De kick-off markeert de lancering van een corporate event: een project, een strategie, een nieuwe werkorganisatie… De kick-off meeting, ruim van tevoren voorbereid door de projectleider, is een gelegenheid om het aan het hele bedrijf voor te stellen . Het succes van het project hangt dan ook sterk af van het succes van de kick-off meeting.
Bereid de kick-off meeting goed voor
Voor een succesvolle kick-off meeting van een project is het niet voldoende om de D-Day te improviseren. Er zijn elementen om vooraf voor te bereiden.
Begin met de inhoud van de vergadering zelf:
- Maak de balans op van wat er is besloten voor het project, zodat je alle details in gedachten hebt. U kunt bijvoorbeeld de kadernota die bij deze gelegenheid is geschreven nog eens nalezen.
- Maak aantekeningen, bijvoorbeeld in de vorm van fiches, waar je tijdens de kick-off meeting naar kunt verwijzen.
- Bereid een medium voor, zoals een Powerpoint waarin de hoofdlijnen worden toegelicht. Het moet vrij algemeen zijn, niet alle deelnemers beheersen de meest technische aspecten, en visueel om het onthouden te vergemakkelijken. U kunt ook kiezen voor een originele presentatie om de aandacht van alle deelnemers beter te trekken.
- Organiseer de bijeenkomst. Stel een schema op, denk eraan om pauzes te plannen.
Dan moet je nadenken over de puur praktische aspecten:
- Uit te nodigen mensen: maak een lijst zodat je niemand vergeet. E-mail deelnemers vooraf informatie, inclusief waarover en wanneer ze moeten spreken.
- De plaats: bij voorkeur buiten het bedrijf. Aangezien de kick-off meeting vooral bedoeld is om het team te mobiliseren, aarzel niet om te kiezen voor een atypische plaats.
- Tijd: liever de ochtend. In de middag is de concentratie van de deelnemers moeilijker te mobiliseren.
D-Day: schets de agenda van de kick-off meeting
Idealiter heb je de agenda van de kick-off meeting van het project samen met de uitnodigingen naar de deelnemers gestuurd, maar het is beter om te plannen om deze op D-Day opnieuw te verstrekken. Deelnemers die de startbijeenkomst hebben zien ontvouwen, zullen meer gefocust en aandachtiger zijn voor wat er wordt gezegd.
U kunt het afdrukken om het te verspreiden of op het scherm weergeven, en vervolgens de punten één voor één mondeling bespreken.
Een goede agenda moet duidelijk en eenvoudig zijn en een aantal punten bevatten:
- Presentatie van de deelnemers, hun identiteit, rol en verantwoordelijkheden in het project.
- Projectweergave.
- Presentatie van de kalender: zowel de projectkalender als de organisatie van de volgende meetings, met bijvoorbeeld één punt per week.
- Update over de tools die gebruikt gaan worden, zoals communicatiemiddelen of projectmanagementsoftware.
- Identificatie van potentiële risico’s en hun oplossingen.
- Vraag en antwoord sessie.
- Voorbereiding op het vervolg.
Presenteer duidelijk het hart van het project tijdens de lanceringsdag
De aanwezigen bij een kick-off meeting kennen de verschillende aspecten van het project min of meer. De klant kent bijvoorbeeld de doelstellingen maar niet de technische kant, terwijl de teamleden hun rol kennen maar niet de algemene visie… Het is belangrijk dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Uw presentatie moet betrekking hebben op de belangrijkste fasen van het project, waaronder:
- Historie: in welke context het project gelanceerd wordt, zowel aan de kant van het bedrijf als aan de kant van de klant.
- De inhoud: wat moet er gebeuren om het project uit te voeren. Zorg ervoor dat u in deze categorie de extra functies, zoals communicatie en marketing, niet verwaarloost.
- De deadlines: zowel de deadline voor de definitieve weergave, maar ook de tussenfasen, die het mogelijk zullen maken om achterstanden te voorkomen die onmogelijk in te halen zijn.
- De verwachte resultaten: waar moet dit project toe leiden, wat zijn de beoogde doelstellingen? Zowel voor het project zelf als voor de gevolgen ervan. Bij het maken van bijvoorbeeld een nieuw product is het eindproduct een doel op zich, maar met welk doel wordt het gemaakt? Is het om een oude te vervangen, om nieuwe markten te veroveren, om bestaande klanten te behouden?
Beschrijf de volgende stappen voor een succesvolle kick-off meeting
De kick-off meeting is geen doel op zich. Om effectief te zijn, moet er follow-up zijn. Plan:
- Een koude debriefing om ervoor te zorgen dat iedereen de essentie heeft behouden.
- Een rapport dat als dashboard kan worden gebruikt om later naar te verwijzen, om naar alle betrokkenen te sturen (schrijf een vergaderverslag).
- De volgende vergadering om ervoor te zorgen dat het project goed op weg is en volgens plan verloopt.
- Een regelmatige follow-up om te delen met de deelnemers. Idealiter bevat het de planning met wat er is gedaan, wat er aan de hand is en wat er nog moet gebeuren, een update van het budget, de problemen die zijn ondervonden en opgelost en die zich nog voordoen en, tot slot, de voortgang van het project om te controleren dat alles op tijd is.
