Terwijl u zich klaarmaakt voor uw volgende project, is het van cruciaal belang dat u op de juiste manier van start gaat door een routekaart voor uw succes op te stellen. Of je daar ook op doelt welverdiende promotie of met het doel om beter te bevorderen samenwerking met je baas of collega’s is dit een belangrijk moment om te flexen jouw leiderschapskwaliteiten en iedereen verenigen onder een gemeenschappelijk doel.
Het is echter gemakkelijk om verstrikt te raken in de opwinding en door te rennen, waarbij je tijdens de planningsfase per ongeluk cruciale details over het hoofd ziet. Soms kan die gretigheid om vooruitgang te boeken het belang van een grondige voorbereiding ondermijnen.
Te midden van deze drukte kan een cruciaal aspect van de projectplanning u op de been houden: de reikwijdte van uw project. Het definiëren van de reikwijdte moedigt u aan om de gehele levenscyclus van uw project te visualiseren en te beperken de focus van uw team tot wat strikt noodzakelijk is. Laten we eens kijken hoe u deze projectmanagementstap kunt gebruiken om de haalbaarheid van uw doelen te beoordelen en ervoor te zorgen dat u alle details zorgvuldig onderzoekt.
Wat is de reikwijdte van een project? Scopeverklaring en definities van de projectscope
Projectomvang wordt bij projectplanning gebruikt om de belangrijkste resultaten, doelstellingen, kosten en deadlines te definiëren die u nodig hebt om een project te voltooien. Door deze details te definiëren, kunt u een duidelijk actieplan opstellen op basis van uw tijdlijn en budgetbeperkingen.
Deze individuele details vormen samen de scopeverklaring, die fungeert als een waardevol referentiepunt voor teamleden en projectmanagers en hen een duidelijk inzicht biedt in hun verantwoordelijkheden en de verwachte resultaten.
Afhankelijk van de complexiteit van uw project, moet u dit document mogelijk over de afdelingen verspreiden om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Als u bijvoorbeeld werkt aan een promotie voor de lancering van sneakers, wilt u samenwerken met de fotografie-, product- en marketingteams om te bevestigen dat alle doelstellingen vóór de lanceringsdatum kunnen worden bereikt.
6 voordelen van het definiëren van de projectomvang in de vroege stadia
Ongeacht de omvang van uw project en hoeveel belanghebbenden er bij betrokken zijn, goede planning is cruciaal om ervoor te zorgen dat alles volgens uw visie verloopt.
Hoewel het spannend is om aan een nieuw project te beginnen en er zo snel mogelijk in te duiken, wat bespaart u tijd in het begin komt vaak terug. Hier zijn zeven voordelen van het definiëren van de reikwijdte van uw project in de vroege stadia van de projectplanning:
- Geeft een overzicht van de doelstellingen van het project en de maatstaven voor succes
- Definieert een redelijk tijdsbestek voor het bereiken van de doelstellingen van het project
- Zorgt ervoor dat alle taken binnen het vastgestelde budget vallen
- Vermindert het risico op scope creep (wanneer de projectresultaten gedurende het hele project opzwellen)
- Zorgt ervoor dat alle teams inzicht hebben in de vereisten van het project
- Beheert en stelt verwachtingen voor de grenzen van het project
- Verduidelijkt het delegatie- en eigendomsproces over de hele linie
Hoe de reikwijdte van een project te definiëren
Volgens het Project Management Institute is “dubbelzinnige of ongeraffineerde scopedefinitie” de voornaamste oorzaak van scope creep. Met andere woorden: zonder een duidelijke reikwijdte loop je het risico tijd en geld te verspillen aan werk dat je einddoel niet ten goede komt.
Door de reikwijdte van uw project te schetsen, legt u de basis voor het succes van uw project door de noodzakelijke mijlpalen te markeren en de juiste uitsluitingen te maken. Hier zijn acht stappen die u moet volgen bij het maken van een projectscope-instructie:
1. Geef een overzicht van de projectdoelstellingen
De doelstellingen van uw project zijn de resultaten die u wilt bereiken tegen de voltooiingsdatum. Het schetsen van deze doelstellingen geeft doel en richting aan het hele initiatief – en aan uw team. Zonder duidelijke, realistische doelstellingen is uw project gevoeliger voor reikwijdte en kan het zich vertakken en resultaten of details bevatten die niet noodzakelijk zijn.
2. Maak een resourcebeheerplan
In het kader van projectmanagement kunnen resources betrekking hebben op budgetten, inventaris en menselijke bandbreedte. In een resourcemanagementplan worden de beschikbare resources beschreven en hoe u deze gedurende het hele project wilt gebruiken. Als u vanaf het begin weet welke middelen beschikbaar zijn, kunt u een redelijke tijdlijn opstellen, projectgrenzen definiëren en de haalbaarheid van het uiteindelijke resultaat van het project inschatten.
