Het vinden van een dagelijks ritme voelt goed.
Je voelt je verfrist als je gaat slapen en tegelijkertijd wakker wordt. Je kijkt uit naar je maaltijden, koffiepauzes en een middagwandeling. En je voelt een gevoel van voldoening bij het starten en beëindigen van het werk precies volgens schema, en het afstrepen van alles van uw to-do-lijst.
Maar dat is niet altijd het geval. Misschien schudt een belangrijke levensgebeurtenis, zoals een verhuizing, uw tijdsbesef op. Misschien jij van baan wisselen en moeten leren hoe dit te bereiken werk leven balans in dit landschap.
Iedereen valt wel eens uit zijn ritme. Door een dagelijks schema te maken, kunt u weer op het goede spoor komen, goede gewoonten aanleren en de productiviteit maximaliseren. Het zorgt ervoor dat u tijd heeft voor wat u moet doen – en wat u wilt doen.
Wat is een dagschema?
Een dagschema is a tijd geblokkeerd takenlijst waarin wordt uitgelegd wat u elke dag wilt bereiken en op welk tijdstip. Deze 24-uurskalender helpt u bij het organiseren van uw persoonlijke en professionele taken en het reserveren van momenten zelfzorg en rust.
Een dagelijks schema kan taken omvatten zoals:
- Werkresultaten
- Werkpauzes
- Maaltijden
- Oefening
- Dutjes en slaap
- Afspraken
- Klassen
- Vergaderingen
- Netwerken
- Sociale evenementen
- Doorvoer
- Hobby’s
- Familie tijd
Een planning hoeft niet voor elke bovenstaande taak instructies van minuut tot minuut te bevatten. Zie het meer als een leidraad met de structuur die je nodig hebt om je doelen te bereiken.
Een dagelijks schema kan zo open zijn als een takenlijst met opsommingstekens of zo specifiek als een draaiboek per uur, en het kan heen en weer gaan als de prioriteiten veranderen. Het is aan jou en de manier waarop je wilt dat je leven eruit ziet.
Het belang van een dagelijks schema
Het hebben van een routine voelt niet voor niets goed. Uit een rapport van het American Journal of Lifestyle Medicine blijkt dat het langzaam integreren van nieuwe routines in uw levensstijl uw welzijn verbetert en de kans vergroot dat u positieve gewoonten aanleert. Door uw gedrag te analyseren aan de hand van een dagelijks schema, kunt u een gezonder zelf worden.
Studies tonen ook aan dat het hebben van een regelmatige routine kan helpen de negatieve effecten van blootstelling aan stress om te keren. Zowel primaire routines, die biologisch noodzakelijke gedragingen zijn zoals slapen en eten, als secundaire routines, uw individueel geprefereerde gedragingen zoals sporten en studeren, zijn van vitaal belang voor het welzijn.
Als u een schema gebruikt om uw routine bij te houden, zorgt u ervoor dat u de tijd en energie heeft voor al het gedrag dat u gezondheid en vreugde brengt – wat van alles kan zijn, van het handhaven van uw circadiane ritme tot het bijhouden van manifestaties.
Hier leest u hoe een dagelijkse agenda u kan helpen doelen te bereiken en uw mentale fitheid te vergroten:
Dagelijkse doelen stellen en behalen
Door een schema te maken en je eraan te houden, krijg je inzicht in welke dagelijkse doelen je realistisch gezien kunt bereiken. Als u ’s ochtends een doktersafspraak heeft die veel werk beperkt dat u later zult moeten afmaken, geeft het maken van een planning u de vooruitziende blik die u nodig heeft om al het dringende af te ronden of taken aan een andere dag toe te wijzen. Zonder dat zouden dingen door de kieren kunnen glippen.
Bereid u voor op succes door alleen het werk te plannen dat u redelijkerwijs aankunt. Het kan zijn dat een extra vergadering uw dag uit balans brengt, of dat het inlassen van tijd voor pauzes juist stress aan uw dag toevoegt. Het vinden van de juiste balans vergt vallen en opstaan, maar de tijd nemen om een routine te creëren die voor jou werkt, is de eerste stap om op realistische wijze doelen te bereiken.
Uitstelgedrag beperken
Stress en angst zorgen ervoor dat u uitstelgedrag vertoont, want als iets u overweldigt, is het de natuurlijke zaak om het te vermijden. Een paar minuten uitstellen zal je niet al te ver terugbrengen, maar als deze praktijk een gewoonte wordt, loop je het risico het werk niet af te maken of later een burn-out te veroorzaken.
Wanneer u een levensschema maakt waarin de persoonlijke en professionele taken van uw dag in evenwicht zijn, visualiseert u of u te veel op zich neemt voordat u op play drukt. Door leuke en moeilijke taken te plannen, heb je iets om naar uit te kijken. Op je beurt beperk je uitstelpauzes en creëer je meer tijd voor het werk dat er toe doet.
