Om een proces succesvol uit te voeren, moet u weten hoe u efficiënt van punt A naar punt B kunt komen. Process mapping is daarbij uw leidraad.
Beschouw elk proces als een roadtrip. Voordat u aan uw reis begint, stippelt u de route uit en noteert u de belangrijke mijlpalen en pitstops onderweg. Terwijl u door de operationele landschappen van uw organisatie reist, verlicht uw proceskaart het pad tussen waar u nu bent en waar u wilt zijn.
Zonder kaart kan uw team nog steeds kwaliteitsproducten leveren, maar in een tempo dat veel te langzaam is voor de klant of uw belanghebbenden. Of misschien bereik je nooit succes omdat inefficiënte tools en onvoorziene obstakels je team hinderen. In plaats daarvan kunt u beginnen met de projectplanning met een strategische routekaart die de meest efficiënte en effectieve weg voorwaarts definieert.
Wat zijn proceskaarten?
Process mapping wordt gedefinieerd als een visuele weergave van de reeks stappen die betrokken zijn bij het uitvoeren van een taak of workflow. Bedrijfsleiders en projectmanagers gebruiken mappingtechnieken om een proces visueel weer te geven en inefficiënties te identificeren die de moeite waard zijn om te verbeteren.
Deze documenten zijn vergelijkbaar met routekaarten of beslismodellenwaardoor een gedetailleerd overzicht wordt geboden van wie wat doet, hoe taken moeten worden voltooid en waar knelpunten of overtolligheden bestaan.
Soorten proceskaarten
Er bestaan veel documentatiestijlen om uw processen in kaart te brengen, elk geschikt voor verschillende scenario’s. Hier zijn enkele van de meest voorkomende typen:
-
Proceskaarten op hoog niveau: Stel je voor dat je een helikoptervlucht over een stad maakt. Vanaf die hoogte zie je het hele stratenpatroon, maar zie je geen individuele auto’s of voetgangers.
Zo ziet een proceskaart op hoog niveau eruit. Het is een basisstroomdiagram dat van begin tot eind een overzicht in vogelvlucht biedt. Deze documenten zijn ideaal voor initiële documenten brainstormsessies bij het definiëren van de algemene stroom voordat details worden overwogen.
-
Gedetailleerde proceskaarten: Nu loop je door de straten van de stad en zie je de auto’s, mensen en winkelpuien. Dat is het perspectief dat een gedetailleerde proceskaart biedt, waarbij wordt ingegaan op de subtaken, beslissingspunten en successtatistieken van een proces.
Met deze uitgebreidere mappingtechniek kunt u een workflow op gedetailleerd niveau uitleggen, waardoor het gemakkelijker wordt om knelpunten en inefficiënties te identificeren.
-
Zwembaandiagrammen: Deze mappingdiagrammen brengen workflows in kaart op basis van individuele, team- en afdelingsoverschrijdende verantwoordelijkheden. Elke “baan” vertegenwoordigt een andere actor of stakeholder in het proces, en de stappen in hun baan zijn de taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Zwembaandiagrammen zijn uitstekend geschikt voor het visualiseren van taaktoewijzingen, het illustreren van overdrachten en het benadrukken van besluitvormende gezagsdragers.
-
Waardestroomkaarten (VSM’s): Een VSM richt zich op het verbeteren van de proceskaartstroom om klanten of opdrachtgevers verdere waarde te bieden. Een cruciaal onderdeel hiervan is het elimineren van alles dat niet nodig is, oftewel ‘verspilling’. Je volgt hoe artikelen en informatie zich verplaatsen vanaf het begin tot het moment waarop de klant ze ontvangt, en vindt manieren om je aanbod te verbeteren.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van proceskaarten die u kunt maken, afhankelijk van de behoeften van uw team. Met de juiste kaart in de hand bent u goed uitgerust om door het landschap van uw bedrijfsprocessen te navigeren en een koers richting verbetering en efficiëntie uit te stippelen.
