Het is geen geheim dat communicatie cruciaal is op de werkvloer. Elke dag, op kantoor en externe werknemers besteed uren aan het bespreken van projecten, het schrijven van memo’s en het uitwisselen van praatjes met collega’s en managers.
Dit allemaal Communicatie is essentieel voor een werkplek soepel te laten verlopen, maar alleen als iedereen effectief communiceert. Om hun vaardigheden te verbeteren, gebruiken veel professionals het Minto Piramideprincipe. Dit intuïtieve raamwerk maakt het schrijven, spreken en zelfs nadenken over werkproblemen eenvoudig en efficiënt, waardoor u uiteindelijk een deskundige communicator wordt.
Wat is het Minto-piramideprincipe?
De Amerikaanse consultant Barbara Minto – de allereerste vrouwelijke MBA die voor McKinsey and Company werkte – ontwikkelde en bedacht het Minto Pyramid Principle toen ze in de jaren zeventig voor het bedrijf werkte. Dit principe schetst de meest effectieve manier om informatie te structureren en te communiceren:
- Kortom
- Belangrijkste punten
- Details en gegevens
Elke sectie is gedetailleerder en bevat veel informatie dan de vorige, waardoor het principe zijn gelijknamige piramidestructuur krijgt.
Barbara gebruikte dit principe om rekruten om te vormen tot deskundige adviseurs en hen vakkennis te leren duidelijke, boeiende en gedenkwaardige presentaties en rapporten. En in 1985 publiceerde Barbara ‘The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking’, het concept introduceren bij de mainstream en de zakenwereld onuitwisbaar veranderen.
McKinsey leert nieuwe medewerkers nog steeds het piramideprincipe, en de meeste andere adviesbureaus volgen dit voorbeeld. Eerlijk gezegd is het niet moeilijk te begrijpen waarom: deze methode is een waardevol hulpmiddel dat kan helpen verbeter uw communicatieve vaardighedenof u nu een e-mail schrijft of een collega ontmoet oog in oog.
Voor veel professionals is het leren en toepassen van het principe van Barbara de sleutel tot effectiever communiceren. een goede indruk makenen stimuleren carrière groei.
Het Minto-piramideprincipe begrijpen
Het gebruik van het piramideprincipe is een geweldige manier om sterke communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. Hier leest u hoe u elk van de drie piramidesecties kunt aanpakken.
1. Kortom
De Minto-piramide maakt gebruik van ‘antwoord-eerst-communicatie’. Presenteer in de bovenste laag van uw piramide – het begin van uw communicatie – uw algemene argument, bevinding of suggestie. Dit wordt ook wel de ‘BLUF’-methode of ‘Bottom Line Up Front’ genoemd.
Door uw zakelijke communicatie op deze manier te starten, wordt uw hoofdboodschap benadrukt, zodat collega’s de belangrijkste details kunnen opmerken. Als u uw bedrijfsresultaten onmiddellijk presenteert, wordt uw argument ook overtuigender, omdat u de rest van uw presentatie, e-mail of DM kunt besteden aan het ondersteunen van uw claim met gegevens.
Barbara stelt voor om uw kernargument te structureren in een vierdelige verhaalstructuur met de volgende componenten:
- Situatie: Bepaal uw publiek en bepaal de scène van het verhaal.
- Complicatie: Leg het dilemma uit dat voorligt, dat u zult oplossen met uw bedrijfsresultaten.
- Vraag: Vraag uw publiek hoe zij de complicatie waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, kunnen oplossen.
- Antwoord: Presenteer je argument als de oplossing.
Deze verhaalstructuur maakt uw betoog overtuigender en betrekt uw publiek bij het lezen/kijken.
2. Kernpunten
Zodra u de toon heeft gezet en uw argumentatie heeft uiteengezet, versterkt u uw bedrijfsresultaten met de belangrijkste conclusies. Vat de belangrijkste redenen samen waarom u tot uw conclusie bent gekomen en leg deze zo duidelijk mogelijk uit.
Dit gedeelte zou meer “vlees” moeten bevatten dan het uiteindelijke doel, maar het zou nog steeds relatief kort moeten zijn om de aandacht van uw publiek vast te houden en hen te helpen de informatie te verwerken.