Het waarderen van gezonde productiviteit
Wanneer u aan een productieve dag denkt, stelt u zich waarschijnlijk voor dat u door taken heen vliegt en ze goed voltooit. Maar het meten van de productiviteit is lastig. U kunt kwantificeren hoeveel e-mails u verzendt, maar de productiviteitswaarde van een vergadering, professionele ontwikkelingssessie of brainstormsessie is subjectief en hangt af van de dag.
Wanneer u een dagelijkse tijdplanner gebruikt, kunt u waarde toekennen aan de taken van uw dag en prioriteit geven aan de belangrijkste, waardoor uw tijd wordt geoptimaliseerd om zo productief mogelijk te zijn. Deze tactiek helpt je ook momenten opnieuw te evalueren waarop het voelt alsof je niet veel doet, maar eigenlijk grote vooruitgang boekt, zoals een lang telefoongesprek met een klant dat resulteert in een bloeiend project.
Het stimuleren van de motivatie
Het maken van een dagelijks schema geeft je de voldoening om te zien hoe ver je op de dag bent gekomen, en moedigt je aan om door te gaan. En hoe completer uw dagelijkse planningsplanner, hoe beter inzicht u krijgt in uw manier van werken. Het maken van een planning geeft je de duidelijkheid die je nodig hebt om doelen te stellen, te vinden werkmotivatieen voel je voldaan.
Hoe je een planning maakt als een professionele planner
Het gebruik van zelfs de meest elementaire takenlijst kan leiden tot een betere organisatie en een groter gevoel van prestatie. Hier ziet u hoe u een uitgebreide sjabloon voor een dagelijkse planning kunt maken die uitstelgedrag beperkt, doorstroming bevordert en tijd vrijmaakt voor evenwicht:
Prioriteren
Je hoeft je to-do-lijst niet altijd meteen af te maken, maar sommige items kunnen niet wachten. Misschien heb je een strakke deadline of onderling afhankelijke taken. Begin met het maken van een planning door aan te geven wat je absoluut moet afmaken, en voeg daarna extra activiteiten toe. Prioriteiten stellen kan een uitdaging zijn, maar als je strategisch plant, zul je uiteindelijk een soepelere workflow en meer vrije tijd krijgen.
Bedenk dat sommige imperatieven persoonlijk zijn. Je coachingsessie of het verjaardagsfeestje van een vriend(in) is een prioriteit, en het is gezond om ze als zodanig te behandelen, zelfs als je een drukke werkdag hebt. Als u problemen ondervindt bij het beslissen wat eerst moet komen, kan een prioriteitenmatrix die uw taken in kaart brengt, helpen.
Stel deadlines
Externe deadlines kunnen zenuwslopend zijn, vooral als andere mensen op uw werk vertrouwen. Maar een van de voordelen van het opstellen van een dagelijks schema is dat u vooruit kunt plannen om taken af te ronden in een tempo dat voor u werkt, in plaats van te haasten.
Stel algemene deadlines voor taken in en deel deze op in een actieplan dat u gestaag kunt voltooien. Wanneer u deze gewoonte in praktijk brengt, personaliseert u uw workflow en voorkomt u dat u vastloopt bij één taak.
Als je tegen het einde van de week een logo-ontwerp moet inleveren en besluit dat het je ongeveer 10 uur zal kosten om het te maken, plan dan twee uur per dag in en houd je aan een harde stop als ze klaar zijn. Zo loop je niet achter met andere taken.
Cluster vergelijkbare taken
Een flow-toestand is een gevoel van totale absorptie in een taak; dat gevoel wanneer je zo in beslag wordt genomen door een activiteit dat je urenlang afleiding kunt vermijden. Wanneer u zich in een flow-toestand bevindt, ontspannen uw hersenen zich en concentreren zij zich volledig op uw werk, waardoor u meer gedaan kunt krijgen. Maar het kan moeilijk zijn om binnen te komen en te onderhouden.
Het clusteren van vergelijkbare activiteiten, zoals het schrijven van e-mailreacties of het bewerken van de kopie die u gedurende meerdere dagen hebt geschreven, kan u helpen in een flow te komen, dus probeer dit in uw dagelijkse schema te doen.
Implementeer focustijden en vermijd het schakelen tussen taken, zoals het controleren van uw e-mail tijdens het proeflezen. Als u uw planning met anderen deelt, markeer deze tijd dan duidelijk, zodat zij weten dat ze zich niet met u moeten bemoeien als u in de flow zit.
Denk aan terugkerende evenementen
Terwijl u uw dag prioriteit geeft, moet u letten op terugkerende gebeurtenissen die u niet kunt verplaatsen. Als je elke vrijdag om 12.00 uur een 1:1-gesprek hebt met je baas en elke woensdag om 18.00 uur yoga, moeten deze activiteiten als eerste in je agenda staan. Het is ook een goede gewoonte om de benodigde tijd in te plannen rond vaste evenementen voor transport, het voorbereiden van materiaal voor uw telefoongesprek of het afbouwen zoals u dat wilt.
