- Het ministerie van Financiën zal vanaf januari het mkb sancties opleggen voor verouderde software die facturering mogelijk maakt
- De AEAT verduidelijkt dat het risico schuilt in het operationeel houden van het oude programma
- Hoe kunnen kmo's deze boete vermijden bij het wijzigen van factureringsprogramma's?
- Nieuwe eisen waaraan MKB-factureringsprogramma's moeten voldoen om legaal te zijn
Bars, restaurants, winkels en andere kleine bedrijven die nog steeds oude factureringsprogramma's gebruiken, zullen moeten beoordelen hoe zij overgaan op de nieuwe regelgeving die vereist dat Belastingdienst voor bedrijven vanaf januari 2027.
Aangezien deze krant al vooruitgang heeft geboekt, zal het om aan de wet te voldoen niet voldoende zijn om een software aangepast aan de regulering van geautomatiseerde factureringssystemen (RRSIF- of Verifactu-regulering). In veel gevallen Het zal ook nodig zijn om het vorige programma correct uit te schakelen als zij de capaciteit behoudt om facturen te blijven uitreiken.
Dit heeft de Belastingdienst zelf onlangs verduidelijkt in een op haar informatieportaal gepubliceerde reactie over de Verifactu-regeling. Volgens de AEAT levert het louter bewaren van een oud programma om historische facturen te raadplegen geen inbreuk op. Echter, blijf geïnstalleerd een software niet aangepast en kan nog steeds worden gebruikt voor facturering Ja, het kan aanleiding geven tot de sanctie voorzien in artikel 201 bis.2 van de Algemene Belastingwet.
Het verschil lijkt misschien klein, maar is voor duizenden kleine bedrijven doorslaggevend software gedurende de komende maanden. Veel hoteliers, bedrijven, werkplaatsen of professionele kantoren zullen hun oude programma’s behouden om toegang te krijgen tot historische gegevens en volgens de Belastingdienst zouden ze te maken krijgen met sancties van 50.000 euro als ze het niet correct uitschakelen.
Het ministerie van Financiën zal vanaf januari het mkb sancties opleggen voor verouderde software die facturering mogelijk maakt
De wettelijke basis voor deze sancties wordt gevonden in artikel 201 bis.2 van de Algemene Belastingwet, dat juist is ingevoerd om zorgen voor naleving van de nieuwe regelgeving van facturatieprogramma’s.
Dit voorschrift vestigt een een boete van 50.000 euro per jaar voor degenen die beschikken over geautomatiseerde factureringssystemen die gecertificeerd moeten zijn en dat niet zijn, of wanneer de gecertificeerde apparaten zijn gewijzigd.
Tot nu toe waren er talloze twijfels over wat er zou gebeuren met de oude programma's van veel bedrijven Ze worden alleen geïnstalleerd gehouden om facturen van jaren geleden te raadplegen.. De Belastingdienst zelf heeft die onzekerheid zojuist weggenomen.
De AEAT verduidelijkt dat het risico schuilt in het operationeel houden van het oude programma
Volgens het ministerie van Financiën is de “duur” van het programma moet worden begrepen in verband met het vermogen ervan om door te gaan met factureren. Dat wil zeggen dat het uitsluitend bewaren van de software als historisch bestand op zichzelf geen inbreuk oplevert als het systeem geen nieuwe facturen meer kan uitreiken.
De situatie verandert echter volledig wanneer het programma operationeel blijft. De Belastingdienst waarschuwt uitdrukkelijk dat indien na 1 januari 2027 (of 1 juli 2027 voor zelfstandigen) een oud, niet aangepast programma wordt ontdekt dat nog facturen kan uitreiken, het loutere bezit ervan de inbreuk kan opleveren voorzien in artikel 201 bis.2 van de Algemene Belastingwet, steeds voorafgaande beoordeling van het gedrag en de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige.
Dat wil zeggen dat het ministerie van Financiën niet hoeft te bewijzen dat het bedrijf daadwerkelijk met die software facturen heeft uitgegeven. Het is voldoende om te verifiëren dat het programma nog steeds de capaciteit heeft om dit te doen.
Juist om deze reden is het advies van de Belastingdienst zelf om te voorkomen dat ze geïnstalleerd blijven software oud met factureringsfunctionaliteit.
Hoe kunnen kmo's deze boete vermijden bij het wijzigen van factureringsprogramma's?
