De nieuwe is nu verkrijgbaar gratis facturatieaanvraag van de Belastingdienst. een hulpmiddel dat zo is ontworpen dat zelfstandigen, professionals en kleine bedrijven, met een beperkt aantal activiteiten, elektronische facturen kunnen uitreiken en stuur ze rechtstreeks naar de Schatkist zonder dat u privésoftware hoeft in te huren.
De lancering van deze applicatie is onderdeel van het nieuwe regelgeving voor facturatieprogramma'sgoedgekeurd in 2024, die de voorwaarden regelt waaraan alle software die elektronische facturen kan uitreiken, moet voldoen om de controle en traceerbaarheid van het ministerie van Financiën te vergroten. Dit model zal de manier waarop facturen in Spanje worden uitgegeven en geregistreerd volledig transformeren, doordat alle bedrijven er gebruik van zullen moeten maken geverifieerde software die de authenticiteit, integriteit en traceerbaarheid van elk document kan garanderen.
Met de lancering wil het ministerie van Financiën de overgang naar dit nieuwe systeem vergemakkelijken voordat het in 2026 verplicht van kracht wordt: 1 januari voor bedrijven met een omzet van minder dan zes miljoen euro en vanaf 1 juli voor ruim 3,4 miljoen zelfstandigen. Vanaf deze data moeten alle betrokkenen hun facturen uitreiken via een gecertificeerde softwaredie ervoor zorgt dat elke record dat is uniek, onveranderlijk en traceerbaar.
- Hoe de gratis Treasury Billing-applicatie werkt
- Welke kmo's zullen de nieuwe tool kunnen gebruiken voor het uitreiken van elektronische facturen?
- Wanneer wordt de verplichting om gecertificeerde facturatieprogramma's te gebruiken van kracht?
- Zelfstandigen en MKB-bedrijven vallen onder de nieuwe Verifactu-regels
Hoe de gratis Treasury Billing-applicatie werkt
Dankzij de gratis applicatie van de Belastingdienst kunnen zelfstandigen eenvoudig elektronische facturen uitreiken en voldoen aan het VERI*FACTU-systeem zonder de noodzaak om externe programma's te contracteren.
Het gebruik ervan is speciaal ontworpen voor professionals en bedrijven met een verminderd handelsvolume en dat ze geen eigen facturatiesoftware hebben.
Het systeem genereert een online-formulier die alle benodigde factuurgegevens verzamelt (uitgever, ontvanger, concept, bedrag, belastingen, enz.) en een elektronisch dossier aanmaakt dat rechtstreeks naar de Belastingdienst wordt verzonden.
Bovendien bevat elke gegenereerde factuur een unieke identificatiecode en één elektronische vingerafdrukwat de integriteit ervan garandeert en voorkomt dat het wordt gewijzigd zonder een spoor achter te laten.
Bronnen van de AEAT legden aan dit medium uit dat de creatie van deze gratis applicatie “al in de regelgeving was voorzien” en zo was ontworpen dat belastingbetalers elektronisch kunnen factureren zonder dat ze externe software hoeven aan te schaffen.
Stapsgewijze gebruikshandleiding
De Belastingdienst stelt aan belastingbetalers een gebruikershandleiding en twee video's ter beschikking waarin het gebruik van de applicatie gedetailleerd wordt uitgelegd. Het gebruiksproces is eenvoudig:
1. Gegevensinvoer: Open het formulier in het AEAT Electronic Headquarters en voer de voor elke factuur vereiste informatie in.
2. Factuur genereren: Zodra de gegevens zijn voltooid, genereert het systeem een elektronische factuur met een QR-code die de ontvanger van de factuur kan vergelijken op het elektronische hoofdkantoor van AEAT en in zijn AEAT APP, zoals weergegeven in de afbeelding rechts.
3. Verzenden van record: Tegelijkertijd wordt het factureringsrecord verzonden naar de AEAT, in overeenstemming met de VERI*FACTU-records.
De applicatie is aangepast voor mobiel bekijken, zodat de tegenpartij – de klant – van de factuuruitgever kan verifiëren dat het record inderdaad naar het Agentschap is verzonden, via een conventionele QR-lezing voor mobiele apparaten.
“Het invoeren van de factuurgegevens met uw mobiele telefoon is echter niet het meest praktisch, het is handiger om dit vanaf uw pc te doen”, aldus dezelfde bronnen bij het Agentschap. Het is ontworpen om facturen op de pc in te vullen en zodat de klant de QR kan “lezen” zodra hij deze op de mv ontvangt.
De applicatie is eenvoudig en intuïtief
Het gebruik van de applicatie is eenvoudig en intuïtief. “en het is ontworpen om visueel te lijken op gewone factureringssoftware, met vergelijkbare velden en tekst”, verduidelijkte de AEAT.
Hulp- en ondersteuningskanalen voor het gebruik van de applicatie
Volgens bronnen bij de Administratie werkt de applicatie soepel en kunnen eventuele problemen die zich tijdens het gebruik kunnen voordoen gemakkelijk worden opgelost met de middelen die het Agentschap ter beschikking stelt – of door toevlucht te nemen tot veelgestelde vragen of algemene vragen, of via de hulpkanalen-.
