Wat is een korte?
Hoe een briefing definiëren? In brede zin is de opdracht het presenteren van nuttige informatie voor het uitvoeren van een of meer taken. Een opdracht kan dus mondeling worden overwogen, bijvoorbeeld wanneer een leidinggevende medewerkers oproept om werkinstructies te geven of zijn team te motiveren.
In de meer beperkte zin en hier beschouwd, is een opdracht een samenvattend document gericht op het definiëren van de doelstellingen van een uitbesteed professioneel project en het plannen van de verschillende fasen van de realisatie ervan.
De opdracht stelt de verschillende betrokken actoren in staat om over alle belangrijke punten van het project na te denken of deze in overweging te nemen en er rekening mee te houden. Het is over het algemeen geschreven om een missie te verduidelijken, voor of na een werkvergadering.
Voor wie is de briefing bedoeld?
Meestal bedoeld voor dienstverleners of werknemers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project, is de schriftelijke opdracht vergelijkbaar met een vorm van vereenvoudigde specificaties.
Ook kan het handig zijn om medewerkers, leidinggevenden of klanten te informeren over de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden.
Wat houdt een briefing in?
Het doel van de opdracht, of het nu gaat om mondelinge instructies of een gedrukte handleiding, is om een project goed voor te bereiden en het succes ervan te bevorderen.
Een briefing moet terugkeren naar de behoeften van het bedrijf bij de bron van het project, de beoogde doelstelling(en) specificeren en de uit te voeren acties opsommen. Het bevat meestal de volgende informatie:
- de omschrijving van het project (aard van het project, context, uitdagingen);
- de te volgen strategie (hoofdlijnen, teams of mensen gemobiliseerd, beschikbare en/of uit te voeren middelen);
- de te respecteren beperkingen (instructies, budget, deadlines);
- elementen van projectmonitoring (stadia van voltooiing, verwachte resultaten, impactanalyse).
Goed om te weten : een briefing bevat veel elementen die aanwezig zijn in een conceptnota.
Waarom een korte briefing maken?
De opdracht maakt het mogelijk om duidelijke werklijnen te communiceren naar de mensen die zullen ingrijpen of aan wie de realisatie van het geheel of een deel van het project zal worden toevertrouwd. Het schrijven van een korte upstream heeft dan ook veel voordelen wanneer medewerkers worden opgeroepen om “in projectmodus” te werken en blijkt vaak essentieel:
Om specifieke en haalbare doelen te stellen
Het schrijven van een briefing stelt de besluitvormer, sponsor of projectmanager in staat om hun ideeën te kanaliseren en nauwkeurige en haalbare werkdoelstellingen te definiëren voor de mensen die verantwoordelijk zullen zijn voor de concrete uitvoering van de operaties.
De opsteller van de opdracht identificeert de behoeften waaraan het project moet voldoen en denkt na over de mogelijke werkwijzen. Soms maakt deze stap het mogelijk om te beseffen dat de doelstellingen niet coherent of te vaag zijn en dat ze dan moeten worden herzien of verduidelijkt.
De mensen die verantwoordelijk zijn voor het project weten dankzij de opdracht hoe ze te werk moeten gaan. De opdracht dient als kader en minimaliseert het risico van verstrooiing of verdwalen.
Om het goede verloop van het project te bevorderen
De opdracht maakt het mogelijk om de haalbaarheid van het project te verifiëren door te anticiperen op eventuele vragen en problemen. Het organiseert de verschillende fasen van implementatie, waardoor managers de voortgang van het werk gemakkelijker kunnen volgen en operationele actoren zich correct kunnen organiseren.
De opdracht vergemakkelijkt dus de relatie tussen besluitvormers en projectuitvoerders die een gemeenschappelijke gedragslijn hebben om naar te verwijzen aanzienlijk.
Wat zijn de nadelen van de briefing?
De opdracht vereist tijd, een stap terug doen, en het is niet altijd gemakkelijk om het correct te doen. Een korte upstream van een project geven heeft eigenlijk geen nadelen. Maar sommige voorzorgsmaatregelen verdienen het om te worden genomen om een goede briefing te schrijven:
- Vermijd een al te directieve briefing : een goede briefing moet de essentiële punten bevatten waarmee rekening moet worden gehouden, maar ze mag niet alles specificeren, met het risico dat de creativiteit van de persoon of personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project wordt ingeperkt. Een deel van de persoonlijke reflectie overlaten aan de dienstverlener of aan de medewerkers kan het mogelijk maken om het project te verrijken en een te strikte of te gedetailleerde opdracht zou het risico kunnen lopen dat ze in een te rigide kader worden vastgezet.
- Akkoord om niet alles te plannen : niet alles kan vooraf altijd worden uitgedacht en een opdracht moet soms vaag blijven of gaandeweg aangepast worden aan de praktische context. Hoewel de opdracht het risico op verrassingen tijdens het project beperkt, kan het geen 100% garantie vormen voor het goede verloop ervan.
Wanneer een opdracht slecht, te snel of te gedetailleerd is opgesteld, kan het moeilijk zijn om de belanghebbenden te volgen of zelfs te misleiden. Om een goede briefing te maken, moet de persoon die verantwoordelijk is voor een project in staat zijn om de elementen te identificeren die essentieel zijn om te specificeren en ze te onderscheiden van de elementen die gaandeweg kunnen worden bestudeerd of aan de vrije waardering van de mensen kunnen worden overgelaten. .
Ons advies : laat uw briefing beoordelen door andere mensen die betrokken zijn bij het beheer van uw project en houd rekening met hun mening voordat u uw document afrondt en deelt.
