Overtuig uzelf van de voordelen van delegatie
Voor een effectieve en succesvolle delegatie ben jij de hoofdrolspeler om te overtuigen. Als je het type bent dat tegen jezelf zegt: “Ik ga sneller door het alleen te doen”, is dit de gedachte dat je eerst zult moeten vechten. Je moet jezelf ervan overtuigen dat de delegatie, goed uitgevoerd, je zal maken tijd winnen. Maar niet alleen! Er zijn nog veel meer voordelen te behalen door effectief delegeren:
- Jij empowerment van uw teamleden. En een verantwoordelijk team is gemotiveerd, betrokken en gewaardeerd.
- Jij focus op je belangrijkste doelen. Door bepaalde niet-strategische taken te delegeren, zal uw aandacht worden gericht op uw belangrijkste verantwoordelijkheden die u hebben gemotiveerd om deze functie op zich te nemen.
Ben jij het tegenovergestelde van de “voorzichtige” manager en zweer je alleen bij delegatie omdat het een ander is die de risico’s voor je neemt? Je bent de andere kant opgegaan. U bent een manager, verlies niet uit het oog dat de verantwoordelijkheid voor een goed uitgevoerde job altijd bij u ligt.
Identificeer duidelijk de missie om effectief te delegeren
Sta je op de rand van een burn-out op je werk? Het besef dat we te veel werk hebben en dat we niet alles kunnen managen, is vaak het uitgangspunt bij het nemen van de beslissing om te delegeren. Deze observatie is echter niet voldoende om een effectief delegatieproces te genereren.
beginnen met een lijst van alle missies en de taken die je moet doen. Geef ze vervolgens prioriteit: het is aan jou om onderscheid te maken tussen belangrijke en urgente taken, secundaire taken en taken die kunnen wachten. Houd de missies die u zowel urgent als belangrijk vindt onder uw verantwoordelijkheid. Evalueer de mogelijkheid om degenen die alleen urgent zijn te delegeren, en identificeer de medewerkers die de leiding over hen zouden kunnen nemen.
Vind de juiste vaardigheden binnen uw team om effectief te delegeren
Om effectief te delegeren, is het niet voldoende om de taken op te sommen die u wilt uitvoeren: u moet ervoor zorgen dat een van uw medewerkers de capaciteit heeft om deze over te nemen. Wat komt er bij kijken: vaardighedenhet niveau van beschikbaarheid, en ook zijn verlangen om de missie te beheren die u hem wilt toevertrouwen. Voorkom dat u iemand taken oplegt die u niet wilt beheren. Het risico: een klus niet of slecht gedaan krijgen. Met andere woorden, zelfs als u een manager bent en de bevoegdheid hebt om een van uw teamleden aan te wijzen om een deel van uw activiteit op zich te nemen, is het altijd beter om dit met zijn toestemming.
Hoe taakdelegatie implementeren?
Voor effectief en succesvol delegeren moeten bepaalde stappen worden doorlopen, met als kernwoord: communicatie.
- presteren een formele briefing : wat is de missie? Wat zijn de doelstellingen, deadlines? Wat is de exacte omvang van het project? Wie is er verantwoordelijk voor?
Verzamel alle informatie en documenten die een optimale bestandsoverdracht mogelijk maken. - Bereiden een vergadering met de medewerker die u hebt gekozen om u te helpen. Het is belangrijk om het project uit te leggen, ervoor te zorgen dat de persoon de missie aanvaardt en de tijd te nemen om eventuele vragen te beantwoorden.
- Plan tussentijdse data vóór de definitieve weergave om de voortgang van de missie te valideren, heroriënteer indien nodig, verwijder de blokkeringspunten. Als dit de eerste keer is dat u deze persoon delegeert, zal uw beschikbaarheid en uw vermogen om goede ondersteuning te bieden bepalend zijn voor het succes van het project.
- Stel KPI’s in, leg aan de gekozen persoon het belang van rapportage uit en bied aan om er regelmatig een te doen. Jurk een beoordeling zodra de missie is voltooid. Wat werkte goed? Welke punten kunnen verbeterd worden? Zelfs als u de taak niet rechtstreeks uitvoert, bent u verantwoordelijk voor het succes ervan. Door een continue verbeteringsbenadering te hanteren, is het mogelijk om de positieve punten te benadrukken en de rest aan te passen.
- Waardeer de missie en de persoon, zodat uw medewerker niet de indruk heeft “het werk voor u te doen”. Dit omvat met name empowerment van de medewerker en goede communicatie binnen het team over wat je hebt gedelegeerd en aan wie.
Hoe effectief delegeren?
Als het gemakkelijk is om een deel van je werk te ontlasten als je teveel hebt, is het soms minder voor de hand liggend om je vertrouwen te schenken. Goud, vertrouwen en laten gaan zijn de impliciete voorwaarden om het succes van het project dat u hebt besloten te delegeren te garanderen. Pas indien nodig kleine controles toe, maar vermijd een directieve en autoritaire stijl van leidinggeven, met het risico dat u de volgende tijden niet kunt delegeren. Integendeel, het is een goede gelegenheid om dankbaar te zijn voor de ontvangen steun.
