Een eindeloze reeks taken en to-do-lijsten kan ervoor zorgen dat het onmogelijk lijkt om dat te doen blijf gemotiveerd. Mogelijk hebt u een inbox vol met berichten waarop u kunt reageren en een kalender met deadlines die u moet halen. En op sommige dagen kan het gemakkelijker voelen om je onder de dekens te verstoppen en in bed te blijven liggen dan om te gaan met de brandslang van verantwoordelijkheden.
Je overweldigd voelen overkomt iedereen, maar gelukkig zijn die er wel organisatie-apps en tijdmanagementtechnieken waarmee u uw tijd kunt besteden aan wat belangrijk is. Eén daarvan is de Eisenhower Matrix, een methode die geeft prioriteit aan taken op basis van hun urgentie en belang.
Wat is de Eisenhower-matrix?
De Eisenhower Matrix is een visuele tool voor taakbeheer waarmee u taken in vier kwadranten kunt indelen:
- Dringend en belangrijk
- Belangrijk en niet urgent
- Dringend en onbelangrijk
- Niet urgent en onbelangrijk
Dit besluitvormingsinstrument, ook wel de Eisenhower Decision Matrix, de Eisenhower Box of de Urgent-Important Matrix genoemd, is geïnspireerd op Dwight D. Eisenhowerde 34e president van de Verenigde Staten en een vijfsterrengeneraal uit de Tweede Wereldoorlog.
De matrix neemt uw typische te doen lijst een tandje hoger. Het vraagt u om uw taken in kaart te brengen op basis van urgentie en belang. Hierdoor kunt u zich concentreren op tijdgevoelige en noodzakelijke taken, waardoor er minder tijd en energie wordt verspild. Beurtelings, je besteedt meer tijd aan rusttaken met hoge prioriteit, of persoonlijke ontwikkeling.
Waarom het werkt
Door de Eisenhower Matrix te gebruiken, kunt u vaardigheden op het gebied van tijdmanagement opbouwen en leer doelbewust te zijn bij uw besluitvorming. Dit leidt tot meer tevredenheid over de beslissingen die u neemt. De matrix kan je ook helpen bij het bestrijden beslissingsvermoeidheid en gevoelens van overweldiging.
Bovendien vereist de Eisenhower Matrix dat u bij het prioriteren van taken rekening houdt met uw korte- en langetermijndoelen. Dit brengt tijdverspillers aan het licht die je afleiden van die doelen.
Wie moet het gebruiken?
Als u meer tijd besteedt aan het beheren van uw takenlijst dan aan het daadwerkelijk aanpakken ervan, kan de Eisenhower Matrix u helpen. Het helpt u ook om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken. Zoals ze zeggen: als alles urgent is, is niets urgent.
De Eisenhower-matrix is slechts een van de vele methoden voor tijdmanagement. Als het voor jou niet werkt, geen probleem. Probeer een andere productiviteitstip in plaats van.
De FranklinCovey-tijdmatrix vs. de Eisenhower-matrix
Als je gehoord hebt van de FranklinCovey tijdmanagementmatrix, komt u de Eisenhower Matrix wellicht bekend voor. Stephen Covey, auteur van ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’, baseerde zijn Covey Time Management Matrix op de Eisenhower Matrix.
Het belangrijkste verschil is dat de FranklinCovey Matrix zich richt op taken in kwadrant twee. Het doel is om uw tijd en energie te beschermen tegen last-minute urgenties (in tegenstelling tot de focus op impact-urgentie van de Eisenhower Matrix).
De vier kwadranten van de Eisenhower Matrix
De Eisenhower Matrix heeft vier kwadranten die elke taak categoriseren en een actie toewijzen:
Kwadrant 1: Urgente en belangrijke taken
Actie: Doe eerst
Het eerste kwadrant omvat urgente taken die onmiddellijke aandacht behoeven. Deze taken moeten zo snel mogelijk worden voltooid. Anders kunt u met negatieve gevolgen te maken krijgen. Als u ze van u afschudt, kan dit bijdragen aan stress en, uiteindelijk, burn-out.
Enkele voorbeelden van ‘doe eerst’-taken zijn onder meer:
- Reageren op een kritische e-mail van een klant of manager
- Een last-minute bijeenkomst organiseren om een crisis aan te pakken
- Met uw auto naar de winkel om een lekke band te repareren
- Een bug oplossen die van invloed is op een product of dienst
- Je scriptie afmaken voordat deze klaar is
Kwadrant 2: Niet-dringende maar belangrijke taken
Actie: Schema
Taken in het tweede kwadrant zijn niet tijdgevoelig, maar wel belangrijk om uw doel te bereiken langetermijndoelen. Door tijd voor deze taken te plannen, is de kans groter dat u ze uitvoert. Als u op deze manier plant, verkleint u de kans dat u afleidingen tegenkomt of deze helemaal vergeet.
