Het geheim van een succesvolle meeting: voorbereiding
Onmisbaar voor het teammanagement, vergaderingen kunnen erg pijnlijk zijn als ze niet goed genoeg zijn voorbereid. Contraproductief als ze skaten en hun doelen missen, worden ze te vaak gelijkgesteld met tijdverspilling. Onnodig te zeggen dat de ‘boosdoener’, dat wil zeggen de aanstichter of de animator van de sessie, dan met een zeer vage blik wordt bekeken.
Een succesvolle vergadering, die meer tijd bespaart dan verspilt, wordt ruim van tevoren voorbereid. Als ceremoniemeester identificeer je nauwkeurig de doelstellingen, die je enkele dagen van tevoren naar elk van de deelnemers stuurt, met de lijst van behandelde onderwerpen en, indien mogelijk, de documenten die vooraf moeten worden bestudeerd. Uw gesprekspartners zullen alleen maar responsiever zijn.
Houd rekening met de inhoud en agenda van uw vergadering
Het geheim van een effectieve vergadering: een goede voorbereiding en een originele presentatie. Definieer de verschillende te behandelen onderwerpen en plan de indeling van de schema’s volgens het belang van de onderwerpen.
Bereid vóór D-Day een korte inleidende tekst voor die aan de discussie voorafgaat. Door bij deze gelegenheid de context, het doel en de inzet van de bijeenkomst samen te vatten, krijgt u een idee van wat daar gezegd zou kunnen worden. Het is ook beter om te voorzien in de mogelijke punten van divergentie die moeten worden gestild. Een goede manier om te anticiperen op interventies, dus om uitwisselingen met meer repliek en diplomatie te voeren. Oefen hoe u uw werkvergadering leidt.
Vergeet tot slot niet om uw team te herinneren aan de volgende stappen na deze vergadering: nog een werkvergadering om te plannen, acties die moeten worden ondernomen, verslag om te schrijven, essentiële informatie… Ook elementair, schrijf een verslag van de vergadering, dat zal iedereen herinneren aan hun standpunten en verklaringen, evenals de verschillende toezeggingen die zijn gedaan, zowel individueel als collectief.
Boek een vergaderruimte
Identificeer de verschillende vergaderruimtes in uw bedrijf en kies er een die past bij uw type vergadering:
- het aantal stoelen voor je team;
- internet toegang;
- de aanwezigheid van apparatuur zoals een videoprojector of een karton…
Zorg ervoor dat het beschikbaar is en boek het zodat je op D-Day niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
Breng deelnemers op de hoogte door een e-mail te sturen
Als je meer weet over het formaat van je werkvergadering, breng dan alle deelnemers per e-mail op de hoogte, met de suggestie dat ze het tijdslot in hun agenda blokkeren. Vertel ze:
- de datum en plaats van de vergadering;
- de begin- en eindtijd van de vergadering;
- een toegangsplan indien nodig als de bijeenkomst niet in uw bedrijf plaatsvindt;
- een werkdocument om discussies te vergemakkelijken en deelnemers te helpen bij het voorbereiden van hun presentatie.
Bereid je goed voor op een werkoverleg: beperk het in de tijd
Stel ook een tijdslimiet in, idealiter minder dan twee uur, om de deelnemers niet te vermoeien, om optimaal te profiteren van hun aandacht en om hen te verplichten beknopt te zijn. Vermeld deze beperking in uw informatiebrief en aan het begin van de sessie. Gezelliger, u kunt uw vergadering ook vastzetten op een lunchpauze en maaltijdschalen voorzien voor de aanwezige medewerkers.
Ons advies : denk eraan om ½ uur voor de andere deelnemers aanwezig te zijn om te zien of alles in orde is (de organisatie van de zaal, de logistiek, de microfoon, de internetverbinding, de videoprojector).
>> Te veel vergaderingen in uw inbox? Misschien is het tijd om te veranderen… Dien je cv in in onze cv-bibliotheek.
