MKB-bedrijven moeten nu communiceren wie verantwoordelijk is voor hun verplichte meldkanaal

1. Waarom zijn sommige MKB-bedrijven nu verplicht de verantwoordelijke voor het klokkenluiderskanaal op de hoogte te stellen?
2. Waar moeten MKB-bedrijven hun manager communiceren?
3. Het treft ook bedrijven met minder dan 50 werknemers als ze een intern kanaal hebben
4. Wie kan verantwoordelijk zijn en aan welke eisen moeten zij voldoen?
5. Sancties tot een miljoen euro voor het niet naleven van de regel
6. De bescherming van de informant, de as van het hele systeem

De MKB Ze bevinden zich in het laatste traject voor cCommuniceer wie verantwoordelijk is voor uw klachtenkanaal. Hij 1 november Bedrijven met meer dan 50 werknemers moeten al laten weten wie de aangewezen persoon voor deze functie is. Deze verplichting, vastgelegd in Wet 2/2023, werd definitief geactiveerd na de implementatie van de Onafhankelijke Autoriteit voor de Bescherming van Klokkenluidersafgelopen 1 september.

Hoewel de standaard vooral gericht is op grotere bedrijven, De kleine bedrijven die al over een intern klachtenkanaal beschikken, moeten dit ook melden; aangezien het hebben van dit systeem automatisch de volledige toepassing van de wet activeert. Dit is een aspect waar veel zakenmensen zich niet van bewust zijn, waarschuwde Felipe García, advocaat gespecialiseerd in economisch strafrecht en partner-directeur van Cículo Legal.

Niet-naleving kan leiden tot boetes van maximaal een miljoen euroafhankelijk van de ernst, en zelfs leiden tot directe verantwoordelijkheid voor bestuurders die hun toezicht- en zorgvuldigheidsplicht niet nakomen.

Er moet communicatie plaatsvinden met de verantwoordelijke persoon via telematica. Volgens Felipe García moet dit cijfer a zijn manager met specifieke opleiding die handelt met autonomie en eigen criteria. In micro-ondernemingen met eenvoudigere structuren kan de enige beheerder kan deze functie op zich nemen, zolang het een correct beheer van de zender en de bescherming van degenen die een klacht indienen garandeert.

Waarom zijn sommige MKB-bedrijven nu verplicht de verantwoordelijke voor het klokkenluiderskanaal op de hoogte te stellen?

De deadline voor communicatie met de verantwoordelijke voor het klachtenkanaal is niet nieuw, maar nu wel verplicht. Het gaat allemaal terug naar de Richtlijn (EU) 2019/1937die de lidstaten verplichtte nationale regelgeving goed te keuren ter bescherming van mensen die inbreuken of gevallen van corruptie melden. Spanje was een van de landen die de meeste vertraging opliepen bij de omzetting ervan, wat zelfs heeft geleid tot een open sanctieprocedure door de Europese Unie.

Tenslotte werd de verplichting opgenomen via de Wet 2/2023van kracht sinds december 2023, waarin dat allemaal is vastgelegd bedrijven tussen 50 en 249 werknemers moesten een implementeren intern informatiesysteem of klachtenkanaal. Tot nu toe ontbrak er echter een sleutelelement: de autoriteit die verantwoordelijk was voor het toezicht op en het opleggen van sancties op de naleving ervan.

“Sinds de ingebruikname van de Onafhankelijke Autoriteit voor de Bescherming van Klokkenluiders (AAI) op 1 septemberhet MKB heeft twee maanden om te communiceren wie verantwoordelijk is van zijn interne informatiesysteem”, legt Felipe García, strafrechtadvocaat en partner-directeur van Círculo Legal uit. Deze datum vloeit voort uit de benoeming van de president, Manuel Villoria, die het officiële begin markeerde van de activiteiten van de organisatie.

Volgens de deskundige vertegenwoordigt de inwerkingtreding van de AAI “het keerpunt tussen een theoretische verplichting en een effectieve verplichting.” Tot nu toe hadden veel bedrijven de naleving uitgesteld vanwege het ontbreken van een actief sanctieorgaan Vanaf 1 november wordt communicatie van de verantwoordelijke persoon een strenge wettelijke vereiste.

Waar moet het MKB communiceren wie verantwoordelijk is voor het kanaal?

Communicatie moet plaatsvinden door elektronisch, via het officiële AAI-portaalmet behulp van een digitaal certificaat, Cl@ve PIN of permanente Cl@ve, vergelijkbaar met andere procedures bij de Administratie.

Bovendien is het, zoals aanbevolen door advocaat Felipe García, raadzaam dat kleine en middelgrote ondernemingen die gevestigd zijn in gemeenschappen die hun eigen autonome autoriteit hebben (Catalonië, de Gemeenschap van Madrid, Galicië, Navarra, de Valenciaanse Gemeenschap of Andalusië) dubbele communicatie voeren: één op staatsniveau en één voor de autonome autoriteit corresponderend. “Het kan in beide gevallen geen kwaad om hieraan te voldoen; het belangrijkste is om vast te leggen dat het bedrijf zijn manager correct heeft gecommuniceerd”, benadrukte de deskundige.

Het treft ook bedrijven met minder dan 50 werknemers als ze een intern kanaal hebben

Hoewel de verplichting om de verantwoordelijke voor het klachtenkanaal te informeren vooral gericht is op bedrijven met meer dan 50 werknemers, strekt deze zich ook uit tot kleinere bedrijven die al over een intern informatiesysteem beschikken. Zoals Felipe García uitlegde: “Als een bedrijf een klachtenkanaal heeft geïmplementeerd, is de wet daar volledig op van toepassing, zelfs als het minder dan 50 werknemers heeft.”

