Waarom vergaderverslagen schrijven?
Vergaderingen zijn al erg tijdrovend in je weekplanning. Het schrijven van een vergaderverslag betekent dus meer werk en minder tijd voor het beheer van uw projecten en uw team. Toegegeven, vergadernotulen vereisen een minimale tijdsinvestering. Maar heel vaak maakt het het mogelijk om niets te verliezen en de informatie te standaardiseren.
Vergadernotulen om de uitvoering van beslissingen te verzekeren
Een productieve vergadering is een vergadering die het mogelijk maaktproblemen aanpakken, beslissingen nemen en acties plannen. Zonder referentiedocument vergeten we na enkele weken de inhoud van de uitwisselingen.
Het vergaderverslag maakt het dus mogelijk om van de beslissingsfasen naar de actiefasen te gaan.
Schrijf een rapport om te informeren
Een vergaderverslag is ook bedoeld om alle medewerkers te informeren die direct of indirect worden geraakt door de beslissingen: afwezigheden, uitvoerend personeel, management.
Een referentiedocument voor het verspreiden van informatie, het maakt het ook mogelijk om projecten te monitoren, met de kadernota.
Raadpleeg de notulen van de vergadering in geval van onenigheid
Belangenverstrengeling of uiteenlopende doelstellingen kunnen soms leiden tot onenigheid tussen medewerkers of afdelingen. In dat geval zijn de notulen er om de partijen te herinneren aan de genomen beslissingen, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan en binnen welk tijdsbestek.
Hoe schrijf je een vergaderverslag?
Welke inhoud moet er in een vergaderverslag staan?
U hoeft om twee uur ’s middags niet te zoeken: de notulen van de vergadering zijn a redelijk opgemaakt document die aan bepaalde inhoudelijke eisen moet voldoen. Kortom: het is niet nodig om te proberen een originele presentatie te maken.
Als u verantwoordelijk bent voor het schrijven van vergadernotulen, vermeldt u:
- De datum.
- De lijst met deelnemers.
- De lijst met afwezigen.
- De agenda.
- Lijst van behandelde punten.
- Registratie van beslissingen.
Voor de opgave van de besproken punten, die overeenkomt met de thema’s op de agenda, kunt u een korte beschrijving, de genomen beslissingen, de geplande acties, de deadlines en de medewerkers die belast zijn met de uitvoering toevoegen.
De vorm van de vergadernotulen
Een vergaderverslag moet duidelijk, beknopt, gestructureerd en leesbaar.
Kies hiervoor voor schrijven in de tegenwoordige tijd en in de 3e persoon enkelvoud.
Kies een basisdocumentformaat – Word-type, dat u in PDF exporteert, zodat het zowel veilig als leesbaar is voor iedereen.
Kies voor het grafische charter voor een klassiek lettertype (Arial, Times of Helvetica), of neem de presentatiemaskers van het bedrijf met logo, lettertypen en bedrijfskleuren. Geef uw rapport geen regenbooglook door lettertypekleuren te vermenigvuldigen. Voor dit soort documenten zijn leesbaarheid en nuchterheid de sleutelwoorden.
Om de toegang tot informatie zo gemakkelijk mogelijk te maken, documentstructuur beslissend is. Wijd de 1e pagina aan de agenda en de deelnemerslijst; de 2e pagina naar de samenvatting. Vergeet niet paginering en voetnoten te gebruiken om met name de datum van schrijven van het rapport te vermelden, evenals uw naam als de auteur van het rapport.
Wanneer notulen van vergaderingen schrijven?
Als u verantwoordelijk bent voor het schrijven van vergadernotulen, is actief luisteren en het maken van aantekeningen tijdens de vergadering essentieel. Idealiter wordt het opstellen aan het einde van de vergadering gedaan, wanneer u nog nieuwe ideeën heeft over alle uitwisselingen.
Het verslag moet binnen 2 tot 3 dagen na de vergadering worden verspreid.