3. Details en gegevens
Dit is de basis van de Minto-piramide, dus het zou het gedeelte met de meeste inhoud moeten zijn. Nadat u uw argumentatie en hoofdpunten heeft geformuleerd, kunt u ‘uw werk laten zien’ door alle gegevens, casestudy’s en ander onderzoek aan te bieden dat is gebruikt om tot uw conclusie te komen. Deze details geven uw betoog nog meer houvast, waardoor het overtuigender en overtuigender wordt.
Barbara raadt aan om uw gegevens in categorieën te verdelen met behulp van het MECE-framework (mutually exclusive encollectly exhaustive). Uitgesproken als “meece” zoals “Griekenland”, moedigt dit systeem u aan om uw dataset in elkaar uitsluitende categorieën te verdelen (bijvoorbeeld op leeftijdscategorieën) en ook de collectief uitgebreide gegevens te analyseren (bijvoorbeeld gegevens van alle onderwerpen, ongeacht leeftijd).
Het MECE-framework maakt het eenvoudiger om uw gegevens te analyseren en waardevolle inzichten te verzamelen die uw kernargument ondersteunen.
Alternatieve structuren voor uw piramide
U kunt het piramideprincipe gebruiken om een goede presentatie-, rapport- of teamvergaderingsagenda te maken. Deze methode maakt alle zakelijke communicatie efficiënter en gemakkelijker te begrijpen, maar er is enige flexibiliteit met betrekking tot de manier waarop u uw informatie deelt.
Zolang u eerst en vooral uw bedrijfsresultaten vermeldt, kunt u andere details op elke gewenste manier ordenen. U kunt uw belangrijkste punten en argumenten presenteren met een van de volgende structuren:
- Sequentieel: Soms is chronologisch de beste manier om een verhaal te vertellen. Dit helpt uw publiek uw denkproces te volgen terwijl u de gegevens onderzoekt en uw laatste argument vormt.
- Belang: Als je wilt dat je publiek het eens is met je betoog, overweeg dan om meteen de belangrijkste details en gegevens te vermelden om hun vertrouwen en steun te winnen.
- Invloed: Maak uw betoog gedenkwaardiger door te beginnen met de meest emotioneel gewogen informatie, zoals waarom deze informatie belangrijk voor u is of hoe u denkt dat deze van invloed zal zijn op het werk van het publiek.
De structuur die u gebruikt voor uw zakelijke schrijven of presentatie is afhankelijk van de indruk die u wilt maken. Terwijl u de logische volgorde voor uw project volgt en trouw blijft aan uw wensen communicatie stijlwees niet bang toon wat creativiteit.
Het Minto Piramideprincipe in actie
Dit voorbeeld van het piramideprincipe moet u helpen te zien hoe u de methode professioneel kunt toepassen.
Stel je voor dat je werkgever – een kledingmerk – de omzet onder Gen Z-shoppers wil vergroten. Ze hebben u de opdracht gegeven de markt te analyseren en te bepalen hoeveel ze moeten investeren om winst te maken. Nadat u uw onderzoek heeft uitgevoerd en uw analyse heeft voltooid, kan uw Minto-piramide er als volgt uitzien.
1. Het eindresultaat
De top van uw piramide (rapport/presentatie/etc.) geeft leidinggevenden de “bottom line up front” en beantwoordt de vraag van het bedrijf in een vierdelige verhaalstructuur:
“Bedrijf X zal de omzet in vijf jaar met $100 miljoen verhogen door $30 miljoen te investeren in marketing om zich te richten op de leeftijdsgroep van 11 tot 26 jaar, ook wel bekend als Gen Z.
Gen Z is momenteel goed voor één op de vijf Amerikanen. Ze hebben een totale koopkracht van $360 miljard, maar helaas haalt bedrijf X slechts 5% van zijn omzet uit deze leeftijdscategorie. Het afstemmen van marketinginspanningen op deze leeftijdsgroep kan de belangstelling vergroten en de totale omzet verhogen, met een verwachte stijging van $100 miljoen in de komende vijf jaar.”
Dit BLUF-voorbeeld vermeldt duidelijk de kosten, baten en het verwachte tijdsbestek dat nodig is om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken. Het stelt ook de situatie, de complicatie, de vraag en het antwoord van uw presentatie vast.
