In de buurt van de 35% van de zelfstandigen en kleine en middelgrote bedrijven in Spanje blijft de werkdag van haar medewerkers registreren op papier of via Excel-sheetsl, een methode die verboden zal worden met de inwerkingtreding van de nieuw digitaal tijdrecord opgesteld door de regering. Dit is hoe hij het verzamelt TeamSystem Observatory: röntgenfoto's en diagnose van KMO's, zelfstandigen en adviesbureauseen rapport opgesteld door Ipsos op basis van 1.200 interviews met bedrijven, zelfstandigen en professionele bedrijven.
Uit het onderzoek blijkt dat veel bedrijven niet voorbereid zijn op een wijziging in de regelgeving die weliswaar nog geen ingangsdatum heeft, maar aanvankelijk verwacht in 2025. Het nieuwe koninklijk besluit zal eisen dat er tijdregistratie is digitale ondersteuning en traceerbare systemenwaardoor handmatige of gemakkelijk te manipuleren formaten definitief worden uitgesloten. De regel zal de maximale lengte van de dag, de pauzes of het overwerkregime niet wijzigen, maar dat zal wel gebeuren zodat de inspectie dit kan verifiëren dat hieraan wordt voldaan en dat werknemers correct worden betaald.
Laag niveau van digitalisering en onwetendheid
Een van de meest onthullende gegevens in het rapport is dat slechts 10% van de zelfstandigen en het MKB maakt momenteel gebruik van mobiele applicaties voor tijdstempeling. Daarbij komt nog een opmerkelijk gebrek aan kennis van de wettelijke verplichting. 34% weet niet dat digitale registratie verplicht wordt en slechts 23% geeft aan goed op de hoogte te zijn van de komende veranderingen.
Nog ingewikkelder is de situatie op het gebied van consultancy. Hoewel de meerderheid van de zelfstandigen van plan is de naleving van de standaard aan hun manager te delegeren, is slechts één op de drie adviseurs van plan hun klanten een geïntegreerd digitaal ondertekensysteem aan te bieden. Deze onevenwichtigheid is relevant omdat tijdregistratie niet langer een interne procedure zal zijn en juridische waarde zal hebben, essentieel om sancties te vermijden.
Boetes tot 10.000 euro per werknemer
Het geplande sanctieregime vergroot het risico voor bedrijven die zich niet aan de regels houden aanzienlijk. Kleine overtredingen, die gepaard gaan met kleine fouten in de administratie, kunnen resulteren in boetes tot 750 euro. Ernstige, zoals het ontbreken van registratie of het ontoereikende karakter ervan, zullen oplopen tot 7.500 euro. In de ernstigste gevallen, wanneer er sprake is van manipulatie of vervalsing van gegevens, De sancties kunnen oplopen tot 10.000 euro per werknemerindividueel toegepast door elke betrokken werknemer.
Desondanks benadrukt TeamSystem dat het nieuwe systeem niet uitsluitend als een strafmechanisme moet worden geïnterpreteerd. De hoofdverantwoordelijkheid zal bij het bedrijf blijven liggen en boetes voor werknemers worden alleen overwogen in zeer specifieke gevallen van individuele niet-naleving.
Een kleine waargenomen kans
Naast het sanctieniveau benadrukt het rapport een slechte perceptie van de voordelen van digitaal ondertekenen, vooral in een zakelijk netwerk dat wordt gedomineerd door micro-KMO's. Hoewel je met deze technologie je tijdsmanagement kunt optimaliseren, juridische risico’s kunt verkleinen en de transparantie kunt vergroten, associeert de helft van de zelfstandigen en kmo’s het nog steeds niet met grotere efficiëntie. Slechts 23% gelooft dat hun situatie zou kunnen verbeterenondanks de potentiële impact ervan op de productiviteit.
Onder degenen die wel voordelen zien, 72% is van mening dat digitale registratie een betere controle op de gewerkte uren zou vergemakkelijkenterwijl 45% schat dat dit administratieve tijd zou besparen en fouten zou verminderen. Ondanks alles is 37% van de zelfstandigen en het MKB van mening dat het voldoen aan de nieuwe norm een van hun grootste uitdagingen in 2026 zal zijn.
Territoriale verschillen
Ook de mate van acceptatie van verandering verschilt per regio. De zelfstandigen en het MKB van Levante en de Canarische Eilanden zijn het meest optimistischmet 25% die voorstander is van digitaal ondertekenen, vergeleken met het schiereilandcentrum, waar het grootste scepticisme heerst, met 15% negatieve meningen. Dit klimaat komt tot uiting in de geringe implementatie van deze instrumenten in kleinere bedrijven, waar de omvang van het personeelsbestand de perceptie van urgentie vermindert.
Voor Emilio de la Fuente, CEO van TeamSystem Spanje, zorgt het ontbreken van een duidelijke kalender voor onzekerheid, maar doet dit niets af aan het belang van de verandering. “Naast deze onzekerheid op het gebied van de regelgeving worden we geconfronteerd met een kans om de productiviteit te verbeteren, workflows te optimaliseren, afwezigheden beter te beheren en diensten efficiënter te plannen, waarbij we objectieve gegevens gebruiken voor strategische besluitvorming”, benadrukt hij.
Het rapport toont dus de technologische vertraging en het gebrek aan informatie in veel bedrijven, net nu digitale tijdcontrole op het punt staat een sleutelelement te worden van de arbeidsregulering in Spanje.