Dit betekent dat elk bedrijf dat zijn eigen kanaal heeft gelanceerd, Of het nu op eigen initiatief is, vanwege eisen van klanten of vanwege het onderhouden van contracten met de Administratie, u moet ook communiceren wie verantwoordelijk is tegenover de AAI. Als u dit niet doet, kan dit worden beschouwd als een formele overtreding en kunnen er sancties volgen.

Wie kan verantwoordelijk zijn en aan welke eisen moeten zij voldoen?

De persoon die verantwoordelijk is voor het klachtenkanaal kan geen enkele werknemer zijn. De wet vereist dat dit cijfer a is manager met onafhankelijkheid en specifieke opleidingdie de vertrouwelijkheid van de communicatie en de correcte behandeling van klachten kan garanderen. Zij moeten rechtstreeks rapporteren aan de raad van bestuur of het gelijkwaardige bestuursorgaan, en handelen met autonomie en eigen criteria, zonder interne druk te ondervinden.

Zoals Felipe García uitlegde: “de verantwoordelijke persoon moet een manager zijn die ken de regel, het voorwerp en de verplichtingen van het interne informatiesysteem.” Bovendien voegde hij eraan toe dat dit profiel de capaciteit moet hebben om “het beheer en het correcte gebruik van het kanaal te controleren om ervoor te zorgen dat klachten in overeenstemming met de wet worden verwerkt en de informant wordt beschermd.”

In het geval van micro-ondernemingen of eenmanszaken staat de wet zelf dit toe enige beheerder de rol op zich nemen van verantwoordelijke voor het interne informatiesysteem. Uiteraard moet u zich ervan bewust zijn dat u de eindverantwoordelijkheid ten opzichte van de autoriteit op zich neemt en dat uw naam in de officiële communicatie aan de AAI zal verschijnen als de aangewezen verantwoordelijke persoon.

Je kunt het beheer delegeren, maar geen verantwoordelijkheid

Het MKB kan dat het in ontvangst nemen, behandelen of onderzoeken van klachten uitbesteden aan advocatenkantoren of gespecialiseerde bedrijven. “Je kunt het management delegeren, maar de verantwoordelijkheid niet”, herinnert Felipe García zich.

Sancties tot een miljoen euro voor het niet naleven van de regel

Het MKB kan dat het in ontvangst nemen, behandelen of onderzoeken van klachten uitbesteden aan advocatenkantoren of gespecialiseerde bedrijven, maar de De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt altijd bij de verantwoordelijke persoon doorgegeven aan de AAI. “Je kunt het beheer delegeren, maar geen verantwoordelijkheid”, herinnert Felipe García zich, die benadrukte dat het bedrijf te allen tijde het correcte beheer van het systeem en de bescherming van de informant moet garanderen.

Het niet naleven van Wet 2/2023 kan tot sancties leiden van 100.000 euro tot een miljoenafhankelijk van de ernst. Kleine overtredingen worden bestraft met maximaal 100.000 euro; serieuze, tussen de 100.000 en 600.000 euro; en de zeer ernstige, tussen de 600.000 en 1.000.000 euro. Het niet garanderen van de vertrouwelijkheid van de melder of het niet goed omgaan met de klacht kan als een ernstige of zeer ernstige overtreding worden beschouwd.

Echter nog steeds Het is niet bekend hoe de sancties zullen worden toegepast op het niet communiceren van de persoon die verantwoordelijk is voor het klachtenkanaal.aangezien de AAI nog maar net met haar activiteiten is begonnen en nog niet over het personeel beschikt om dossiers te onderzoeken.

Volgens strafrechtadvocaat Felipe García “wordt, ondanks de deadline die het MKB heeft, op dit moment de mogelijkheid om sanctieprocedures op te leggen bevorderd. zeer laagomdat de autoriteit maar één president heeft en het toegewezen personeel er nog niet is.” Toch waarschuwde hij dat “hij die hieraan wil voldoen, zich daaraan houdt en niet moet wachten tot de eerste sancties komen”.

De advocaat benadrukte dat de vergelding tegen een informant, Of het nu gaat om ontslag, degradatie of schade aan hun omgeving, “het is een van de zwaarst gestrafte gevallen en kunnen sancties tot gevolg hebben miljoen euro.” Bovendien herinnerde hij eraan dat deze schendingen persoonlijke aansprakelijkheid van beheerders kunnen impliceren als er sprake is van gebrek aan toezicht of verzwijging.

De bescherming van de informant, de as van het hele systeem

Het voornaamste doel van Wet 2/2023 is niet het bestraffen, maar bescherming van degenen die onregelmatigheden of mogelijke gevallen van corruptie meldenzowel in de private als de publieke sector. Zoals strafrechtadvocaat Felipe García opmerkte, beoogt deze verordening “een nieuw mechanisme te zijn in de strijd tegen corruptie en de bescherming van klokkenluiders, die ten onrechte klokkenluiders worden genoemd.” Om deze reden moeten meldkanalen de vertrouwelijkheid, anonimiteit en de afwezigheid van represailles voor de informant en de mensen om hem heen garanderen.

De deskundige herinnerde er ook aan dat deze verplichting dat wel kan gevolgen hebben voor kleine en middelgrote bedrijven die contracten hebben met de overheid openbaar, aangezien overheden ook over hun eigen interne informatiesystemen moeten beschikken.

“Als een bedrijf manipulatie of vingerwijzen constateert in een overheidsopdracht“, kan dit communiceren via de rapportagekanalen waarover de administraties zelf moeten beschikken”, voegde García eraan toe. Op deze manier probeert de wet een gezamenlijk netwerk van preventie en controle tegen corruptie op alle niveaus te creëren.