“Bovendien verschijnt er onder de hulpsystemen één specifiek systeem in de gids voor computerproblemen“, merkten ze op vanuit de AEAT.
Deze gratis software is bedoeld voor mensen met weinig facturen of weinig klanten (aangezien de gegevens in de applicatie worden vastgelegd en wanneer dezelfde clients zich herhalen, is het eenvoudig om deze te herstellen en opnieuw te gebruiken).
Als u twijfels heeft, raadt het Agentschap aan om contact op te nemen met de softwareleverancier en met de beheerder zelfWeet dat de gratis AEAT-factureringsapplicatie of externe software die mogelijk meer hulpprogramma's heeft, in elk specifiek geval nuttiger kan zijn.
“Laten we niet vergeten dat degene die het specifieke geval goed kent – van de zzp’er of zakenman – en het goed weet uit te leggen, zijn manager is”, aldus bronnen van de Belastingdienst.
Welke kmo's zullen de nieuwe tool kunnen gebruiken voor het uitreiken van elektronische facturen?
Deze gratis app is vooral gericht op zelfstandigen, vrije beroepen en bedrijven die een beperkt aantal facturen per jaar uitreiken. Het ministerie van Financiën presenteert het als een oplossing voor degenen die zich willen aanpassen aan het VERI*FACTU-systeem, zonder extra kosten en zonder afhankelijk te zijn van programma's van derden.
Bronnen van het Agentschap legden aan dit medium uit dat de applicatie is ontworpen voor degenen die “ofwel heel eenvoudige facturering hebben, bijvoorbeeld met weinig klanten– of die een laag factureringsniveau hebben – dat weinig facturen uitreiken-”, verduidelijkten ze.
Echter, de bedrijven met een hoog verloop of geavanceerde managementbehoeften (zoals voorraadbeheer, klanten of geïntegreerde boekhouding) is de AEAT-applicatie niet nuttig, maar ze kunnen wel hun eigen programma's blijven gebruiken, zolang ze dat maar doen gecertificeerd volgens de nieuwe regelgeving.
Verschillen met particuliere factureringssoftware
Het belangrijkste verschil tussen de gratis applicatie en gecertificeerde privéprogramma's ligt in de functionaliteiten.
Terwijl de Schatkist aanvraag is alleen bedoeld voor basisverplichtingen vervullen Voor het uitreiken en vastleggen van facturen kunt u met commerciële software taken automatiseren, facturen aanpassen, incasso's en boekhouding integreren of met meerdere gebruikers in de cloud werken.
Voor degenen die verplicht zijn VERI*FACTU te gebruiken, “zijn er twee alternatieven: je koopt externe software of je gebruikt de gratis applicatie. Nu kan het aanschaffen van externe software letterlijk worden aangeschaft of het kan zijn dat ze de software updaten die je al hebt”, aldus bronnen van de Belastingdienst.
In ieder geval zal het systeem verplicht zijn om de onveranderlijkheid van de gegevens en kan communiceren met de Belastingdienst om factuurgegevens te verzenden, in realtime of periodiek.
Wanneer wordt de verplichting om gecertificeerde facturatieprogramma's te gebruiken van kracht?
De applicatie kan nu op vrijwillige basis worden gebruikt, maar het gebruik van het VERI*FACTU-systeem zal dat wel zijn verplicht in twee fasen:
- Vanaf 1 januari 2026voor bedrijven met een omzet van minder dan zes miljoen euro.
- Vanaf 1 juli 2026voor de rest van de zelfstandigen en kleine bedrijven.
Vanaf dan moeten alle zelfstandigen dat doen verzend uw facturen via geverifieerde softwaredie voldoet aan de technische vereisten en de traceerbaarheid van elke handeling garandeert.
Deadlines voor het hebben van bijgewerkte software
Bedrijven en zelfstandigen hebben dat inderdaad gedaan tot januari of juli 2026, respectievelijk voor update uw programma's voldoen aan de nieuwe regelgeving en beschikken over een certificaat.
Anderzijds, vanaf juli 2025alle fabrikanten Ze moeten software verkopen die is aangepast aan de nieuwe regelgeving en die onder meer de mogelijkheid biedt om het VERI*FACTU-systeem te activeren voor het automatisch indienen van facturen bij de Schatkist.
Zelfstandigen en MKB-bedrijven vallen onder de nieuwe Verifactu-regels
Het VERI*FACTU-reglement is goedgekeurd door de Koninklijk Besluit 1007/2023 van 5 decemberdat de vereisten van computerfactureringssystemen regelt.
Volgens bronnen van onder meer de Belastingdienst is VERI*FACTU dat wel vereist:
- Degenen die facturatiesoftware hebben, maken facturen uit en zijn niet verplicht aan het SII (Immediate Information System).
- Wie weliswaar niet elektronisch hoeft te factureren, factureert toch.
- Iedereen die bij de administratie werkt.
- Wanneer dit is afgesproken met de opdrachtgever.
- Deze zijn opgenomen in verschillende gevallen van de VERI*FACTU FAQ's.
