De verschillende stappen om een benchmark te maken
Nu u de definitie van de benchmark binnen handbereik hebt, moet u deze nu doorgeven. Hiervoor is er een feilloze werkmethodiek, in 4 stappen.
1D benchmarkingstap: planning
Om een benchmark te doen, heb je eerst nodig: identificeer uw behoefte. Bijvoorbeeld,
- Is het om de werking van een afdeling van het bedrijf te optimaliseren?
- Een nieuwe dienst opzetten?
- Een nieuw product lanceren?
- Verbeteren van wat al bestaat?
Bijvoorbeeld : als je op een lokale markt zit, zul je je moeten richten op lokale producenten. Als u zich landelijk positioneert en in supermarkten wilt worden gedistribueerd, wordt u niet afgesneden van de analyse van de grote spelers in de voedingsindustrie.
Identificeer 4 tot 5 referentiespelers in deze markt. Je voert dan een eerste selectiewerk uit: belangrijk, in die zin dat een analyse van 20 constructies vaak moeilijk uit te voeren is. Naast de analyse is het ook noodzakelijk om conclusies te kunnen trekken die van toepassing zijn op het bedrijf.
Eindelijk, een analyseraster opstellen : om relevante informatie te verzamelen met betrekking tot uw behoeften en om elementen te hebben voor vergelijking van de verschillende praktijken volgens de structuren.
Zo is uw benchmark goed gestructureerd, gemakkelijker uit te voeren en kunt u gemakkelijker bruikbare resultaten verzamelen.
2e benchmarkingstap: analyse
Criterium per criterium, structuur voor structuur, om uw benchmark te maken, moet u de informatie verzamelen, vastleggen en analyseren.
Deze stap vereist een goede organisatie van het werk voor onderzoek, het vermogen om inhoud goed te structureren en te analyseren (via bijvoorbeeld cijfers interpreteren).
3e benchmarkingfase: integratie en synthese
Om uw benchmark te maken, doorloopt u noodzakelijkerwijs een integratiefase. Het doel is om de resultaten van de analyse op een synthetische manier samen te stellen.
SWOT van concurrenten, samenvatting van goede praktijken, competitietabel die de spelers positioneert volgens de geselecteerde criteria.
Het doel van de integratiefase is het synthetiseren om de resultaten beter te kunnen herstellen en communiceren. Uw benchmark is immers pas interessant als deze bekend is bij het hele team.
4e benchmarkingfase: het actieplan
Wees pragmatisch: ontwikkel na de studiefase snel een actieplan om lessen en voordelen te trekken uit uw benchmark.
Welke acties zijn nodig om het top-down management van het bedrijf te herzien? Wat zijn de maatregelen die nodig zijn om de klantervaring in de winkel of de after-sales service van het bedrijf te optimaliseren? Wat zijn de mogelijkheden om het voorraadbeheer te optimaliseren?
Om effectief te zijn, moet uw actieplan doelstellingen, deadlines en KPI’s definiëren. Het is dan aan jou om het te sturen om het zo nodig bij te sturen en te valideren dat de doelstellingen zijn bereikt.
Door deze goed geoliede methodiek toe te passen, wordt wellicht uw bedrijf als referentiemodel gehanteerd voor toekomstige benchmarks in uw sector.
Welke tools te gebruiken voor benchmarking?
Om een benchmark uit te voeren staan er verschillende tools tot je beschikking: de traditionele Excel-tabel of specifieke online tools.
Benchmarken in Excel
Er zijn meerdere opties mogelijk.
U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een blad aan een concurrent te wijden, waarop u alle geselecteerde analysecriteria doorneemt. Uw Excel-document zal dan evenveel tabbladen bevatten als er concurrenten zijn.
Of juist kiezen voor een aanpak op basis van criteria. In dit geval vergelijkt elk blad concurrerende praktijken op een bepaald criterium, met één kolom per concurrent en één regel per analysepunt.
Bijvoorbeeld: als u een digitale benchmark uitvoert, kunt u de 1D inhoud structurerend blad, de 2e naar functies, de 3e naar de media en de 4e naar de redactielijn.
Het voordeel: eenvoudig en gratis, het maakt weging en grafische weergave mogelijk.
Het nadeel: minder geschikt voor visuele of redactionele benchmarks die de integratie van screenshots vereisen.
Doe een online benchmark
Aangezien alles kan worden gebenchmarkt – van de prestaties van uw computers tot strategieën voor sociale media – is benchmarking een gangbare praktijk geworden tot ver buiten de marketingafdelingen. Vandaar de wildgroei aan online tools om de realisatie te vergemakkelijken.
Gratis of betaald, de sjablonen voor het uitvoeren van een online benchmark integreren verschillende tools zoals scorerasters, sorteren op categorieën en weging van criteria. Het genereren van grafieken en presentatiemodellen zijn handige functies voor het synthetiseren van informatie en het visualiseren van gegevens. Ze maken het vooral mogelijk om duidelijke en gestructureerde CODIR-presentaties te genereren.
Het voordeel: geen tijdverlies bij het formaliseren van de resultaten, alles wordt automatisch gegenereerd.
Het nadeel: de noodzaak om vooraf online benchmarkingtools te benchmarken om degene te kiezen die het beste bij u past!
