokkerende technieken.
Door projecten visueel te organiseren en tijdvakken toe te wijzen om aan elk item te werken, kunt u zich eerst concentreren op de meest urgente taken. Als je een duidelijke visie hebt van de opdracht die projecten moeten aanpakken, kun je je gemakkelijker concentreren omdat dat niet het geval is overweldigd door alles onmiddelijk.
2. Plan effectief
Het effectief beheren van uw tijd kan verwarrend zijn als u talloze verantwoordelijkheden heeft wekelijkse bijeenkomsten.
Tijdmanagement-apps moedigen u aan om uw wekelijkse planning van tevoren te plannen en tijdvakken aan te wijzen voor afspraken, activiteiten en kritieke deadlines. Door uw activiteiten van tevoren in kaart te brengen, kunt u uw werkschema optimaliseren, lege tijdvakken identificeren en zien waar u extra taken kunt uitvoeren.
3. Minimaliseer uitstelgedrag
Een maar liefst20% van de Amerikanen zijn chronische uitstellers. En hoewel u misschien niet aan de uiterste kant van het spectrum valt, bent u waarschijnlijk geneigd om zo nu en dan stressvolle taken uit te stellen. Het overkomt de besten van ons.
Als u de neiging heeft een oogje dicht te knijpen voor werk dat u liever niet doet, kunt u tijdmanagementtools gebruiken om meldingen in te stellen die u eraan herinneren wanneer u met tijdgevoelige taken moet beginnen en die u waarschuwen voor belangrijke einddatums. U kunt uw drukke werklast ook opsplitsen in kleinere, meer beheersbare doelen.
Het creëren van kleine stappen die u tijdens uw werkdag kunt afvinken, is een uitstekende manier om een gevoel van prestatie te ervaren en gemotiveerd te blijven, zelfs als u een langetermijnproject op uw bord heeft.
4. Verbeter de balans tussen werk en privé
Tijd verdelen tussen uw persoonlijke en professionele leven kan een uitdaging zijn, vooral als u op afstand werkt. Terwijl werken vanuit huis, schommelt u misschien tussen de focus op uw werk en uw persoonlijke leven, zo erg zelfs dat geen van beide uw volledige aandacht krijgt. En als u zich niet volledig kunt concentreren op uw persoonlijke of professionele leven, zult u zich met geen van beide tevreden voelen.
Door tijdmanagementsoftware te gebruiken en u aan een strikt schema te houden, kunt u uw werktaken efficiënter voltooien, zodat uw werk niet in uw downtime terechtkomt. Op deze manier achtervolgt de stress van onafgemaakte taken u niet naar huis en houdt u niet ’s nachts wakker.
5. Verminder stress
Spanning kan zich om verschillende redenen op het werk manifesteren, van de angst om een belangrijke deadline te missen tot het niet genoeg tijd hebben om een project tot in de perfectie te brengen voordat het van start gaat.
Het gebruik van een applicatie om takenlijsten te maken en de voltooiing van projecten bij te houden, is een uitstekende manier om uw verwachtingen redelijk te houden wanneer u aan moeilijke initiatieven werkt. Deze lijsten en tijdlijnen moedigen u aan om na te denken over welke factoren u wel en niet onder controle heeft, en om inzicht te krijgen in wat redelijk en haalbaar is binnen uw tijdsbestek.
6. Verbeter de samenwerking
Tijdmanagementtools kunnen dit verbeteren samenwerking met jouw team door een centrale locatie te bieden voor communicatie, taakbeheer en coördinatie. Of u nu een manager bent die de agenda’s van meerdere mensen beheert of teamleden die hun taken proberen bij te houden, er zijn hulpmiddelen waarmee u op één lijn kunt blijven.
Deze applicaties bieden vaak tijdregistratie waarmee teamleden hun werktijden kunnen bijhouden en takenlijsten kunnen beheren, waardoor ze op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen. collectieve doelen gemakkelijker. Sommige hebben zelfs gedeelde agenda’s, zodat u snel de beschikbaarheid van uw collega kunt zien en vergaderingen op de juiste tijden kunt plannen.
7. Verbeter leiderschap
Als u leiding geeft aan een team, weet u hoe moeilijk het is om uw individuele verantwoordelijkheden in evenwicht te brengen met die van uw teams.’ Tijdsbeheer tools bieden één centrale locatie waar u projecten kunt toewijzen, deadlines kunt stellen en de voltooiing van doelen kunt volgen. Ook kunt u elkaars capaciteiten opvolgen om de productiviteit van collega’s te monitoren.
De 10 beste tijdmanagementtools
Als u het moeilijk vindt om u te concentreren en de deadlines voor te blijven, kunt u baat hebben bij het gebruik van een tijdmanagementtool. Deze tools helpen u op koers te blijven en bieden integraties met de meeste van uw favoriete werkgerelateerde applicaties. Hier zijn 10 van de beste tijdmanagement-apps die momenteel beschikbaar zijn:
Hulpmiddelen voor teams
1. Asana
Asana is een softwareapplicatie die is ontworpen om crossfunctioneel werk zorgvuldig bij te houden, wat geweldig is voor projecten met meerdere teams of managers die ieders workflow monitoren.
Met de projectmanagementtool kunnen teams hun taken, deadlines en voortgang over meerdere projecten organiseren. Bovendien kunt u met de functies van Asana gebruiksvriendelijke tijdlijnen voor projecten creëren en regels en triggers instellen om de workflow te automatiseren, zodat u nog meer tijd kunt besparen.