Process mapping-symbolen en wat ze betekenen
Net zoals een fysieke kaart specifieke symbolen heeft voor snelwegen, steden en rivieren, gebruikt proceskaarten een unieke set pictogrammen om verschillende acties binnen een proces weer te geven. Hier zijn enkele van de meest voorkomende proceskaartsymbolen:
- Ovalen vertegenwoordigen de start- en finishlijnen en stellen grenzen voor uw proces.
- Rechthoeken vertegenwoordigen elke taak of bewerking in het proces. Als u een rechthoek ziet, betekent dit dat er activiteit of actie nodig is.
- Diamanten geef belangrijke beslissingspunten aan, zoals een vraag in de workflow waarbij het antwoord de volgende stap bepaalt.
- De D-vorm symboliseert een procesvertraging.
- A parallellogram vertegenwoordigt invoer- of uitvoergegevens.
- Pijlen laat de richting van de processtroom zien en begeleidt u van de ene stap naar de volgende.
- Een rechthoek met een golvende zijde vertegenwoordigt de archieven of bibliotheken van het proces. Als u dit symbool ziet, betekent dit dat er relevante informatie is om uit te checken.
6 voordelen van procesmapping
Het in kaart brengen van processen biedt een schat aan voordelen: het is een katalysator voor voortdurende verbetering, een weg naar meer kennis en een basis voor het documenteren van bedrijfsprocessen – die allemaal zowel werknemers als bedrijven ondersteunen.
Uit een onderzoek van Sinequa bleek dat 91% van de respondenten van mening was dat een betere toegang tot kennis de werkefficiëntie verbetert. Deze toegankelijkheid van kennis heeft ook een directe invloed op het personeelsverloop en de tevredenheid, waarbij 45% suggereert dat dit het personeelsverloop zou verlagen. En 70% van deze respondenten was het ermee eens dat gemakkelijke toegang tot relevante organisatie-informatie kennisverlies zou kunnen beperken.
Hier zijn nog zes voordelen van procesmapping.
1. Vergroot het inzicht in de processen van medewerkers
Door een visuele weergave van elke processtroom te creëren, kunnen teamleden en belanghebbenden beter begrijpen wat het werk inhoudt. Deze kaarten laten duidelijk de volgorde van gebeurtenissen, rollen en beslissingspunten tussen verschillende taken zien.
Het in kaart brengen van processen is alsof u uw bedrijfsprocessen een spiegel voorhoudt: u ziet ze voor wat ze werkelijk zijn, met gebreken en zo. Deze duidelijkheid verbetert de teamsamenwerking, communicatie en besluitvorming.
2. Verlicht verbetergebieden
Elk proces heeft sterke en zwakke punten, en door het in kaart brengen van processen kunt u de knelpunten, redundanties en inefficiënties opsporen die uw team vertragen. Of het nu gaat om een stap die langer duurt dan nodig is of om een redundantie die hulpbronnen verspilt, u kunt dit mappingproces gebruiken om de algehele efficiëntie te verhogen.
3. Faciliteert procesdocumentatie
Duidelijke, bijgewerkte en centraal gelokaliseerde documentatie biedt uw team één enkele bron van waarheid waarnaar ze kunnen verwijzen om het project- en taakwerk te begrijpen. Deze effectieve documentatie vermindert de tijdverspilling bij het zoeken naar antwoorden of het onjuist uitvoeren van een proces.
En proceskaarten vormen een cruciaal onderdeel van deze kennisbasis. Je legt elke processtap, input en output, en beslissingspunten op een duidelijke en georganiseerde manier uiteen.
Mapping komt ook van pas tijdens de onboarding van medewerkers. Nieuwe medewerkers kunnen snel aan de slag door het procesoverzicht te raadplegen. En u kunt naar deze documenten verwijzen bij het in kaart brengen of plannen van nieuwe initiatieven.
4. Stimuleert initiatieven voor procesverbetering
Process mapping is het startpunt voor initiatieven voor procesverbetering. Door een gedetailleerd overzicht van de workflow te bieden, inclusief statistieken en gegevens, kunnen teams het proces analyseren, verspillingsgebieden identificeren en wijzigingen plannen.
De multinationale supermarktketen Tesco streefde bijvoorbeeld naar een verlaging van de bedrijfskosten met 7% door zijn bedrijfsprocessen in kaart te brengen om kosten- en tijdbesparende mogelijkheden te identificeren.
