“Is er iemand in deze kamer die geen werk mee naar huis neemt?” In de kamer schrikt niemand. En terecht: de deelnemers aan deze conferentie kwamen juist daarvoor naar deze expert luisteren: om antwoorden te vinden. Auteur van de gids “Getting Organized to Succeed”, David Allen was eind 2015 in Parijs om de heruitgave van zijn cultboek in de Verenigde Staten te promoten. In de originele versie wordt dit de GTD-methode genoemd, of “Getting Things Done” of “de kunst van efficiëntie zonder stress”. “Als je erover nadenkt, het is opwindend om je voor te stellen wat je allemaal op een dag kunt doen, somt hij op. Maar zodra we de gebeurtenissen ondergaan, worden we gegrild. »
Tips om je hersenen tot rust te laten komen
Makkelijker gezegd dan gedaan ? Nicolas Chartier bagatelliseert het proces graag. “Ik pas deze methode al vijf jaar toe nadat ik het boek op een luchthaven had ontdekt”, getuigt de mede-oprichter en algemeen directeur van Aramisauto. Het boek leest vlot. Daarna is het moeilijkste om de principes ervan toe te passen. Deze ondernemer beschrijft enkele van de belangrijkste ideeën van de methode die hem hebben geholpen efficiënter te worden: zijn brein vrijmaken, lijsten schrijven en vooral zijn projecten omzetten in acties. “Toen ik projecten en acties ging onderscheiden en acties uit mijn projecten ging trekken, zag ik ineens dat mijn projecten sneller gingen. Het is een natuurlijke vorm van planning die vanzelf komt. »
“Deze methode omvat een paar eenvoudige trucs, zoals de regel van twee minuten”, vervolgt Romain Bisseret, president van In Excelsis en vertegenwoordiger van GTD-training in Frankrijk. Duidelijk, alles wat op je pad komt en minder dan twee minuten duurt, kun je het beste meteen doen. Een andere truc is om er een gewoonte van te maken om altijd op te schrijven wat je moet doen, want ons brein is er niet op gemaakt om dit soort informatie op te slaan. Ten slotte kunt u ook een wekelijkse briefing plannen om alles wat u moet doen te bekijken en uw projecten om te zetten in acties. »
Getest en goedgekeurd door managers
De GTD-methode, die sinds 2014 in Frankrijk wordt aangeboden, trekt steeds meer leidinggevenden aan, en niet alleen managers. “Onze deelnemers zijn gemiddeld tussen de 35 en 50 jaar oud, merkt Romain Bisseret op. Dit zijn middenkaderprofielen met veel taken en medewerkers om aan te sturen. “Ik realiseer me eigenlijk dat de meest gevraagde niet noodzakelijkerwijs de grote bazen zijn, maar de tussenliggende niveaus, zegt David Allen. Managers zijn meestal degenen die de meeste pijn hebben, omdat zij degenen zijn die de meeste dingen tegelijkertijd moeten beheren en ondergaan. »
“Dit is het belangrijkste verzoek dat ik krijg”, bevestigt Nadia Boudjella, manager training en ontwikkeling bij Samsung Frankrijk. Onze leidinggevenden willen leren hoe ze zichzelf kunnen organiseren om efficiënter te zijn, vooral in een bedrijf als het onze met een urgentiecultuur. Deze training, beschikbaar tussen anderhalve dag en drie dagen, biedt ze nu aan haar collega’s aan. Niet zonder het zelf te hebben getest. “Ik stel voor dat sceptici de training een dag volgen en een maand proberen de principes ervan toe te passen, de tijd om je hersenen eraan te laten wennen. Vandaag weet ik dat het een droom is, maar ik vertrek ’s avonds zonder e-mails in mijn inbox. We besparen trouwens een uur per dag. Een echte luxe tegenwoordig! “Ik vroeg me af of de GTD-methode onze advocaten zou kunnen helpen om de controle over hun leven terug te krijgen”, getuigt Anne De Wilde, directeur human resources bij CMS-Francis Lefebvre. Ik denk dat het best handig is in beroepen waar je soms het gevoel hebt dat je onder de “tirannie van de klant” staat. Het is daarbij een methode waarmee je weer de overhand krijgt en weer meester wordt van je organisatie. »
Zoek ook wat tijd om te spelen…
David Allen bevestigt, maar stelt voor om de aanpak niet strikt professioneel te bekijken. ” Waar deze bespaarde tijd voor wordt gebruikt, is aan iedereen.. Ik heb een bevriende muzikant die deze methode gebruikte om alle nummers af te maken waaraan hij begon. De Amerikaanse animator Howard Stern begon te schilderen met GTD. Of ik coach de president van de Wereldbank die de methode gebruikt om te voorkomen dat hij werk mee naar huis neemt en met zijn kinderen speelt. Het algemene idee is om wat meer ruimte in je hoofd te hebben, meer betrokken te zijn bij alle aspecten van je leven en dus efficiënter te zijn…”