3. Verzamel aanvullende projectvereisten
Voordat u uw verklaring opstelt, moet u eventuele aanvullende vereisten verzamelen en definiëren die van invloed kunnen zijn op de reikwijdte van uw project. Dit kunnen externe factoren zijn, zoals deadlines voor klanten of bedrijfsbeleid. Als u bijvoorbeeld als software-ingenieur aan een gevoelig bedrijfsproject werkt, zijn voor uw werk mogelijk aanvullende beveiligingsvereisten vereist, zoals encryptie.
4. Stel uw projectscopeverklaring op
Nadat u uw doelen en doelstellingen heeft genoteerd en aanvullende projectvereisten heeft verzameld, is het tijd om uw projectscope-verklaring op te stellen. Uw verklaring moet de beoogde resultaten van uw project schetsen en het werk dat uw team binnen de gedefinieerde tijdlijn zal uitvoeren.
5. Zorg voor goedkeuring van de belangrijkste belanghebbenden
Voordat u aan de slag gaat met uw projectscope-verklaring en deze aan de rest van uw team introduceert, moet u ervoor zorgen dat u een ondertekening ontvangt van de belangrijkste belanghebbenden. Hierdoor kunt u de mening van een buitenstaander krijgen over de resultaten van uw project en de nodige wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat de klant of de C-suite tevreden is. Dit is vooral belangrijk als u verantwoording aflegt aan een hogere functionaris binnen uw organisatie die uw budget en middelen goedkeurt.
6. Creëer een change control-proces
Wanneer u aan grote projecten werkt, moeten de resultaten, middelen en tijdlijnen vaak worden aangepast naarmate uw team vooruitgang boekt. Misschien is de financiering van het projectbudget niet doorgekomen en moet de reikwijdte van het project worden gewijzigd, of misschien voldeed het ontwerp van een product niet aan de verwachtingen en moet het opnieuw worden ontwikkeld.
Als u een complex project beheert met meerdere belanghebbenden, kan het creëren van een change control-proces u helpen het risico op reikwijdte te verkleinen en tegelijkertijd het aanpassingsvermogen te bevorderen. Een change control-proces is een vooraf bepaalde procedure die teamleiders moeten doorlopen voordat ze wijzigingen aanbrengen in de projectomvang.
Dit proces vereist dat het projectteam wijzigingsverzoeken ter goedkeuring voorlegt aan belangrijke belanghebbenden telkens wanneer zij de inhoud van hun werk willen wijzigen.
7. Deel de projectscopeverklaring met het team
Zodra uw belangrijkste belanghebbenden de projectscopeverklaring hebben beoordeeld en u een goed wijzigingscontroleproces heeft ontwikkeld, is het tijd om de verklaring met uw team te delen. Tijdens deze fase kunnen teamleden vragen stellen en eventuele zorgen over de voortgang van het project of de resultaten bespreken.
Vaak hebben individuele bijdragers het beste inzicht in wat wel en niet haalbaar is gezien hun middelen en vaardigheden.
8. Bekijk de projectscopeverklaring tijdens het project
Uw projectscope-verklaring is meer dan een startpunt voor uw project; het is een uitstekend referentiepunt om te beoordelen terwijl u uw werk uitvoert. Als u tijdens elke fase de verklaring bekijkt, zorgt u ervoor dat u de juiste volgorde van handelingen volgt terwijl u aan het initiatief werkt.
En als manager kan het u helpen beoordelen of elk teamlid presteert en actief bijdraagt aan het succes van het project.
Planning en beheer van de projectscope
Hoewel projectscope-verklaringen de basis vormen om op koers te blijven, maken onverwachte veranderingen en updates deel uit van het managementproces. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om mogelijke wijzigingen te evalueren en eventuele wijzigingen in de reikwijdte van het project te documenteren.
Wanneer zich nieuwe informatie en kansen voordoen, moet u beslissen of deze bijdragen aan de reikwijdte van het project of afwijken van het bereiken van uw beoogde doelstellingen.
Deze verandermanagementprocessen bieden de flexibiliteit om nuttige aanpassingen aan het workflow- en resourcebeheer aan te brengen, terwijl u trouw blijft aan de doelstellingen van uw project. Vergeet niet om open van geest te blijven wanneer u ideeën ontvangt van uw belanghebbenden en teamleden, aangezien zij waardevolle inzichten kunnen delen over hoe u uw processen en de algehele uitkomst van uw project kunt verbeteren.
Voorbeelden van projectscopes
Weten welke componenten u in uw projectscope-verklaring moet opnemen en een voorbeeld in actie zien, zijn twee heel verschillende dingen. Hier zijn twee sjablonen ter inspiratie bij het maken van uw eigen statement:
Voorbeeld 1: projectscopeverklaring voor een productlancering
Als u een kleine ontwerper bent die een nieuwe sneaker lanceert, kan uw projectscope-verklaring er als volgt uitzien:
Projectdoelstelling: om een stijlvolle, trendy platform-sneaker te creëren die in de lente-/zomercollectie wordt gelanceerd en die geschikt is voor Gen Z en de algehele merkherkenning vergroot.
