Hoe een PCA definiëren?
Het PCA (Business Continuity Plan), genaamd BCP over de Atlantische Oceaan (Business Continuity Planning) is een proces dat het mogelijk maakt om de potentiële bedreigingen voor een organisatie te identificeren en om de acties te definiëren die als prioriteit moeten worden gehandhaafd om haar doelstellingen te blijven bereiken en aan zijn verplichtingen voldoen.
Volgens de definitie die wordt gegeven door de ISO 22301-norm, vormt bedrijfscontinuïteitsbeheer een “holistisch managementproces dat de potentiële bedreigingen voor een organisatie identificeert, evenals de impact die deze bedreigingen, als ze zich voordoen, kunnen hebben op activiteiten die verband houden met het bedrijf van de organisatie, en die een kader biedt om de veerkracht van de organisatie op te bouwen, met een effectieve responscapaciteit die de belangen van haar belangrijkste belanghebbenden, haar reputatie, haar merk en haar productieve activiteiten van waarden beschermt”.
Concreet laat een Business Continuity Plan een onderneming dus toe om de organisatie van haar activiteit voor te bereiden in geval van een crisis. Dit kunnen interne crises zijn (brand, staking, computerstoring) of externe crises (financieel, gezondheidscrisis, sociale beweging, Covid-19). Door hierop te anticiperen, verhoogt het bedrijf zijn veerkracht en kan zo zijn impact beperken.
Waarom een BCP instellen?
De implementatie van een Business Continuity Plan is een wettelijke verplichting voor bepaalde structuren, bijvoorbeeld in de bancaire, financiële en gezondheidssector.
Voor bedrijven die niet aan deze verplichting zijn onderworpen, is de PSO na de crises van de afgelopen jaren onvermijdelijk gebleken. Sociale beweging van gele hesjes, wereldwijde pandemie van het coronavirus, financiële crisis van 2008 met de liquidatie van Lehman Brothers: de omgeving waarin bedrijven opereren wordt steeds onstabieler. Crises zijn talrijk, brutaal en gevarieerd van aard. Ze leiden tot ernstige economische gevolgen, waaronder de stopzetting van activiteiten voor veel bedrijven.
De oprichting van een BCP heeft daarom tot doel: een minimum aan activiteit behouden tijdens de crisisen om een te promoten snel terug naar normaal door de gevolgen van de crisis te beperken.
Het bedrijfscontinuïteitsplan heeft gevolgen voor:
- zakelijke activiteit;
- het functioneren van de organisatie;
- zijn financiële situatie;
- het imago van het bedrijf;
- de betrokkenheid van de manager op het gebied van MVO.
Hoe stel je een bedrijfscontinuïteitsplan op?
In tijden van crisis en de noodzaak om de activiteit in stand te houden, is het grootste probleem voor bedrijven om de continuïteit van de activiteit te verzekeren ondanks een verlies van middelen. Het bedrijf heeft inderdaad te maken met een inkomensverlies, een afname van het personeelsbestand, een neerwaarts herziene logistieke dimensie.
Gezien de vele aspecten – en gevolgen – die een crisis kan hebben, maakt de PSO het mogelijk om op verschillende scenario’s te anticiperen, de gepaste strategieën te plannen en de uitvoering ervan te organiseren.
De PCA moet daarom:
- Definieer de context en de doelstellingen. Wat is de aard van de crisis? Op welke schaal is het aanwezig? Welke doelstellingen moet het bedrijf behalen om te overleven? Wat zijn de prioritaire acties die moeten worden uitgevoerd?
- Uitwijden verschillende crisisscenario’s. Zelfs als het moeilijk is om te anticiperen op een wereldwijde pandemie, blijft het principe van de PCA om alle mogelijkheden te overwegen. Het eerste niveau bestaat uit het ontwikkelen van scenario’s, met de gevolgen en de lijst van te ondernemen prioritaire acties. Een meer succesvolle BCP zal een analyse van de oorzaak bevatten.
- Het opzetten van een bedrijfscontinuïteitsstrategie. Wat zijn de essentiële activiteiten? Wat is het benodigde niveau van middelen? Wat is de maximale duur van een bedrijfsonderbreking om de duurzaamheid van het bedrijf te waarborgen?
- Definieer de verantwoordelijk voor het BCP, de procedures en de te implementeren middelen:
* In het team dat verantwoordelijk is voor de BCP – dat kan worden geleid door een risicomanager – moet elke persoon een goed gedefinieerde rol hebben, het doel van zijn actie begrijpen en de algemene uitdagingen van de BCP beheersen.
* Wat betreft de te implementeren procedures, moet de PSO verschillende niveaus integreren: acties om de effecten van de crisis te beperken, en als de kwetsbaarheidsdrempel van het bedrijf wordt overschreden, acties met betrekking tot het crisisproces.
* Op dagelijkse basis is het ook een kwestie van het organiseren van crisisbeheersing, beheer op afstand. - Detailleer de crisisbeheersysteem : definitie van de kwetsbaarheidsdrempel, beheer van acties, organisatie van crisiscellen, triggering van systemen.
- Definieer de items voor operationeel onderhoud : indicatoren om de effectiviteit van het plan te beoordelen met betrekking tot de doelstellingen, en beoordeling van het effectieve niveau van activiteit tijdens de crisis.
Aan het einde van een crisis kan de PCA worden doorgegeven door een PRA, een Business Resumption Plan dat de terugkeer naar de normale gang van zaken organiseert.
Voor meer informatie over het onderwerp, kunt u ook lezen Bedrijfscontinuïteitsplan: wie zijn de professionals die bedrijven helpen opnieuw op te starten na Covid-19?