2. De belangrijkste punten
Vat vervolgens de belangrijkste punten van uw betoog samen:
- Marktinformatie: “Generatie Z komt in de adolescentie en jongvolwassenheid, wat betekent dat hun koopkracht en potentieel om merkloyaliteit te ontwikkelen hoog is.”
- Wijzigingen in de marketingstrategie van het bedrijf: “Generatie Z ontdekt kledingmerken doorgaans via X-, Y- en Z-methoden. Bedrijf X moet investeren in marketing via deze kanalen om deze markt te bereiken. Dit zal de komende vijf jaar waarschijnlijk 30 miljoen dollar kosten.”
- Manieren waarop deze veranderingen van invloed kunnen zijn op het bedrijf: “Omdat bedrijf X Gen Z voor het gerecht brengt, moeten ze hun voorraad- en advertentiestrategie aanpassen. Dit zal waarschijnlijk betekenen dat we ongeveer 2% van onze klantenkring zullen verliezen aan millennial- en Gen X-consumenten.”
Denk aan uw belangrijkste punten, zoals de CliffNotes, voor uw betoog, en neem alle informatie op die uw publiek moet weten.
3. De details en gegevens
Wanneer u de basis van uw piramide bereikt, zou uw publiek geïnteresseerd moeten zijn om meer te leren. U hebt de wortel laten bungelen ($100 miljoen aan hogere inkomsten) en een paar belangrijke feiten gepresenteerd (veranderende marketingstrategieën, het potentieel om klanten te verliezen, enz.). Nu is het tijd om ze precies te laten zien hoe je tot je conclusie bent gekomen.
Presenteer de marktstudies, klantprofielen, jaar-op-jaarprojecties en al het andere dat uw argument ondersteunt. Als u het piramideprincipe hebt gevolgd, moeten uw collega’s volledig betrokken zijn en het denkproces begrijpen dat u hebt doorlopen om tot uw uiteindelijke suggestie te komen.
Waarom is het Minto Piramideprincipe effectief?
Toen Barbara ruim vijftig jaar geleden de Minto-piramide creëerde, wilde ze de communicatie van haar collega-consultants stroomlijnen en ze begrijpelijker maken. Ze wist dat tijd geld was en dat de meeste drukke leidinggevenden niet de tijd hadden om enorme muren met tekst aandachtig te lezen of naar kronkelige presentaties te luisteren.
En 50 jaar geleden hadden professionals niet eens het internet dat om hun aandacht streed.
Tegenwoordig is het zelfs nog belangrijker om je punt snel en efficiënt over te brengen, omdat de meeste mensen niet alles zullen lezen wat je schrijft. Uit onderzoek van de Nielsen Norman Group is gebleken dat 79% van de mensen webpagina’s scant in plaats van ze woord voor woord te lezen. De lezers van vandaag zijn bedreven in het zoeken naar belangrijke informatie, dus zorg ervoor dat deze gemakkelijk te vinden is.
Het Minto-piramideprincipe maakt uw argument ook overtuigender. Door aan het begin uw conclusie te formuleren, kadert u alle details en analyses rond dat centrale punt. Hierdoor kan uw publiek de situatie op uw manier zien en het eens zijn met uw conclusie of suggestie.
Creëer duidelijkere communicatie met het Minto Pyramid-principe
Hoewel het gebruik van de Minto-piramide uw zakelijke documenten en PowerPoint-presentaties zeker duidelijker en overtuigender zal maken, geeft het doorlopen van deze piramide u ook de kans om uw argumentatie te definiëren.
Misschien beschikte u oorspronkelijk niet over het onderzoek dat nodig was om uw publiek te overtuigen, of wilde u de belangrijkste punten kortheidshalve weglaten. Door al uw communicatie via dit proces te doorlopen, kunt u wellicht duidelijker maken wat u wilt zeggen, zodat zelfs u het beter begrijpt.
Of je nu een bemoedigende manager bent opwaartse communicatie met uw werknemers, een werknemer die zich voorbereidt succesvol beherenof een stagiair Als je probeert impact te maken, zal het gebruik van dit principe je kosten professionele ontwikkeling naar het volgende niveau.