Voor wie een verslag van verbazing maken?
Het verbazingsrapport, ook wel kritische observatienota genoemd, is bedoeld voor iedereen die er belang bij heeft om te beoordelen of een nieuwkomer (stagiair of medewerker met vast of vast contract) de interne organisatie van het bedrijf of zelfs onboarding (d.w.z. de integratie van nieuwe medewerkers binnen het bedrijf). Het is vooral bedoeld voor de directe leidinggevende van de medewerker, maar kan ook interessant zijn voor de personeelsafdeling of het algemeen management.
Het verbazingsrapport kan u ook helpen als u er vaardig mee omgaat… Door opbouwende kritiek te geven en eerlijke alternatieven voor te stellen, kunt u schitteren met uw hiërarchie.
Verslag van verbazing: welk formulier gebruiken?
Van werkgever tot werkgever kan de methode verschillen. In sommige bedrijven kunnen nieuwe medewerkers informeel worden geïnterviewd. In andere gevallen kan restitutie de vorm aannemen van een grote mondelinge behandeling. Maar in de overgrote meerderheid van de gevallen moet u een schriftelijk rapport per e-mail verzenden of een door HR opgestelde online vragenlijst invullen.
Het belangrijkste is dat u niet voor een lege pagina staat zonder te weten hoe u de informatie moet prioriteren volgens de prioriteiten van het bedrijf.
Ons advies : als het formulier vrij is, schrijf dan een schrijven van maximaal 2/3 pagina’s waarin u opsomt wat u verrast, wat u waarneemt, wat werkt, wat niet lijkt te werken, wat u niet goed begrijpt en wat u voorstelt.
Voorbeeld frame :
Werving =>
- Wat vond je van het wervingsproces?
- Hoe lang duurde het wervingsproces?
Integratie =>
- Dag van aankomst
- Bemanning
- Materiaal
- lokaal
Functieomvang en organisatie =>
- Wat heeft je verrast, verrast
- wat je hebt geleerd
- Suggesties en verbeterpunten
Lees ook >> Wat te vragen in een verrassingsrapport?
Critici, ja, maar constructief
Doel van de manoeuvre: opbouwende kritiek geven. We moeten vooral positief zijn en laat voor elk probleem zien wat we als oplossing voorstellen.
Welke methode moet u gebruiken om uw informatie te herstellen? Natuurlijk observeren, maar ook vragen stellen aan je directe collega’s en die van andere afdelingen. In dit geval moet je transparant zijn door het doel van je vragen uit te leggen: het schrijven van een verslag van verbazing. U bent er niet om een accountantsverklaring te maken, maar eerder voor verwondering.
Maak aantekeningen terwijl u informatie verzamelt. Anders wordt het moeilijker om je herinneringen objectief te verzamelen.
Ons advies : een melding van verbazing mag niemand noemen. En nog minder om deze of gene disfunctie te beoordelen. Na amper 3 maanden zou niemand de legitimiteit erkennen die je nodig hebt om de bestaande systemen negatief te bekritiseren. Op de netelige punten is het daarom noodzakelijk om handschoenen aan te nemen: erop wijzen dat je zo’n situatie niet begrijpt lijkt dus handiger dan er blindelings over te oordelen.
Lees ook >> De 4 principes van opbouwende kritiek
Hoe snel mag je werkgever je vragen om een verbijsteringsrapport te maken?
Idealiter sluit het verbazingsrapport een observatieperiode af van ongeveer 3 maanden na de komst van een medewerker of stagiair. Om nog steeds verwondering te hebben, mag de datum van weergave niet te ver weg zijn. Later is opmaak gegarandeerd.
Lees ook >> Vernieuwde proefperiode: nog 3 lessen te leren