Als je eenmaal een adequaat blok voor die must-do’s hebt vastgesteld, kun je de rest van je dag daar omheen bouwen. Met een dagelijkse routinesjabloon of agenda-app kunt u ervoor zorgen dat uw plannen op de radar blijven. Projectbeheertools zoals Notion of Google Agenda zijn niet alleen voor werk. Ze kunnen ook jouw leven organiseren.
Flexibel zijn
Een kalender moet je structuur geven, geen regels. Er kan zich een urgent project voordoen, waardoor andere taken op de prioriteitenlijst terechtkomen, of u ontvangt op het laatste moment een uitnodiging voor een sociaal evenement dat u graag wilt bijwonen. Wees bereid om uw schema te herschikken wanneer dat nodig is. Het veranderen van plannen is niets om je slecht over te voelen.
De noodzaak om opnieuw prioriteiten te stellen is geen teken van slechte planning. Sterker nog, het creëren van structuur voor je dag maakt het makkelijker om op deze veranderingen te reageren. Een dagelijks schema geeft u een duidelijk beeld van komende taken en gebeurtenissen en hoe deze zich zullen ontwikkelen om veranderingen op te vangen, waardoor het zowel voor u als voor de mensen met wie u werkt gemakkelijker wordt als de zaken fluctueren.
Visualiseer de hele week
Hoewel het verstandig is om uw dag tot in detail te plannen, moet u ook aan het grotere geheel denken en een wekelijkse of zelfs maandelijkse planning opstellen. Met een overzicht op hoog niveau kunt u bepalen of u te veel op zich neemt of hiaten in uw plan heeft.
Neem het voorbeeld van een taak die te uitgebreid is om in één keer te voltooien. Je zult een strategie moeten bedenken om dit werk over meerdere dagen te verdelen. Kijk naar de komende week, verdeel belangrijkere taken in sessies en plan vervolgens de rest. Als uw week er rustig en hectisch uitziet, schaal dan terug.
Het kan ook geen kwaad om uw maandelijkse agenda te bekijken en te controleren op eenmalige evenementen, zoals een speciale vergadering, die u anders misschien zou vergeten toe te voegen aan uw week.
3 activiteiten om altijd in uw planning op te nemen
De beste dagelijkse routine is er een die de balans tussen werk en privéleven tot stand brengt en erkent dat ook uw persoonlijke leven baat kan hebben bij structuur. Hier zijn een paar persoonlijke taken die u altijd in uw planning moet opnemen om ervoor te zorgen dat u tijd voor uzelf heeft:
Fysieke activiteit
Lichaamsbeweging is goed voor je lichaam en geest. Het beschermt uw cardiovasculaire gezondheid, pompt u vol met gelukkige hormonen en helpt u stress te beheersen. Bovendien koppelt onderzoek fysieke fitheid aan betere denk- en geheugenvaardigheden, waardoor u andere taken vloeiender kunt uitvoeren. Plan op tijd een wandeling of een fysieke activiteit naar keuze, vooral op drukke dagen.
Maaltijd
Iedereen heeft wel eens aan zijn bureau geluncht. Maar geef jezelf de ruimte om bewust te eten. De behoeftenhiërarchie van Maslow – een piramide die prioriteit geeft aan de acties die nodig zijn voor een gezond leven – stelt de voedselinname aan de basis vast, dus laat deze niet door de kieren glippen.
Niet alleen is voeding essentieel voor het goed functioneren van uw lichaam en geest, maar het eten van een maaltijd geeft u ook de kans om even pauze te nemen van uw werk. Plan tijd in om de krant te lezen tijdens het ontbijt of breng quality time door met uw gezin tijdens het diner. De routine kan een groter verschil maken dan je denkt.
Rest
Het nadeel van in een ritme komen of in een flow-toestand terechtkomen, is dat je de tijd uit het oog kunt verliezen en de broodnodige pauzes kunt vergeten. Plan gedurende de dag tijd voor rustige momenten en creëer een routine voor slaaphygiëne, zoals lichte rekoefeningen of een dagboek bijhouden voordat u naar bed gaat.
Ontken het belang van een dutje of tijd voor jezelf niet. Er zijn veel soorten rust die in uw dagelijkse werkschema passen, zoals mentale of emotionele pauzes en tijd zonder sociale interacties. Sommige mensen beschouwen het lezen van een boek misschien als ontspanning, terwijl anderen dat misschien als werk zien. Het is aan jou en hoe je wilt opladen.
Zorg voor een beter evenwicht
Het maken van een dagelijkse planning lijkt misschien gewoon een item op uw to-do-lijst. Maar levensplanning kan stress verminderen, tijdmanagement bevorderen en u meer vrijheid geven om de dingen te doen waar u van houdt.
Met een dagelijkse takenlijst transformeer je niet alleen je week. U leert hoe u slimmer kunt werken, belangrijke taken kunt prioriteren en in het algemeen betere beslissingen kunt nemen.