Het onderwerp van het bericht in een professionele e-mail verpesten
Het onderwerp van een professionele e-mail informeert de persoon die het opent over het geadresseerde onderwerp. “Hoe drukker je gesprekspartner is, hoe sneller hij je voorleest”, legt Christian Malécot, trainer en associate consultant bij Axessio uit. Het al dan niet verkeerd invullen van het vak “onderwerp” is een grote fout. » Om op te vallen: kies een of twee specifieke, opruiende en informatieve trefwoorden. Het idee is dat de lezer uw e-mail wil openen. Je kunt het zien als een soort plagen.
De verkeerde beleefdheidsformule bovenaan een e-mail gebruiken
Alle vormen van beleefdheid zijn niet gelijk en worden niet op dezelfde manier gebruikt in een professionele e-mail. Wees niet origineel, een klassieke Monsieur/Madame doet het altijd. Personaliseer met de naam als u één van uw gesprekspartner kent. Als u de persoon al kent, kunt u Geachte heer/mevrouw gebruiken.
Lees ook >> Welke beleefdheidsformule gebruik je in een professionele e-mail?
Fouten achterlaten in een professionele e-mail
“Er staan fouten in alle e-mails, ook die van mij soms, bekent Christian Malécot. De tolerantiedrempel blijft echter laag. “Er gaat een typfout voorbij. Een grove grammaticale fout, minder. » Als u boos bent op de Bescherelle, waarom schrijft u uw e-mails dan niet in Word? Zelfs als de software niet alle fouten corrigeert, onderstreept het veel… U kunt ook investeren in professionele software voor correctie. Ontdek ook onze 5 methodes om je spelling snel te verbeteren.
Lees ook >> Spelling, de nieuwe zwakte van leidinggevenden?
Beheers het veld “Bcc” niet
Of het nu naar hun klanten is of naar hun hele adresboek, iedereen stuurt wel eens groepsmails. “Aan de andere kant is het vandaag onvergeeflijk om de naam van al zijn ontvangers in zijn bericht te laten verschijnen! Het schrijven van adressen in het veld “Cc” in plaats van het veld “Bcc” is een teken van serieuze lichtzinnigheid …”
De verkeerde ontvanger krijgen in een professionele e-mail
Dit zijn dingen die gebeuren. We typen de eerste letter van een naam en… we valideren de verkeerde ontvanger. Voor onze consultant moet deze banale fout worden geclassificeerd als “Oeps, ik ben de bijlage vergeten!” “. “Dit zijn fouten die je snel vergeven zullen worden. Op voorwaarde dat u heel snel een kort verontschuldigingsbericht stuurt. »
Overmatig gebruik van interpunctie
Franse interpunctie is logisch. Ook Christian Malécot nodigt iedereen uit tot de grootste nuchterheid. Overmatige uitroeptekens kunnen bijvoorbeeld worden geïnterpreteerd als een teken van agressie. We weten niet altijd hoe de toon van de e-mail zal worden begrepen. »
Gebruik de moordende smiley
Zonder te worden verbannen, blijft de “smiley” voorbehouden aan naaste collega’s. “Een misstap was snel gebeurd. We gunnen onszelf vaak, via e-mail, een vertrouwdheid die we onszelf in het leven nooit zouden toestaan. Een e-mail blijft geschreven en meer gecodificeerd dan je zou denken. Het is beter om te onthouden met wie je praat. Volgens onze expert verwarren veel te veel mensen nog steeds e-mail en sms. “Het is echter beter om afkortingen te verbieden om op te vallen! »
Lees ook >> Smileys in een professionele e-mail sturen niet het bericht dat je je voorstelt…
Schrijf een “verharde” professionele e-mail
Wist je dat ? U kunt de lengte van de regels van uw e-mails – bij voorkeur tussen 50 en 60 tekens – op uw computer configureren. “Dat is een goed idee, want te lange lijnen vermoeien het oog. Evenzo moet u nadenken over het uitzenden van uw bericht: sla regels over en schrijf korte zinnen om het leesbaarder te maken. »
De laatste beleefdheidsformule gebruiken die flopt
Tussen een teken van overdreven vertrouwdheid en een formule van bombastische beleefdheid, moet je de juiste maat vinden. “Persoonlijk vind ik de “Cordially” een beetje droog. Met “Bien à vous” of “Bien à toi” hebben we het zelden mis. »
Mis in een professionele e-mail
Er blijft nog een laatste stap over: de handtekening. We vergissen ons zelden in onze eigen naam… “Aan de andere kant denken we er niet altijd aan om onze “handtekening” op onze computer te configureren, besluit Christian Malécot. Maar dit visitekaartje blijft een garantie voor professionaliteit. Al was het maar om een telefoonnummer terug te bellen waarop je bereikbaar bent…”
Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in dit artikel >> Persoonlijke post op kantoor: wat riskeert u?
