Het zoeken naar een baan kan aanvoelen als een achtbaan.
Je voelt een mix van nerveuze verwachting en opwinding terwijl je droomt van nieuwe kansen. Afhankelijk van het wervingsproces kan het weken duren voordat je iets hoort nadat je een sollicitatie hebt ingediend. En het plannen van een sollicitatiegesprek met een rekruteringsmanager is een reis op zich.
Maar na een paar weken ben je eindelijk nagel het interview, stuur een beleefde vervolgmail en ontvang een formele baanaanbieding. Wat is het volgende?
Het is tijd om een e-mail voor acceptatie van het aanbod te schrijven. Uw antwoord lijkt misschien slechts een formaliteit, maar het is een belangrijke stap in het proces. Als u de baan accepteert, bevestigt u uw positie en krijgt uw nieuwe bedrijf een voorproefje van uw situatie communicatie stijl.
Of u nu een doorgewinterde veteraan bent die op zoek is naar een nieuwe functie of uw eerste baan accepteert, neem de nodige tijd om een krachtige boodschap op te stellen die de werkgever geruststelt dat zij de juiste beslissing hebben genomen om voor u te kiezen.
Wat betekent het om een aanbod te accepteren?
Als u het sollicitatieproces heeft doorlopen en een bedrijf u wil aannemen, zal uw nieuwe werkgever u een officieel schriftelijk aanbod doen. Ze kunnen u ook bellen om u in realtime het goede nieuws te vertellen. De schriftelijke vacature moet de waardepropositie voor de werknemer schetsen en aangeven wanneer het bedrijf uw antwoord verwacht, en uw acceptatie-e-mail is een formeel antwoord.
Deze mededeling bevestigt dat alle partijen zich op hun gemak voelen met het voorstel compensatie en voordelen en werkuren. Het duidt op een wederzijds begrip tussen u en uw werkgever verwachtingen en verantwoordelijkheden voor de functie die u gaat vervullen. En in dit stadium is het ook waarschijnlijk dat u akkoord gaat met een startdatum die het begin van uw dienstverband aangeeft.
Houd er rekening mee dat u niet meteen hoeft te accepteren. Dit is een goed moment om na te denken over salaris en andere compensaties, zoals een ziektekostenverzekering of een 401k-match, en indien nodig te onderhandelen. Lees het contract en de aanbiedings-e-mail door en controleer op verschillen, zodat u zeker weet dat alle voorwaarden aan al uw behoeften voldoen. Als u vragen of opmerkingen heeft over de arbeidsvoorwaarden, is dit het moment om deze ter sprake te brengen of een tegenbod te doen.
Sommige bedrijven vereisen dat u de baanaanbieding accepteert voordat u een contract verzendt. Anderen sturen er één mee met de aanbiedingsbrief, zodat u zo snel mogelijk kunt tekenen. Hoe dan ook, zodra u het ondertekend en teruggestuurd heeft, kunt u de opwinding van het starten van een nieuw professioneel hoofdstuk overnemen.
Hoe te reageren op een e-mail met een vacature
Nadat u de contractvoorwaarden heeft gecontroleerd, de laatste onderhandelingen heeft afgerond en alle benodigde documenten heeft ondertekend, is de volgende stap het samenstellen van een contract professionele boodschap communiceren uw formele acceptatie bij het bedrijf.
In dit korte bericht worden de initiële arbeidsvoorwaarden uiteengezet en wordt vorm gegeven aan uw werkrelatie met uw rekruteringsmanager. Je moet een goede indruk maken en dat betekent dat je beleefd, professioneel en bekwaam overkomt.
Hier zijn acht dingen die u moet opnemen in een geweldige acceptatiebrief voor een baanaanbieding:
1. Duidelijke onderwerpregel
Iedereen die op kantoor heeft gewerkt, weet hoe overweldigend het aantal dagelijkse e-mails en berichten kan zijn. Wanneer u een acceptatiebrief verzendt, schrijf dan een beknopte onderwerpregel, zodat de ontvanger uw bedoeling kent: “(Uw naam): Acceptatie van een baanaanbieding.” Al het vage kan verloren gaan in een steeds groter wordende inbox, dus wees zo duidelijk mogelijk en beantwoord de e-mail met de aanbieding direct.