2. Trello
Trello is een applicatie voor het maken van lijsten die is gebouwd voor teamsamenwerking en het bijhouden van taken, maar is ook ideaal voor individueel gebruik.
De applicatie heeft een dashboard en een tijdlijn om komende taken bij te houden en elke mijlpaal te vieren die u of uw team bereikt. U kunt ook een onbeperkt aantal takenlijsten maken, samenwerken en commentaar geven in realtime commentaar en samenwerking, en eenvoudig bestanden en afbeeldingen delen.
3. Avaza
Avaza is alles-in-één software voor werkbeheer waarmee teams aan projecten kunnen samenwerken, uren kunnen bijhouden en uitgaven kunnen beheren. De productiviteitsapp beschikt over een realtime dashboard waar u de taken van uzelf of uw team kunt lokaliseren, bestanden kunt delen en discussies kunt voeren.
U kunt ook machtigingen op taakniveau instellen om de zichtbaarheid te beheren, met teamleden te communiceren via Avaza Chat en facturen op te stellen om klanten te factureren – allemaal op één plek.
4. ActiveCollab
ActiveCollab is projectbeheersoftware waarmee u eenvoudig kunt communiceren en samenwerken met teamleden, uw tijd kunt bijhouden en uw voortgang kunt meten.
De urenregistratiefuncties van de tool zorgen er ook voor dat uw team binnen het budget blijft en betaald krijgt voor de factureerbare uren. Bovendien kunt u gedetailleerde takenlijsten met subtaken ontwikkelen en projecten sorteren op categorie, klant, label en meer.
Hulpmiddelen voor zzp’ers
5. Wissel
Als u een freelancer, eigenaar van een klein bedrijf of een onafhankelijke contractant bent, is Toggl iets voor u. Het is software voor tijdregistratie die is ontwikkeld om uw prestaties te verbeteren en de factureerbare uren voor meerdere klanten te monitoren.
De software kan worden geïntegreerd met andere projectbeheerapplicaties, waaronder Asana, Zapier en Jira. U kunt zelfs online en offline urenregistratie gebruiken en visuele, klantklare rapporten voor facturering maken.
6. Oogst
Harvest, een andere geweldige optie voor freelancers of contractanten, is een tijdregistratietool die het meten van uw factureerbare tijd eenvoudiger maakt en managers krachtige inzichten geeft in de prestaties en uitgaven van hun team. U kunt meldingen instellen om op de hoogte te blijven van taken, tijdrapporten bekijken en facturen kopiëren naar QuickBooks Online of Xero voor eenvoudige boekhouding.
Hulpmiddelen voor managers
7. Hubpersoneel
Hubstaff is een platform voor personeelsbeheer waarmee teams op kantoor en op afstand productief kunnen blijven werken. Als u een extern team beheert, kunt u de applicatie gebruiken om de tijdregistratie voor werknemers op verschillende locaties te vereenvoudigen. U kunt ook facturen maken en de geautomatiseerde salarisadministratie gebruiken om geld nauwkeurig en efficiënt te verzenden.
8. Scoro
Als u een nieuwe manager bent, kunt u Scoro gebruiken om de uren en voortgang van uw team te plannen, plannen en volgen – allemaal op één plek. Met de app kun je een teamkalender maken, prioriteiten stellen en in realtime een overzicht krijgen van waar elk teamlid aan werkt.
Dankzij de unieke functies van Scoro kunt u ook een Gantt-diagram gebruiken om de voortgang van projecten bij te houden en de winstgevendheid te monitoren door budgetten en resultaten te vergelijken.
Hulpmiddelen voor tijdregistratie
9. Tijdkamp
Timecamp is software voor taakbeheer die de winstgevendheid van projecten verhoogt door effectieve tijdregistratie. Als u een freelancer bent, kunt u met de tijdregistratiefunctie eenvoudig uw uren bijhouden en dienovereenkomstig factureren.
En als u manager bent of ondernemerkunt u de werktijd van werknemers en contractanten volgen via urenstaten, budgetten zorgvuldig bewaken en facturering beheren.
10. Teamwerk
Teamwerk is een uitstekende keuze als u een aannemer bent die taken en tijd moet bijhouden. De software biedt kant-en-klare projectsjablonen en stelt u in staat elke factureerbare minuut te meten door uw taken en projecten op één centrale locatie te bewaren.
En als u een manager bent, kunt u teamwerk gebruiken om de dagelijkse planning van uw hele team te beheren, intakeformulieren maken om klant- en teaminformatie te verzamelen, tarieven voor elk teamlid instellen om klanten nauwkeurig in rekening te brengen, en nog veel meer.
Haal het meeste uit uw tijd met tijdregistratietools
Op het werk is tijd geld. Met tijdmanagementtools kunt u deadlines voorblijven, de projectvoortgang volgen en in realtime samenwerken met teamgenoten, waardoor u (en het bedrijf) kostbare vertragingen bespaart.
Bovendien maakt het verstandig gebruik van uw tijd het gemakkelijker om dat te doen wees productief, uitstelgedrag minimaliserenen effectief plannen. Of u nu leiding geeft aan een team of uw individuele productiviteit wilt verbeteren, het ontwikkelen van uw tijdmanagementvaardigheden en het gebruik van projectmanagementsoftware kan u een beter en waardevoller lid van het team maken.