5. Ondersteunt bedrijfsprocesmodellering (BPM)
BPM helpt organisaties processen te automatiseren en te verbeteren, en process mapping is de eerste stap. Vervolgens kunt u de workflows verbeteren en op basis van deze verbeterde contouren modellen maken, waarbij u deze modellen in de hele organisatie implementeert.
6. Vermindert misverstanden
Het duidelijk definiëren van efficiënte processen vermindert de miscommunicatie tussen teamleden en externe belanghebbenden, waardoor iedereen tijd en hoofdpijn bespaart.
Zonder een proceskaart kunnen teamgenoten ervan uitgaan dat ze een taak op een bepaalde manier moeten voltooien, wat kan leiden tot tijdverlies en conflicten met collega’s die wachten op een vertraagd item. En belanghebbenden die verwachten dat u de ene technologie gebruikt terwijl u voor een andere hebt gekozen, kunnen conflicten veroorzaken.
Zo maak je in 4 stappen een proceskaart
Nu je de taal van het in kaart brengen van processen onder de knie hebt, is het tijd om de pen op papier te zetten (of de cursor op het scherm te zetten) en een kaart te maken. Hier is een eenvoudige handleiding in vier stappen voor het maken van een strategisch en effectief document.
1. Kies uw proces
Uiteindelijk wilt u elk bedrijfsproces in kaart brengen om onboardingdocumenten te creëren en inzicht te krijgen bij het updaten van procedures. Maar bepaal voor nu de workflows die uw onmiddellijke aandacht vereisen.
Misschien hebben teamgenoten geklaagd over een procesvertraging, of willen klanten dat uw team sneller een resultaat kan leveren. Wat het ook is, werk samen met uw team om een prioriteitenlijst voor procesverbetering op te stellen en begin met het in kaart brengen van de zwakste.
2. Verzamel informatie
Verzamel alle betrokkenen bij het proces om het volgende te bespreken:
- Start- en eindtriggers
- Elke taak tussendoor
- Mogelijke vertragingen (markeringen voor klantgoedkeuring, afhankelijke taken, enz.)
- Algemene projecttijdlijnen
- Individuele taaktijdlijnen
- Schijnbaar irrelevante potentiële blokkers (bijvoorbeeld het vertraagde item van een ander team)
- Middelen (informatie, hulpmiddelen, geld) die nodig zijn om elke stap te voltooien
3. Teken uw stroomdiagram
Bedenk voordat u gaat tekenen waarvoor u deze kaart nodig heeft. Als u een overzicht op hoog niveau voor externe belanghebbenden nodig heeft, houd het dan simpel. U kunt ook een uitgebreidere versie maken voor intern personeel.
Nadat u met uw team heeft samengewerkt om precies te bepalen wat er nodig is om dit proces te voltooien, vermeldt u de stappen opeenvolgend, waarbij u een rechthoek gebruikt om elke taak of bewerking weer te geven. Voeg pijlen toe die de stroom aangeven, diamanten om beslissingspunten weer te geven en parallelle lijnen om aan te geven waar relevante informatie is opgeslagen.
4. Beoordeel en verfijn
Bespreek uw concept met het team en speel het proces opnieuw om er zeker van te zijn dat uw kaart accuraat is. U kunt dit concept ook delen met externe belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de tijdlijnen en resultaten aan hun verwachtingen voldoen.
Definieer een beoordelingsritme voor het auditen en verbeteren van dit overzicht om operationele veranderingen en technologische vooruitgang te respecteren.
Omarm de reis van het in kaart brengen van processen
Process mapping is een reis, geen bestemming. Het is niet iets dat je één keer doet en dan vergeet. Het is een krachtige managementtool voor continue verbetering naarmate uw bedrijfsprocessen veranderen en groeien.
Workflow mapping is ook een veelzijdige vaardigheid. Zodra u dit onder de knie heeft, heeft u het potentieel om uw processen drastisch te stroomlijnen om de teamefficiëntie te verbeteren en de algehele productiviteit te verhogen.