Dit zijn enkele voorbeelden van taken die u moet plannen:
Kwadrant 3: Urgente maar niet belangrijke taken
Actie: Delegeren
Taken in het derde kwadrant vereisen onmiddellijke aandacht, maar dragen mogelijk niet bij aan uw langetermijndoelen. Ze hebben misschien niet eens jouw vaardigheden nodig. Omdat deze taken nog steeds dringend zijn, kunt u dit het beste doen delegeren ze als je kunt.
Welke taken kunt u delegeren? Hier zijn enkele voorbeelden:
- Oud papierwerk weggooien
- Het schoonmaken van specifieke kamers in uw huis
- Een ongepland telefoontje beantwoorden
- Routinematig papierwerk of administratieve taken
- Assisteren bij onverwachte hulpvragen
Hoe je taken kunt delegeren zonder schaamte
Heeft u moeite met het delegeren van taken? Het kan zijn dat u zich schaamt of bang bent dat u anderen tot last zult zijn. Als dat zo is, ben je niet de enige. Veel mensen hebben moeite met delegeren. Deborah Grayson Riegel, hoogleraar leiderschapscommunicatie aan de Fuqua School of Business van Duke University, schrijft dat Veel voorkomende problemen houden in dat ze niet weten wat ze kunnen delegeren of welke taken leermogelijkheden voor anderen kunnen zijn.
Als je negatieve emoties associeert met delegatie, kijk dan eerst naar binnen om eventuele misvattingen aan te pakken. Dr. Sharon Saline, een psycholoog die zich richt op ADHD en angst, noemt deze mentaliteitsveranderingen als noodzakelijk voor zich op uw gemak voelen met delegeren:
- Accepteer dat het oké is om niet te weten hoe je iets moet doen
- Begrijp dat leren gebeurt met vallen en opstaan
- Erken dat perfectie niet bestaat
Het kan ook helpen om na te denken over de voordelen van het delegeren van taken voor uw team. Delegeren kan een mogelijkheid bieden voor een directe ondergeschikte om aan hun carrièredoelen te werken.
Kwadrant 4: Niet-urgente en niet-belangrijke taken
Actie: Voorkomen
Activiteiten die niet bijdragen aan uw doelen en geen directe actie vereisen, horen thuis in het vierde kwadrant. Deze taken zijn vaak afleiding werp je focus afleiden tot uitstelgedrag en tijdverspilling.
Vermijd deze taken of, beter nog, verwijder ze van uw takenlijst. Als ze op dit moment niet urgent en niet belangrijk zijn, zullen ze dat ook nooit worden.
Deze tijdverspillers kunnen er als volgt uitzien:
Hoe weet je wat urgent en belangrijk is?
Eisenhower zei ooit: ‘Wat belangrijk is, is zelden urgent, en wat urgent is, is zelden belangrijk.’
Door de Eisenhower-matrix te gebruiken, kunnen we het verschil tussen dit soort taken duidelijker zien.
Een dringende taak vereist onmiddellijke aandacht. Deze taken kunnen reactief zijn, zoals een telefoontje plegen om een probleem voor een klant op te lossen. Of ze kunnen nodig zijn om een doel te bereiken, zoals het afronden van een werkstuk om een deadline te halen.
Urgente taken hebben ook negatieve gevolgen als je ze niet meteen aanpakt. Als u uw klant niet belt, kan dit ertoe leiden dat hij of zij zijn bedrijf kwijtraakt, terwijl het niet afmaken van uw werkstuk vóór de deadline kan resulteren in een onvoldoende.
Een belangrijke taak komt overeen met uw persoonlijke waarden en draagt bij aan het verwezenlijken van een doel. Hoewel ze geen onmiddellijke actie vereisen, brengt het besteden van tijd eraan u dichter bij belangrijke mijlpalen en carrière groei.
Bijvoorbeeld, het opbouwen van een onlineportfolio kan u helpen een nieuwe baan te vinden en een online coachingsessie kan u helpen bouwen mentale veerkracht.
Waarom we slecht zijn in het stellen van prioriteiten
Prioriteiten stellen is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Mensen met ADHD en zelfs trauma kunnen worstelen met de uitvoerende functie. Het kan een uitdaging zijn om prioriteiten te stellen voor hun to-do-lijsten, aan de slag te gaan en gefocust te blijven. Overweldigd voelen kan ook ons vermogen verminderen om effectief prioriteiten te stellen. We kunnen eenvoudigweg de meest moeiteloze taken kiezen om iets van onze lijst af te vinken.
Sommigen van ons raken gemakkelijk afgeleid. Als u ooit het glanzende-objectsyndroom heeft meegemaakt, begrijpt u hoe moeilijk het kan zijn om bij de les te blijven. Deze uitdagingen kunnen leiden tot inefficiënte prioriteitenstelling, maar het gebruik van een methode als de Eisenhower Matrix kan u helpen weer op het goede spoor te komen.
