Hoe definieer je een kick-off?
In de sport is de aftrap het begin van een wedstrijd. In de professionele sfeer komt een kick-off meeting overeen met: de kick-off meetingWaar start vergadering van iets. Het kan een project zijn, een strategie, een nieuw jaar, een nieuwe werkorganisatie… In ieder geval komt de kick-off overeen met het startpunt, datgene waarmee het project voor alle betrokkenen kan beginnen.
De kick-off is een bijzonder nuttig managementinstrument voor de medewerker die verantwoordelijk is voor het project. Het stelt hem in staat om het aan het bedrijf voor te stellen, de troepen eromheen te bundelen en te motiveren, zodat iedereen weet in welke richting het verder moet en waarom het project belangrijk is.
Na de kick-off kan een verslag worden gedeeld met de deelnemers om hen te herinneren aan de hoofdlijnen van de bijeenkomst. Het zal gedurende de hele levensduur van het project als referentie dienen (om te weten hoe u een rapport schrijft, beantwoordt ons artikel al uw vragen).
Waar wordt een kick-off voor gebruikt?
Het belangrijkste doel van een project kick-off meeting is om het project duidelijk te maken voor de mensen die eraan gaan werken, om een duidelijk overzicht te geven voor iedereen. Daarom moet de kick-off gebruikt worden om:
- Introduceer de deelnemers zodat iedereen de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van elk kent. Weten wie wat doet, zal de communicatie gedurende het hele project vergemakkelijken.
- Denk aan de context van het project, zijn geschiedenis en zijn uitdagingen.
- Communiceer doelen, die eenvoudig en haalbaar moeten zijn.
- Betrek de deelnemers bij het project door hen eigenaar te laten worden van het project.
- Stel een planning op voor de belangrijkste fasen van het project.
- Identificeer mogelijke obstakels en manieren om deze te overwinnen.
- Definieer regels voor het project. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het opzetten van een wekelijkse vergadering of het kiezen van de communicatiemiddelen die tijdens het project zullen worden gebruikt.
- Stimuleer discussie: dit is een kans voor deelnemers om hun twijfels te uiten, wat hen geruststelt en gebruik maakt van verschillende gezichtspunten om oplossingen te vinden.
- Beantwoord zoveel mogelijk vragen en stel de vragen die beantwoord moeten worden.
- Presenteer het communicatieplan: wie wordt op welk moment geïnformeerd over wat.
- Creëer een dynamiek en een klimaat van vertrouwen zodat het project zo goed mogelijk verloopt.
Wie doet mee aan de kick-off?
Iedereen die bij het project betrokken wordt, moet aanwezig zijn op de kick-off meeting. De leden en managers van het team die aan het project zullen werken, zijn daarom noodzakelijkerwijs aanwezig, maar ze kunnen ook worden vergezeld:
- Klanten die het best geplaatst zijn om de behoeften en doelstellingen van het project te kennen. Als het een intern project is, is de aanwezigheid van mensen die baat hebben bij het project in het bedrijf (bijv. softwaregebruikers) essentieel.
- Leveranciers en partners. Zo kunt u met hen vooral de planning inventariseren: wanneer moeten zij u de elementen aanleveren.
- Externe dienstverleners: bijvoorbeeld het bureau dat de externe communicatie over het project verzorgt.
- Als het project bijzonder strategisch is voor het bedrijf, kunnen leden van het management deelnemen aan de kick-off meeting.
Goed om te weten : het is aan de projectmanager om de kick-off voor te bereiden en te leiden. Als je er een moet organiseren, ontdek dan in ons speciale artikel hoe je een succesvolle kick-off meeting maakt.
Wanneer vindt de kick-off plaats?
Deze kick-off meeting moet per definitie bij de start van het project worden georganiseerd, voordat er actie wordt ondernomen. Dit is echter niet noodzakelijk de allereerste bijeenkomst van het project, er zijn over het algemeen meer stroomopwaarts geweest. Eerst ontmoeten de klant en het bedrijf elkaar om de behoefte, het budget en de deadlines te bepalen.
Dan kan er voorafgaand aan de kick-off ook nog intern vergaderd worden. Er moeten inderdaad vooraf een aantal elementen gedefinieerd zijn, te beginnen met de mensen die aan het project zullen deelnemen en hun rol. Zonder te vergeten dat het project gevalideerd moet zijn: er is geen sprake van het organiseren van een kick-off voor een idee dat dreigt te worden opgegeven.
De kick-off zal ook niet de laatste bijeenkomst van het project zijn. Met alle deelnemers kunnen vaste punten worden gepland, evenals kleinere commissievergaderingen, afhankelijk van de taken. Zoveel toekomstige bijeenkomsten als de kick-off dient om te voorspellen.
