De Inspectie activeert de controle op het klachtenkanaal en kan het MKB nu een miljoen euro opleggen

De MKB Ze kunnen het niet langer blijven uitstellen implementatie van het klachtenkanaal. Sinds 10 februari jongstleden heeft de Onafhankelijke Autoriteit voor de Bescherming van Informanten (AIPI) het officiële formulier geactiveerd om de aanwijzing door te geven van de Persoon die verantwoordelijk is voor het Interne Informatiesysteem (RSII), de laatste hangende procedure voor Wet 2/2023 om al zijn effecten te benutten.

Met de implementatie van dit elektronische systeem verstrijkt de termijn van twee maanden voor bedrijven geef de aanwijzing van uw manager doormet als deadline 10 april. Maar bovenal wordt effectieve controle geactiveerd door de Autoriteit en de sanctieregime voorzien in de norm.

Dit betekent dat eindigt feitelijk de ‘gratieperiode’ waarvan veel kleine en middelgrote ondernemingen hadden gedacht dat ze bestonden sinds de wet van kracht werd. Het ontbreken van een intern meldkanaal of de onjuiste implementatie ervan kunnen voortaan leiden tot sancties die kunnen oplopen tot één miljoen euro.

1. De Inspectie activeert het formulier om te controleren of het MKB het klachtenkanaal naleeft
2. Welke MKB-bedrijven zijn verplicht het klokkenluiderskanaal te implementeren?
3. Boetes tot 1.000.000 euro en directe aansprakelijkheid van bestuurders
4. Waar moeten MKB-bedrijven nu op letten om te voldoen aan het klachtenkanaal?

De Inspectie activeert het formulier om te controleren of het MKB het klachtenkanaal naleeft

Zoals uitgelegd door Héctor Déniz Guedes, hoofd van de afdeling Compliance bij AGM Abogados, is de grote nieuwigheid niet de verplichting zelf – die al bestaat sinds 2023 – maar eerder dat Er bestaat nu een operationeel administratief mechanisme om de naleving te verifiëren.

Tot nu toe beschouwden veel bedrijven de verplichting om over een intern informatiesysteem te beschikken meer als theoretisch dan als praktisch. De AIPI had zelf verduidelijkt dat de verplichting om de aanwijzing van de verantwoordelijke persoon mee te delen werd opgeschort totdat de procedure volledig was ingeschakeld.

Dat moment is al aangebroken. Sinds 10 februari 2026 staat het elektronische hoofdkwartier van de Autoriteit toe dat de RSII-communicatie officieel wordt verzonden.

Twee gevolgen van het activeren van het formulier

Voor Héctor Deniz impliceert dit twee directe gevolgen. De eerste, dat de deadline begint te lopen twee maanden om de benoeming bekend te maken. De tweede is dat het Huis voor de Bescherming van Klokkenluiders haar toezichthoudende taken volledig kan uitoefenen.

AIPI kan dat zelfs informatie opvragen, de toereikendheid van het interne systeem verifiëren en controleren of het bedrijf zijn leidinggevende correct heeft aangewezen. Bij niet-naleving zou het sanctieregime waarin de wet voorziet, in werking treden.

De sancties zijn niet gering. Zeer ernstige overtredingen kunnen bij rechtspersonen oplopen tot een miljoen euro. Er zijn ook relevante boetes voorzien voor bestuurders en bestuurders als er sprake is van een gebrek aan zorgvuldigheid bij het nakomen van hun verplichtingen.

“Tot nu toe bestond de perceptie dat de verplichting zou kunnen worden uitgesteld zonder onmiddellijke gevolgen. Die perceptie is niet langer houdbaar”, legt het hoofd Compliance van AGM Abogados uit.

Welke MKB-bedrijven zijn verplicht het klokkenluiderskanaal te implementeren?

Wet 2/2023 vereist de implementatie van a intern informatiesysteem –bekend als een klokkenluiderskanaal – voor iedereen bedrijven met 50 of meer werknemers. Ook entiteiten die, ongeacht hun omvang, actief zijn in gereguleerde sectoren zoals de financiële dienstverlening, de preventie van het witwassen van geld, de milieubescherming of de transportbeveiliging, zijn verplicht.

Bij groepen bedrijven kan dat wel bestaat er een gemeenschappelijk systeemmaar elk bedrijf moet garanderen dat het mechanisme toegankelijk is en aan de wettelijke eisen voldoet. Bovendien kunnen bedrijven met tussen de 50 en 249 werknemers middelen delen voor hun management, maar kunnen ze de verplichting niet ontlopen.

Het systeem moet het mogelijk maken het schriftelijk of mondeling indienen van klachten, zelfs anoniem. Zij moet de vertrouwelijkheid garanderen, de klokkenluider beschermen tegen represailles en een duidelijke interne onderzoeksprocedure vaststellen.

“Het is niet voldoende om een ​​e-mailbox of een generiek formulier te hebben. Het systeem moet aan zeer specifieke technische en organisatorische eisen voldoen”, waarschuwt Déniz Guedes. De wet vereist ook dat er een persoon is die verantwoordelijk is voor het interne informatiesysteem, met autonomie en onafhankelijkheid, wiens benoeming nu formeel moet worden meegedeeld aan de AIPI.

Boetes tot 1.000.000 euro en directe aansprakelijkheid van bestuurders

Wet 2/2023 stelt ook een krachtig sanctieregime. Ernstige en zeer ernstige overtredingen kunnen bij rechtspersonen leiden tot boetes tot maximaal 1.000.000 euro.

Tot de sanctiebare overtredingen behoren:

• Geen intern informatiesysteem hebben.
• Het niet garanderen van vertrouwelijkheid.
• Sta geen anonieme klachten toe.
• Het niet aanstellen van een onafhankelijke manager.
• Het niet correct verwerken van de ontvangen communicatie.

Bovendien is het niet alleen een verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven. Bestuurders en leidinggevenden kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als zij hun zorgplichten niet nakomen. en toezicht. Dit brengt extra risico's met zich mee voor MKB-managers die ervoor hebben gekozen de implementatie van het kanaal uit te stellen.

De boodschap is duidelijk: nalaten is niet langer een neutrale optie.

Waar moeten MKB-bedrijven nu op letten om te voldoen aan het klachtenkanaal?

Met het formulier dat nu beschikbaar is, moeten verplichte kmo’s drie fundamentele aspecten controleren.

Allereerst dat Ze hebben feitelijk een kanaal in overeenstemming met de wet. Dit impliceert het garanderen van vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, de mogelijkheid tot anonieme melding en een gedocumenteerde beheersprocedure.

Ten tweede, dat Het hoofd van het interne informatiesysteem is formeel benoemd door het bevoegde orgaan van de onderneming. Deze afspraak moet gedocumenteerd worden.

En ten derde: dat De aanwijzing is binnen de gestelde termijn via het nieuwe formulier aan de AIPI doorgegeven.

Bovendien is het niet voldoende om het systeem op papier te implementeren. Het bedrijf moet kunnen aantonen dat het werktdat er interne protocollen zijn en dat de maximale termijn van drie maanden om te reageren op de melder wordt gerespecteerd.

Déniz Guedes benadrukte dat “het kanaal is niet slechts een formele vereiste, maar een instrument voor governance en risicopreventieIn die zin beschermt de standaard het bedrijf ook tegen mogelijke strafrechtelijke aansprakelijkheid, zolang het systeem correct geïmplementeerd en operationeel is.