Bronnen
- Schoenenontwerpteam (10 personen) beschikbaar voor 30 uur werk per week per persoon
- Schoenmakers (40 personen) beschikbaar voor 30 uur werk per week per persoon
- Fotografieteam (8 personen) beschikbaar voor 30 uur werk per week per persoon gedurende twee weken
- Marketingteam (5 personen) beschikbaar voor 30 uur werk per week per persoon
- Grafisch vormgevers (5 personen) beschikbaar voor 25 uur werk per week per persoon gedurende twee weken
Aanvullende vereisten
- De nieuwe sneaker moet in januari ontworpen en getest zijn om in de lente/zomercollectie op de markt te kunnen komen
Projectroadmap en tijdlijn
- 15 augustus: geef instructies aan het schoenenontwerpteam en begin met brainstormen over een nieuw sneakerontwerp
- 22 augustus: Presenteer de eerste ideeënronde aan het schoenenontwerpteam
- 25 augustus: Kies de drie beste ontwerpen om verder te ontwikkelen
- 8 september: Nieuwe uitvoeringen van de drie beste ontwerpen presenteren aan het schoenenontwerpteam
- 13 september: Bepaal samen met het schoenenontwerpteam het definitieve ontwerp
- 15 september: Maak kleine aanpassingen aan het ontwerp voordat u deze doorgeeft aan het schoenmakersteam
- 20 september: Begin het productieproces met het schoenmakersteam
- 29 september: Presenteer de eerste schets van het definitieve schoenontwerp
- 3 oktober: Bestel de benodigdheden die nodig zijn om het schoenontwerp te verfijnen
- 17 oktober: Maak een tweede schets van het definitieve schoenontwerp
- 20 oktober: Test het sneaker-prototype
- 31 oktober: Breng de nodige wijzigingen aan in het definitieve ontwerp
- 10 november: Test het sneakerontwerp opnieuw
- 24 november: Begin met de productie van een kleine batch van het definitieve sneakerontwerp
- 12 december: Maak product- en inhoudsfoto’s van het nieuwe ontwerp
- 13 december: Begin met het retoucheren van productfoto’s
- 20 december: Marketingmateriaal afronden met nieuwe productfoto’s
- 2 januari: Lancering van een nieuw sneakerontwerp op de bedrijfswebsite en sociale-mediaplatforms
Voorbeeld 2: projectscopeverklaring voor het opnieuw ontwerpen van een bedrijfswebsite
Als u verantwoordelijk bent voor het organiseren van de lancering van een nieuwe website, zou uw projectscope-verklaring er als volgt uit kunnen zien:
Projectdoelstelling: om de bedrijfswebsite opnieuw te ontwerpen, zodat deze bij het nieuwe merkmateriaal past en de klantervaring verbetert.
Bronnen
- Webontwikkelaar beschikbaar voor 25 uur werk per week
- Art director beschikbaar voor 30 uur werk per week
- Fotografieteam (4 personen) beschikbaar voor 10 uur werk per week
- Contentschrijvers (2 personen) beschikbaar voor 30 uur werk per week
- Marketingteam (3 personen) beschikbaar voor 6 uur ad hoc werk per week
Aanvullende vereisten
- De website moet uiterlijk 3 oktober gelanceerd zijn, vóór de productlancering op 10 oktober
Projectroadmap en tijdlijn
- 18 augustus: Begin met het maken van een websitesjabloon ter goedkeuring van de Art Director
- 21 augustus: Laat het fotografieteam inhoudelijke foto’s maken voor de website
- 22 augustus: Geef inhoudschrijvers schetsen voor nieuwe websiteteksten
- 29 augustus: Bekijk en upload nieuwe afbeeldingen naar de websitesjabloon
- 5 september: Laat het marketingteam het geschreven exemplaar van de schrijver beoordelen
- 8 september: geschreven inhoud goedkeuren en uploaden
- 13 september: Laat art direction de website beoordelen en aanbevelingen doen
- 15 september: begin met het implementeren van aanbevelingen
- 20 september: Voer kwaliteitscontrole uit op websiteontwerp en nieuwe inhoud
- 29 september: Lancering nieuwe website
Sla de reikwijdte niet over
Het definiëren van de projectomvang is een belangrijke stap in projectmanagement die u en uw team in de goede richting wijst. Voordat u aan uw volgende onderneming begint, moet u doelstellingen opstellen, bronnen verzamelen en de projectvereisten noteren om beter te begrijpen hoe uw initiatief zal verlopen.
Door deze basis te leggen voordat u aan de slag gaat, kunt u rekening houden met eventuele barrières en het succespotentieel van uw project nauwkeuriger inschatten.