2. Datum
Door uw startdatum te bevestigen in uw e-mail voor aanvaarding van een baan, zorgt u ervoor dat u en uw toekomstige werkgever op één lijn zitten. Het staat waarschijnlijk op uw contract, maar als u het opnieuw formuleert, wordt de datum duidelijker en worden mogelijke fouten benadrukt.
Zorg ervoor dat u nogmaals controleert of uw startdatum u voldoende tijd geeft om uw huidige werkgever een passende opzegtermijn te bieden – meestal twee weken.
3. Contactgegevens
Wanneer u uw contactgegevens in een e-mail schrijft, kunt u het beste zowel uw telefoonnummer als uw e-mailadres vermelden, zodat recruiters of wervingsmanagers u gemakkelijk kunnen bereiken. Neem ze op in uw voettekst en geef indien nodig uw gewenste contactmethode op.
4. Begroeting
Zoals bij elke zakelijke communicatie dient u ongepast of informeel taalgebruik te vermijden, hoewel uw toon afhangt van de bedrijfscultuur. Gebruik bij twijfel een professionele e-mailbegroeting en vermeld de naam van de recruiter of wervingsmanager met wie u communiceert. Sterke keuzes zijn onder meer ‘Hallo (naam), ik hoop dat het goed met je gaat’ en ‘Beste (naam), bedankt voor je bericht.’
5. Bedankt
Houd de inhoud van uw e-mail professioneel, maar zorg ervoor dat uw dankbaarheid en enthousiasme overkomen, vooral als dit uw droombaan is. Uw nieuwe werkgever zal het vertoon van omgangsvormen en enthousiasme waarderen. Zeg ‘Bedankt’ en als u zich op uw gemak voelt, kunt u wat details toevoegen over wat de baan voor u betekent.
Vergeet niet dat u uw dank kunt en moet uiten buiten uw acceptatie-e-mail. Spreek uw dank uit aan iedereen die betrokken was bij uw succesvolle sollicitatie naar de baan, of het nu een vriend is die uw naam naar voren heeft gebracht of een recruiter die u op LinkedIn heeft opgemerkt. Als u de extra tijd neemt om een persoonlijk bericht te sturen, laat u uw relaties weten dat u hun bijdrage aan uw relatie op prijs stelt professionele groei.
6. Voorwaarden van het contract
Volgens een onderzoek zegt 46% van de werkzoekenden dat laagbetaalde functies het meest frustrerende aspect van het zoeken naar werk zijn. Daarom is het belangrijkste dat u kunt doen, voordat u een bod accepteert, het contract opnieuw doorlezen. Controleer of het eerlijk is, aan uw verwachtingen voldoet en overeenkomt met het baanaanbod. Als de compensatie en voorwaarden passen, vertel de werkgever dan dat u klaar bent om te tekenen.
Als er discrepanties zijn, probeer dan een telefoongesprek of een persoonlijke ontmoeting te plannen om deze te bespreken voordat u ondertekent. U kunt het aanbod voorwaardelijk accepteren, maar laat de deur open voor een of beide partijen om zich terug te trekken als die voorwaarden niet gebeuren, of dat nu is salaris verwachtingen of andere werknemersvoordelen. Door dit in een live vergadering te doen, kom je sneller tot overeenstemming.
7. Proeflezen
Een acceptatiebrief is een van uw eerste indrukken bij een nieuwe werkgever. Als ze er een ontvangen met spel- en grammaticafouten, kan het zijn dat ze zich afvragen of ze wel de juiste beslissing hebben genomen door jou aan te nemen.
Voordat u de e-mail verzendt, moet u uw e-mail achterwege laten en deze aandachtig en met frisse ogen lezen. Voer uw bericht door via een correctie-app zoals Grammarly of vraag een vriend om het voor u te bekijken. Een spelfout is te voorkomen, dus doe je best om de tekst te proeflezen.
8. Teken
Nadat u de details drie keer heeft gecontroleerd en tevreden bent met zowel het aanbod als uw reactie, voltooi uw e-mail met een digitale handtekening. Druk nogmaals uw dankbaarheid en enthousiasme uit en laat uw toekomstige werkgever weten dat u indien nodig extra informatie kunt verstrekken. En na nog een proeflezing kunt u op verzenden drukken.
