Wat zijn de kenmerken van een goede briefing?
Hoe een briefing definiëren? Een goede briefing is een effectieve korte. Het moet alle actoren van een project in staat stellen om in dezelfde richting samen te werken en veronderstelt:
- een goede correlatie tussen de doelstelling van het project, de geïdentificeerde behoeften en de uit te voeren acties: de goede opdracht moet coherent, doordacht en gestructureerd zijn;
- een synthetische presentatie van de belangrijke punten om te overwegen: de juiste briefing moet duidelijk, vloeiend en gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen, zelfs als ze het bedrijf niet kennen.
Goed om te weten : de goede briefing mag niet te veel zeggen of lijken op een ultragedetailleerde specificatie. Laat de verantwoordelijken van het project zeker de mogelijkheid om acties en oplossingen voor te stellen binnen het kader van de doelstellingen en het toegewezen kader.
Hoe maak je een goede briefing?
Om een goede briefing voor te bereiden, is het eerst noodzakelijk om uw project zorgvuldig in te kaderen. Alleen als u uw project perfect kent, kunt u de medewerkers die er samen met u aan moeten werken goed instrueren.
Zo bereid je een goede briefing voor:
- De contouren van het project afbakenen: wat gaat er in het project en wat hoort er niet bij?
- Identificeer de belangrijkste moeilijkheden en/of mogelijke risico’s: wat kan zorgen baren of niet werken?
- Maak een lijst van uw beperkingen en vergelijk ze met uw doelstellingen: is het project haalbaar met de geplande middelen?
Deze eerste algemene reflectie is essentieel voordat u begint met het schrijven van uw briefing.
Goed om te weten : u kunt bepaalde methoden gebruiken, zoals de mindmap of een brainstorm met uw collega’s organiseren om u te helpen uw ideeën te verzamelen en te ordenen.
Ons advies : als u veel behoeften heeft, maar niet allemaal in uw project passen, kunnen deze het onderwerp zijn van een toekomstig project. Het is beter om twee projecten achter elkaar uit te voeren dan te veel te willen doen in één en hetzelfde project met onbepaalde contouren.
De 5 essentiële stappen om een goede briefing te maken
Hier zijn de 5 werkstappen die u moet volgen om een goede briefing te maken.
Stel uw project tentoon
Maak aan het begin van je briefing een schets van je project. Geef het een duidelijke, representatieve en betekenisvolle titel. Leg dan in een of twee zinnen kort uit wat het is.
Specifieke doelstellingen aangeven
Na de presentatie van uw project is het essentieel om de doelstellingen te identificeren. Het project kan een of meer hoofddoelen hebben, en mogelijk secundaire doelen. Geef deze doelstellingen duidelijk aan, zij zijn degenen die het hele werk zullen leiden.
Goed om te weten : om deze doelstellingen te definiëren of te identificeren, kunt u uitgaan van de moeilijkheden of behoeften die u tegenkomt in de activiteit van het bedrijf.
Presenteer uw bedrijf en analyseer de context
Praat over uw bedrijf, praat over zijn identiteit, zijn positionering, zijn waarden of zijn merkimago. Zorg ervoor dat u uw project in een bredere context plaatst, of het nu een context is die verband houdt met het bedrijf (ontwikkeling van een merk, strategische heroriëntatie) of een algemene competitieve context (noodzaak om te investeren in deze of gene sector, nieuwe toepassingen of wensen van de consument, concurrerende maatstaf).
Plan de operationele voortgang van uw project
Structureer uw project in verschillende fasen of in verschillende werkgebieden. Afhankelijk van de aard van uw project kunt u plannen: een voorlopig werkschema, het houden van één of meerdere vergaderingen, de validatie van bepaalde fasen, enz. Anticipeer op deadlines en besluitvormingsprocessen om de projectstroom te vergemakkelijken zodra het werk begint.
Referentiepersonen aangeven en ondersteunende documentatie opstellen
Denk eraan om in uw briefing de mensen op te sommen die verantwoordelijk zijn voor het project en die zullen ingrijpen en/of naar wie ze moeten verwijzen. Communiceer ook alle nuttige informatie: te respecteren beperkingen, bijkomende technische documenten, instructies, grafisch charter, enz. Zo beschikken uw team of uw dienstverleners over alle informatie die nodig is om de operaties uit te voeren.
Een voorbeeld van een succesvolle opdracht
Hier is een voorbeeld van een goede briefing.
