Rapportage is een zeer populair communicatiemiddel in het bedrijfsleven en is van groot belang omdat u hiermee periodiek prestatie-indicatoren kunt rapporteren aan uw lijnmanager.
Welke stappen moet je volgen om een goed rapport te maken?
Wat zijn de sleutels tot succesvolle rapportage? Een goede rapportage moet de aandacht van de ontvanger trekken: de rapportage is relevant, goed gepresenteerd en laat toe conclusies te trekken. Hier zijn alle te volgen stappen:
Het doel van rapporteren : volledig begrijpen wat wordt gevraagd door de persoon die u opdracht geeft om het voor te bereiden. U moet de volgende vraag kunnen beantwoorden: welke informatie moet in de rapportage worden opgenomen? (bijvoorbeeld het verkeer van een artikel dat op een website verschijnt).
Tijdelijkheid : dit zijn de begin- en einddatum van de gegevensverzameling (bijvoorbeeld het kwartaal).
Periodiciteit : de frequentie waarmee de melding wordt verzonden (bijvoorbeeld elk kwartaal).
De gegevensverzameling : de verzameling kan gebeuren met behulp van tools die je in het bedrijf hebt (bijvoorbeeld een tool die het aantal bezoeken aan een webpagina meet).
Een rapportagemedium kiezen : hiermee kunt u uw gegevens ensceneren. Handmatig of automatisch, test er meerdere en kies degene die u het beste lijkt.
Data visualisatie : de manier waarop u de behaalde resultaten gaat concretiseren. Over het algemeen levert u geen onbewerkt gegevensbestand. Deze moeten worden geselecteerd, gesorteerd en vervolgens worden overgebracht naar uw document (bijvoorbeeld een curve of een grafiek).
Ons advies : overlaad uw rapportage niet met het risico de boodschap die u wilt overbrengen te vervormen. Een goed rapport is een eenvoudig rapport waarvoor geen extra gegevensverwerking nodig is om het te begrijpen. Het moet helpen bij het nemen van beslissingen.
Wat zijn de tools voor rapportage?
Het is belangrijk om het juiste medium te kiezen om uw rapportage te presenteren. Er bestaan verschillende tools, handmatig of automatisch. Het is aan jou om te testen en degene te kiezen die voor jou het meest relevant lijkt.
Handmatige rapportagetools
Het gebruik vanIT-tools is essentieel voor de rapportage. Al was het maar door de hoeveelheid gepresenteerde gegevens. Om verteerbaar en direct bruikbaar te zijn voor de ontvangers van de rapportage, is de presentatie ervan essentieel. De verzamelde gegevens moeten in een leesbaar document staan. Vraag uzelf af hoe u uw getallen wilt transcriberen. In functie zal een tool meer worden aangegeven dan een andere.
Bijvoorbeeld :
- Als u uw rapportage in de vorm van een infographic wilt maken, kunt u gebruik maken van kan gaan.
- Als u afbeeldingen wilt gebruiken, kunt u PowerPoint gebruiken (meegeleverd in het Office-pakket).
- Als u uw cijfers in de vorm van een tabel wilt ordenen, kunt u Excel gebruiken (meegeleverd in het Office-pakket). Deze optie heeft niet de voorkeur als u een groot aantal cijfers heeft. Deze tool zal niet visueel genoeg zijn.
Goed om te weten : er is veel software, open source of niet, zeer effectief.
Automatische rapportagetools
De automatisering van rapportages maakt het mogelijk om sneller documenten te produceren en gegevens snel bij te werken. Hiermee kunt u eenvoudige en effectieve dashboards maken. Er bestaan veel tools waarmee u uw rapporten kunt automatiseren nadat u ze hebt geconfigureerd. Let bijvoorbeeld op het bestaan van Mijn verslag, Power BI of EMAsfeer.
