Tom Scott bespreekt de gevolgen van het onderschatten van de volledige impact van ongereguleerde AI-technologieën op de werkplek.
Of je er nu voor of tegen bent, kunstmatige intelligentie (AI) kan professionals veel tijd besparen op de werkplek, omdat het vervelende, tijdrovende en arbeidsintensieve taken uitvoert in een fractie van de tijd die een mens nodig zou hebben gehad om ze te voltooien. Dat is misschien wel een van de belangrijkste redenen waarom het gebruik van geavanceerde technologieën op het werk zo populair is geworden.
Maar niet elke organisatie staat het gebruik van AI toe, en als ze dat wel doen, is het vaak zo streng gereguleerd dat het een werknemer niet de vrijheid geeft om het te gebruiken op de manier die zij willen, wat leidt tot een toename van schaduw-IT. Dat wil zeggen het gebruik van tools en technologieën, vaak op basis van AI, op de werkplek, ondanks een gebrek aan formele goedkeuring van de organisatie.
“Schaduw-IT is het bijproduct van een personeelsbestand dat zijn eigen infrastructuur probeert te overtreffen”, legt Tom Scott uit, de CEO van het cloudgebaseerde werkbeheerplatform Wrike. “Werknemers omzeilen IT niet uit ontrouw, maar uit een wanhopige behoefte aan efficiëntie. Ze proberen hun eigen productiviteit te hacken omdat hun huidige technologie eerder wrijving veroorzaakt dan wegneemt.”
Hij constateert dat de ontkoppeling ontstaat wanneer organisaties er niet in slagen hun tech-stack af te stemmen op de mensen die deze daadwerkelijk gebruiken, waarbij ze vaak vertrouwen op processen die er op papier goed uitzien of zinvol zijn, maar die uiteindelijk niet de realiteit weerspiegelen van moderne, cross-functionele, evoluerende teams.
Hij zei: “Als uw goedgekeurde systemen rigide zijn, niet intuïtief of traag reageren op veranderende behoeften, zullen werknemers oplossingen vinden. Werknemers willen graag slimmer werken en repetitieve taken automatiseren, maar als ze die mogelijkheden niet zien in de aangeboden platforms, wenden ze zich tot de tools die hen helpen de klus sneller te klaren.”
En door het niet als een workflow-probleem te zien, maar eerder als een groeiende weerstand tegen naleving, kunnen leiders tot de conclusie komen dat ze er niet in slagen het volledige plaatje te zien, wat op termijn tot grotere problemen kan leiden.
“Als je team de tech-stack omzeilt, proberen ze niet moeilijk te zijn. Ze stemmen tegen de huidige tools. Dat gedrag is de luidste feedbackloop die je hebt. Je kunt een structurele kloof niet dichten met een beleidsmemo. Het antwoord is niet om hogere muren te bouwen; het is om een ecosysteem te bieden dat feitelijk net zo snel beweegt als jouw mensen.”
Gevaarlijke wegen in het verschiet
Het is gevaarlijk terrein, merkte Scott op. Met name vanuit veiligheidsoogpunt, waarbij iemand zich ongehoord kan voelen en gedwongen wordt om schaduw-IT te gebruiken, waardoor het individu en de bredere organisatie onmiddellijk aan risico's worden blootgesteld. “Zodra gegevens in een schaduwtool terechtkomen, zijn ze verdwenen. Je kunt ze niet langer beschermen”, legde hij uit.
Door informele of niet-gereguleerde tools te gebruiken, creëer je kansen voor bedreigingsactoren om kwetsbaarheden te benutten en toe te slaan. “Ze hoeven de firewall van een organisatie niet te doorbreken als hun werknemers vrijelijk bedrijfseigen informatie in onbeveiligde tools invoeren.”
Maar zetten de kwestie van de naleving Even terzijde, er zijn nog andere uitdagingen waar we rekening mee moeten houden. Wanneer mensen bijvoorbeeld buiten vooraf goedgekeurde systemen gaan werken, verwijderen ze zich effectief van processen die zijn gebaseerd op samenwerking en connectiviteit, wat leidt tot gefragmenteerde en ongeïnformeerde workflows.
“Waardevolle institutionele kennis raakt verspreid over persoonlijke accounts of niet-getrackte systemen, waardoor het onmogelijk wordt om lessen vast te leggen of best practices op te schalen. Na verloop van tijd leidt dit tot verwarring, frustratie en burn-out omdat mensen voortdurend het wiel opnieuw uitvinden, stappen herhalen of moeite hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om vooruit te komen.”
Het is belangrijk, zegt hij, dat organisaties erkennen dat de meerderheid van de werknemers die schaduw-IT gebruiken dit waarschijnlijk met goede bedoelingen doet, als een manier om efficiënter te werken. Maar als je geïsoleerd gaat werken, is deze efficiëntie volgens hem een luchtspiegeling en raken medewerkers na verloop van tijd minder op één lijn.
Veiligheid creëren
Wat moet er dus gebeuren en is er een manier voor organisaties en werknemers om een compromis te vinden? Scott gelooft van wel en legt uit dat “veiligheid en snelheid geen tegenpolen zijn”. Ze kunnen in feite samenwerken als technologie niet als een obstakel wordt gezien, maar als een katalysator voor vooruitgang en innovatie.
“Dit kan lijken op het bouwen van vangrails op de platforms die medewerkers al gebruiken of het inbedden van AI en automatisering in dagelijkse workflowsen door deze tools krachtig genoeg te maken zodat werknemers ervoor kunnen kiezen zonder gedwongen te worden.”
Hij betoogt dat deze aanpak, die niet uitsluitend berust op op zichzelf staand beleid of gefragmenteerd toezicht, een cultuur van verantwoordelijkheid en bestuur kan creëren die natuurlijk en transparant aanvoelt en gedijt op consistentie. Hij voegde eraan toe: “werknemers begrijpen hoe beslissingen worden genomen en hebben vertrouwen in de resultaten.
“Wij noemen dit 'connected intelligence', waardoor AI de context krijgt die het nodig heeft om veilig te werken en medewerkers de vrijheid krijgen om snel te handelen zonder het vertrouwen in gevaar te brengen. Zo verminder je schaduw-IT, niet met meer regels, maar met betere systemen.”