De verduidelijking van het ministerie van Financiën en van verschillende geraadpleegde deskundigen is vooral handig voor sectoren zoals horeca, detailhandel of kleine professionele dienstverleningwaar het al jaren gebruikelijk is om te werken met lokaal geïnstalleerde kassaprogramma's of facturatieapplicaties.
Veel van deze bedrijven zal historische facturen moeten bewaren om fiscale, boekhoudkundige of documentaire garantieredenen. De Belastingdienst houdt er echter rekening mee dat dit niet noodzakelijkerwijs betekent dat het oude programma geïnstalleerd moet blijven.
Sterker nog, hij wijst erop dat de meerderheid van Met facturatieprogramma's kunt u alle gegenereerde records en facturen exporterenzodat ze kunnen worden bewaard zonder dat u de oude software hoeft te blijven gebruiken. Volgens de AEAT zelf is dit de “meest aan te raden” optie om elk risico op niet-naleving te vermijden.
Het exporteren van de geschiedenis of het updaten van de software zijn de veiligste opties
Wanneer het essentieel is om het programma in stand te houden, legt het ministerie van Financiën uit dat dit ook het geval zal zijn kan worden gehandhaafd zolang het definitief niet langer een factureringssysteem is. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden.
De eerste bestaat uit verwijder de functionaliteit voor het uitreiken van facturen volledigzodat het programma alleen dient voor het raadplegen van historische informatie.
Een ander alternatief zou zijn om de eigen te wijzigen software om technisch te voorkomen dat er na een bepaalde datum nieuwe facturen worden uitgegeven. Op dat moment zou het in de zin van de regelgeving niet langer als een geautomatiseerd factureringssysteem worden beschouwd.
Verder adviseert de Belastingdienst Informeer bij de fabrikant van het oude programma of u al een aangepaste versie heeft aan de Verifactu-verordening. In veel gevallen zal het voldoende zijn om de bestaande software te updaten, zodat u niet alle informatie naar een andere aanbieder hoeft te migreren.
Als deze update niet mogelijk is, adviseert het ministerie van Financiën om een nieuw gecertificeerd programma af te sluiten of, voor kleine bedrijven die eenvoudiger behoeften hebben, gebruik te maken van de gratis factureringsapplicatie die de Belastingdienst zelf beschikbaar zal stellen.
Dit alles is vooral belangrijk als we rekening houden met het geplande tijdschema voor de inwerkingtreding van de nieuwe verplichting. Belastingplichtigen in de vennootschapsbelasting moeten vanaf 1 januari 2027 gebruik maken van aangepaste programma’s, terwijl zelfstandigen die de personenbelasting betalen tot 1 juli 2027 de tijd krijgen.
Nieuwe eisen waaraan MKB-factureringsprogramma's moeten voldoen om legaal te zijn
De verplichting om oude programma's met factureringscapaciteit in te trekken maakt deel uit van een veel bredere verandering die door het ministerie van Financiën wordt gepromoot om belastingfraude te bestrijden via de nieuwe verordening voor geautomatiseerde factureringssystemen (RRSIF), goedgekeurd door de Amerikaanse regering. Koninklijk Besluit 1007/2023.
Vanaf de inwerkingtreding moeten kmo's en zelfstandigen die facturatieprogramma's gebruiken dit uitsluitend doen met systemen die zijn aangepast aan de nieuwe technische eisen die de Belastingdienst stelt.
Een van de belangrijkste verplichtingen valt op onveranderlijkheid van factuurgegevens. Dat wil zeggen dat zodra een factuur is uitgegeven, het programma de wijziging of verwijdering niet meer kan toestaan zonder een spoor achter te laten. Als het nodig is om gegevens te corrigeren, moet dit gebeuren door het uitreiken van een correctiefactuur, waarbij altijd de traceerbaarheid van alle handelingen behouden blijft.
Bovendien moeten de nieuwe programma's van elke factuur een record genereren met een unieke identificatiemechanismen bevatten van ketenen door voetafdrukken of hasj, die voorkomen dat de volgorde van de administratie wordt gewijzigd en dat alle informatie integraal en toegankelijk blijft voor de Belastingdienst.
Een andere nieuwigheid is de verplichte opname van een QR-code op de facturen en een identificerende legenda wanneer de belastingplichtige de modaliteit gebruikt Verifieerbaarwaardoor de authenticiteit van de documenten kan worden geverifieerd en de belastingcontrole wordt vergemakkelijkt. Op dezelfde manier moeten de programma's bereid zijn om de gegevens automatisch naar de Belastingdienst te sturen wanneer de zakenman voor dit vrijwillige systeem kiest.