Voorbeeld e-mails voor taakaanvaarding
Acceptatiebrieven moeten dezelfde structuur en indeling volgen als elke e-mail die u verzendt: met een onderwerpregel, begroeting, tekst en afscheid. Ter referentie vindt u hier twee e-mailsjablonen die u kunt gebruiken om uw eigen e-mailsjablonen te maken. Sluit gewoon uw gegevens aan en laat uw persoonlijkheid doorschijnen.
Het aanbod accepteren
De kans is groot dat u zich al op uw gemak voelt met de voorwaarden van de functie en niet wilt onderhandelen. Het kan wat heen en weer gaan als u startdata of verdere informatie bespreekt, maar u kunt nog steeds meteen accepteren. Maak van deze gelegenheid gebruik om de voorwaarden te herhalen en de ervaring op de juiste manier te beginnen.
Betreft: (naam) — Aanvaarding van de baanaanbieding
(datum)
Hallo (naam van de wervingsmanager),
Ik schrijf u om u te bedanken voor het aanbieden van de functie van (functietitel) bij (bedrijf). Ik heb genoten van ons sollicitatiegesprek en was blij om iets van je te horen, en ik ben benieuwd waar deze nieuwe functie toe leidt.
Ik heb de arbeidsvoorwaarden zoals vastgelegd in het contract gelezen en ga hiermee akkoord! Ik accepteer ook het salaris, de voorwaarden en het beleid zoals beschreven in de aanbiedingsbrief.
Zoals besproken, zal mijn startdatum (datum) zijn, om mijn voormalige werkgever voldoende tijd te geven om de wijziging te verwerken.
Als u op dit moment aanvullende informatie van mij nodig heeft, neem dan gerust contact met mij op. Ik ben ook beschikbaar voor een online chat of een telefoontje als er aspecten van het contract of mijn aanvaarding zijn die verdere bespreking vereisen.
Nogmaals bedankt voor dit aanbod om lid te worden (bedrijfsnaam). Ik kijk uit naar dit spannende nieuwe hoofdstuk als onderdeel van uw team.
Hartelijke groeten,
(uw naam)
(contactgegevens)
Onderhandelen over het aanbod
Onderhandeling hoeft niet eng te zijn. Het is de eerste stap naar een communicatieve, transparante professionele relatie, en soms lijkt het alleen maar een vraag en antwoord. Als er iets in uw voorwaarden staat dat u wilt bespreken, is de acceptatiebrief het beste moment om dat te doen. Hier is een voorbeeld van wat u moet zeggen:
Onderwerp: (Uw naam): Acceptatie van een baanaanbieding
(datum)
Beste (naam van de wervingsmanager),
Hartelijk dank voor dit aanbod van werk bij (naam bedrijf).
Nadat ik het contract heb bekeken, heb ik één punt van zorg over (onderwerp). In het contract staat (informatie), en na enig nadenken denk ik dat (alternatief) mijn behoeften beter zou weerspiegelen.
Ik heb alle overige arbeidsvoorwaarden zoals uiteengezet in het contract doorgenomen en ga hiermee akkoord. Staat u open voor een gesprek ergens later deze week? Ik ben de meeste dagen bereikbaar via (telefoonnummer) of via Zoom.
Bij voorbaat dank dat u de tijd heeft genomen om dit probleem op te lossen. Ik wil er zeker van zijn dat ons nieuwe partnerschap goed begint, en ik wil graag onder deze omstandigheden bij (bedrijf) aan de slag gaan.
Eerlijk,
(naam)
(contactgegevens)
Een nieuw begin
De e-mail voor acceptatie van het aanbod is de eerste stap naar elke nieuwe baan en zet de toon voor de rest van uw ervaring. Je hebt hard gewerkt om je CV op te poetsen, een sollicitatiebrief te schrijven en nieuwe interviewmethoden onder de knie te krijgen, en die inspanning zou moeten worden voortgezet als je de baan krijgt.
Verandering is ongemakkelijk, maar twijfel er niet aan dat u deze kans verdient. Omarm de nieuwe baanangst en gebruik die energie om uw eerste dag, week en maand op het werk met uw team zo goed mogelijk te maken. Stuur een introductie-e-mail naar uw nieuwe team en zet uw beste beentje voor. Je hebt dit.
