De afgelopen weken heeft de Verifactu-voorschriften en de verplichting om facturatieprogramma's te gebruiken die zijn aangepast aan de nieuwe eisen aan de schatkist hebben veel aandacht van zelfstandigen getrokken. Tot voor kort markeerde de kalender januari als deadline voor bedrijven en juli 2026 voor zelfstandigen.
Begin december keurde de Ministerraad echter een nieuw Koninklijk Besluit goed verlengt de aanpassingsperioden voor Verifactu voor zowel zelfstandigen als kmo’s. De beslissing kwam praktisch in extremistoen er minder dan een maand was voordat de eerste verplichtingen van toepassing gingen, en een extra jaar het actualiseren van facturatiesystemen conform de criteria van de Belastingdienst.
Zo hebben zelfstandigen vanaf nu anderhalf jaar de tijd om zich aan de regelgeving aan te passen en in hun bedrijf een facturatieprogramma op te nemen dat aan alle eisen van de nieuwe regelgeving voldoet. Sommige oplossingen zoals Quipu Ze bieden al sinds juli software aan die is aangepast aan de nieuwe regelgeving.
Met deze wijziging in de regelgeving wordt 2027 het sleuteljaar voor facturering in Spanje. Vanaf dat moment moeten zelfstandigen en ondernemers hun facturen uitreiken via programma’s die strikt voldoen aan de regelgeving Verifieerbare technische vereisten. Hoewel de nieuwe kalender meer marge biedt, zal de verandering structureel zijn en een volledige invloed hebben op de manier waarop inkomsten, administratie en fiscale controles worden beheerd.
In de praktijk wordt met deze regeling Het ministerie van Financiën streeft ernaar ervoor te zorgen dat elke factuur een digitaal spoor achterlaat dat onmogelijk kan worden gewist of gewijzigd zonder bewijs daarvan.. Het facturatiesoftwarebedrijf Quipu heeft een gids opgesteld waarin u in detail leert wat Verifactu is en wat de technische vereisten, de kalender en de veranderingen die het introduceert in de facturering van zelfstandigen en kleine bedrijven zijn.
Verifactu: de nieuwe factureringsstandaard die in 2027 van kracht wordt
Verifactu is het verifieerbare facturatiesysteem dat wordt gepromoot door de State Tax Administration Agency (AEAT) in het kader van de fraudebestrijdingswet. Het doel ervan is ervoor te zorgen dat alle uitgegeven facturen volledig zijnonveranderlijk, traceerbaar en controleerbaar, waardoor elke mogelijkheid van latere manipulatie wordt geëlimineerd zonder een spoor achter te laten.
Tot nu toe veel zelfstandigen Ze gebruikten basisprogramma's of zelfs Word- of Excel-sjablonentools waarmee facturen konden worden gewijzigd of verwijderd zonder een record achter te laten. Bij Verifactu is dit model uitgesloten. Vanaf de inwerkingtreding ervan zal het verplicht zijn om compatibele factureringssoftware te gebruiken, die beveiligde gegevens kan genereren en deze in bepaalde gevallen automatisch naar de Schatkist kan sturen.
Het nieuwe systeem beoogt niet alleen de fiscale controle te versterken, maar ook de manier waarop in Spanje wordt gefactureerd te standaardiseren, waardoor het in lijn komt met de Europese normen. strijd tegen fraude en digitalisering van belastingverplichtingen.
Wie wordt getroffen door Verifactu en waarom moeten zelfstandigen zich aanpassen?
Verifactu beperkt zich niet tot grote bedrijven of commerciële bedrijven. Alle zelfstandigen die facturen uitreiken via computersystemen moeten zich aanpassen, ongeacht hun omvang of inkomensvolume. Een van de meest getroffen profielen zijn gevonden:
- Freelance en liberale professionals.
- Kleine lokale winkels en bedrijven.
- Zelfstandigen in de dienstensector die op periodieke basis factureren.
In de praktijk moet elke zelfstandige die een computerprogramma gebruikt om te factureren, dit doen Zorg ervoor dat u aan de regelgeving voldoet.
Boetes en risico's bij het blijven gebruiken van niet-aangepaste programma's
De Belastingdienst heeft plannen gemaakt voor een bijzonder streng sanctieregime voor degenen die deze verplichting niet nakomen. Het gebruik van een facturatieprogramma dat niet gecertificeerd is of waarmee gegevens kunnen worden gewijzigd, kan leiden tot boetes die kunnen oplopen tot 50.000 euro per jaar.
