Bereid het terrein voor
Voor haar is dit de basis van elke delicate dialoog. “Als je slecht nieuws te melden hebt of een onaangename opmerking wilt maken, moet de eerste benadering positief zijn”, raadt Chrystèle Stawinski aan. Voor deze coach en trainer gespecialiseerd in het ondersteunen van leiders is het wel nodig begin met iets positiefs te benadrukken, zoals recent gedrag of initiatief. “Technisch gezien komt het er bij coaching op aan ‘de medewerker energie te geven’, dat wil zeggen een positieve dynamiek in de uitwisseling te brengen zodat hij bereid is om vervolgens eventuele storingen en noodzakelijke vooruitgang te accepteren. »
Blijf feitelijk zonder te wachten
De mogelijke scenario’s zijn talrijk. Een werknemer vraagt loonsverhoging die het bedrijf hem niet kan geven? In het begin is het verleidelijk om het delicate moment uit te stellen. “Je moet echter altijd binnen een redelijke termijn een afspraak maken en de medewerker ontmoeten in een rustig kantoor zonder gestoord te worden”, benadrukt Philippe Arsac. De president van Eurowin Consulting beveelt vervolgens aan een verhandeling van de waarheid, zowel voor het welzijn van de betrokkene als van het bedrijf. “Als een weigering niet wordt uitgelegd, kan dit leiden tot een mislukking van de dialoog en ernstige psychologische gevolgen. “Er zijn verschillende redenen voor weigering, de meest gecompliceerde is, als de verhoging verdiend is, bijvoorbeeld wanneer een werkgever niet over de middelen beschikt”, vervolgt Gérard Enggasser, oprichter van Cap Manager. Maar ook daar raadt deze consultant aan, zonder alarm te slaan, om een zekere transparantie aan te nemen. “Wanneer dit het geval is, het is absoluut noodzakelijk om de realiteit van het bedrijf uit te drukken, maar door op te merken dat het verzoek absoluut legitiem is. Je moet feitelijk zijn en zeggen “hier zijn we” en “hier is ons doel”. Maar als hij de middelen heeft, kan hij als bonus ook een gebaar maken. Ook al is het symbolisch, het erkent de geleverde inspanningen en de waarde van de ander. »
Constructief herkaderen
Maar heel vaak is het aan de manager om de vergadering uit te lokken om een medewerker opnieuw in te kaderen. Dalende resultaten of gedragsproblemen? “De gebreken die ik het vaakst waarneem, hebben te maken met agressiviteit”, analyseert Denis Cohignac, consultant bij Formatis International. Het is niet alleen nutteloos, maar het draagt er ook toe bij dat de medewerker zich verder losmaakt van de situatie, door een agressieve reactie van de andere kant uit te lokken. Het is echter wel de taak van de manager om dingen op een constructieve manier te kunnen zeggen. “Om productief te reframen, leer ik de bewezen techniek van DESC in vier stappen : beschrijving, emotie, oplossingen en gevolgen. We beginnen daarom met het zo neutraal mogelijk beschrijven van de elementen die geen voldoening gaven. Vervolgens beschrijft u aan uw medewerker de emotie die u voelt bij deze situatie, wat uw opmerkingen onmiddellijk een zekere oprechtheid geeft. Zodat de observatie niet steriel is, stellen we onmiddellijk een oplossing voor of gewoon wat de medewerker kan wijzigen zodat het probleem – en de bijbehorende wrok – niet opnieuw voorkomt. Tot slot sluiten we de discussie af door direct alle positieve gevolgen te beschrijven die beide partijen van deze herkadering kunnen verwachten. »
Leer van geweldloze communicatie
“Veel managers weten niet goed hoe ze moeten communiceren, betreurt Sophie Letourneau, consultant bij Coaching Time. Het gaat er niet om de brute waarheid te vinden, maar om de medewerker te helpen begrijpen wat er van hem wordt verwacht. ” Ingewikkeld ? Voor deze coach volstaat het om zich te laten inspireren door enkele goede praktijken die worden gebruikt in geweldloze communicatie. “De manier waarop dingen worden gezegd is soms belangrijker dan de inhoud. Om slippen te voorkomen, gebruikt het een vergelijkbare methode genaamd OSBD. “Ook daar gaat het om het formuleren van een observatie, het uitleggen van het gevoel dat dit oproept, het uiten van een behoefte aan zichzelf of iemands dienstbaarheid en tot slot een concreet verzoek uiten. »
Ondersteun de medewerker
Maar in de moeilijkste gevallen kan de manager het gesprek voeren. “Als je een ontslag moet aankondigen, is het belangrijk om je werknemer zo goed mogelijk te helpen vooruitkijken”, analyseert Émilie Devienne. Deze coach raadt haar klanten dan ook aan om “zorg te dragen” voor hun werknemers. “Er zijn menselijke en financiële hefbomen. Het gaat erom de tijd te nemen om te luisteren, een transactie-envelop aan te bieden of zelfs de hulp van een outplacementbureau om het nieuws wat beter op te nemen. »