Naast de economische impact kan het gebruik van ongeldige systemen leiden tot ongeldige facturen, inconsistenties in de boekhouding en een verhoogd risico op belastingcontroles.
Nieuwe deadlines: tot wanneer is er ruimte voor aanpassing?
De verplichting om programma’s te gebruiken die compatibel zijn met Verifactu, die aanvankelijk gepland was voor 1 juli 2026 in het geval van zelfstandigen, is uitgesteld uiteindelijk tot 1 juli 2027.
Dit extra jaar biedt aanzienlijke speelruimte, maar neemt niet de noodzaak weg om veranderingen te plannen. Het migreren van het ene facturatiesysteem naar het andere vergt tijd, testen en aanpassen van processen.
Bovendien wordt verwacht dat in 2026 veel softwarebedrijven zich zullen concentreren grote vraagwat wijzigingen op het laatste moment lastig kan maken.
Wat heeft Verifactu nodig van factureringsprogramma's?
De belangrijkste eisen die de Verifactu-verordening stelt aan zelfstandigen zijn:
Onwijzigbare facturen en volledige traceerbaarheid
Verifactu-compatibele programma's moeten de integriteit van de documenten garanderen door vingerafdrukken (hash) en elektronische handtekeningen. Elke factuur genereert onmiddellijk een registratierecord dat is gekoppeld aan de voorgaande, waardoor een reeks ontstaat waarmee elke wijziging of poging tot manipulatie kan worden gevolgd.
Dit markeert het definitieve einde van facturen die kunnen worden verwijderd of bewerkt zonder een record achter te laten.
QR, juridische tekst en verplichte informatie
Facturen moeten nieuwe verplichte elementen bevatten, waaronder:
De identificerende tekst “VERI*FACTU”.
- A QR-code waarmee de factuur kan worden geverifieerd op het elektronische hoofdkantoor van AEAT.
- A hash-code die de authenticiteit van het document garandeert.
Deze elementen versterken de transparantie en vergemakkelijken de verificatie door zowel de Schatkist als de cliënt.
Verifactu-modus en niet-verifactu-modus
De regelgeving voorziet in twee manieren om het systeem te gebruiken:
- Verifactu-modus: facturen worden op het moment van uitgifte automatisch naar de Belastingdienst verzonden, wat het hoogste niveau van juridische zekerheid biedt.
- Niet-Verifactu-modus: er vindt geen onmiddellijke verzending plaats, maar de software moet ook de integriteit van de documenten en hun daaropvolgende communicatie binnen de wettelijke termijnen garanderen.
Verifieerbare technische vereisten
Alle gekozen software moet minimaal voldoen aan:
- Gecertificeerde aanpassing aan Verifactu-specificaties.
- Onveranderlijke records en versiebeheer.
- Automatische opname van QR, juridische tekst en hash.
Verifactu Belangrijkste kenmerken voor freelancers
Voorbij de wettelijke nalevingintroduceren de nieuwe factureringsprogramma’s enkele praktische aspecten voor zelfstandigen, zoals:
- Gebruiksgemak en snelheid bij het uitreiken van facturen.
- Beheer van klanten, producten en diensten.
- Facturen verzenden per e-mail en aanpasbare sjablonen.
- Integratie met advies of management.
Wat moeten freelancers vergelijken voordat ze een programma kiezen?
Bij het analyseren van verschillende opties om hun factureringsprogramma’s aan te passen, moeten freelancers kijken naar:
- Prijs- en abonnementsmodel.
- Technische ondersteuning in het Spaans.
- Toegang in de cloud of mobiele app.
- Duidelijke facturatie- en incassorapporten.
Op dit moment er zijn gespecialiseerde vergelijkingen die verschillende programma's analyseren die compatibel zijn met Verifactu, inclusief oplossingen die speciaal zijn ontworpen voor zelfstandigen, waardoor ze aan de regelgeving kunnen voldoen en het dagelijkse bedrijfsbeheer kunnen vereenvoudigen.
Laatste checklist voor zelfstandigen
Om aan de verplichtingen van de nieuwe verordening te voldoen, moeten zelfstandigen een aantal dingen doen vragen om erachter te komen of Verifactu hierop invloed heeft en bereid je voor op de verandering.
- Weet of Verifactu uw activiteit beïnvloedt.
- Controleer of uw factureringsmethode voldoet aan de regelgeving.
- Wees duidelijk over welke software je vanaf 2027 gaat gebruiken.
- Heb specifieke oplossingen voor zelfstandigen vergeleken.
- Bespreek dit vooraf met uw adviseur.