Nog 5 tips voor tijdbeheersing
1. Identificeer uw tijdmanagementstijl
Als u begrijpt hoe u uw tijd het liefst indeelt, kunt u uw sterke en zwakke punten ontdekken. Vervolgens kunt u actie ondernemen om deze aan te pakken. Een van deze veel voorkomende tijdmanagementstijlen ziet er misschien bekend uit:
- Grote foto: Deze stijl houdt in dat u uw takenlijst in vogelvlucht bekijkt en vervolgens plant hoe u uw taken gaat voltooien. Degenen in deze categorie hebben een duidelijke visie op het grotere geheel en blinken uit in het creatief oplossen van problemen. Ze kunnen echter fijnere details over het hoofd zien.
- Cliffhanger: De tijdmanagementstijl van de cliffhanger zet het in een hogere versnelling als deadlines opdoemen. Deze stijl gedijt goed in stressvolle situaties, maar kan gevoelig zijn voor overhaast werk van lage kwaliteit.
- Hyperfocus: Degenen met een hyperfocusstijl hebben de neiging dat te doen in een flow-staat komen en concentreer u diep op één taak totdat deze is voltooid. Ze hebben de neiging om nauwgezette aandacht voor detail te tonen en werk van hoge kwaliteit te leveren, wat kan resulteren in gemiste deadlines.
- Trechter: Als je iemand kent die van taak naar taak springt zonder iets af te ronden, is hij of zij misschien wel een hopper. Hoppers kunnen gemakkelijk wisselen tussen taken en zijn gevoelig voor multitasking, wat leidt tot desorganisatie, gemiste deadlines en veel stress.
- Impulsief: De impulstijdmanagementstijl gedijt goed zonder plan. Ze hebben misschien niet eens een takenlijst. Dit helpt hen oplossingen te improviseren en snelle beslissingen te nemen. Ze kunnen echter ook deadlines missen en moeite hebben met concentreren.
- Perfectionist: Net als de hyperfocusstijl, de perfectionist focust op details en levert kwalitatief hoogstaand werk af. Ze hebben de neiging om de verwachtingen diep te begrijpen, maar hebben moeite om betekenisloze details los te laten en genoegen te nemen met ‘goed genoeg’.
2. Vermijd de multitasking-valkuil
Velen van ons houden ervan multitasken. Maar er zijn aanwijzingen dat deze gewoonte van voortdurend wisselen van taak slecht voor ons is. Studies hebben aangetoond het is minder efficiënt dan focussen op een enkele taak en kan zelfs uw uitvoerende functie schaden. Bovendien kan multitasken je motivatie ondermijnen en je stressniveau enorm doen stijgen.
Schema’s, mindfulness en het vinden van een werkplek met beperkte afleiding kunnen u ervan weerhouden te multitasken. Zorg daarnaast voor voldoende rust en delegeer taken waar mogelijk.
3. Gebruik tijdblokkering om prioriteit te geven aan uw agenda
Tijd blokkeren Het gaat om het reserveren van tijd voor specifieke taken. Deze aangegeven tijd is een blok en u kiest zelf hoeveel tijd u voor elk blok reserveert.
Het mooie van tijdsblokkering is dat het afleiding kan voorkomen door uw werkstatus in te stellen op ‘bezet’ of ‘hoofd naar beneden’. Bovendien kunt u tijdsblokkering gebruiken om tijd vrij te maken voor niet-werkgerelateerde taken die in kwadrant twee vallen. Enkele voorbeelden zijn onder meer sporten of een lunchpauze nemen met een vriend.
4. Neem de tijd voor pauzes met de Pomodoro-techniek
De Pomodoro-techniek is een andere manier om pauzes in uw dag in te plannen. Meestal gaat het om 25 minuten geconcentreerde werktijd, gevolgd door een pauze van vijf minuten. U kunt meerdere gerichte werksessies aan één taak wijden en vervolgens een pauze van 15 tot 30 minuten nemen zodra deze is voltooid.
5. Experimenteer met verschillende tools en methoden
Er bestaat niet één juist antwoord om uw tijd effectief te beheren. We moeten allemaal ontdekken wat het beste voor ons werkt. Het kan zelfs een combinatie zijn van verschillende benaderingen.
Het goede nieuws is dat je het niet alleen hoeft uit te zoeken. Een carrière- of levenscoach kan je het verschil laten zien hulpmiddelen voor tijdmanagement terwijl je je strategieën leert organiseer je leven.
Focus op de juiste prioriteiten met de Eisenhower Matrix
De Eisenhower Matrix houdt uw prioriteiten en doelen voor ogen. Hoewel u in het begin wellicht moeite heeft met het prioriteren van uw taken, wordt het stellen van prioriteiten steeds gemakkelijker naarmate u de matrix langer gebruikt.
Als u extra ondersteuning nodig heeft bij het begrijpen van de nuances van uw persoonlijke en professionele doelen, a De BetterUp-coach kan u helpen. Chat één op één met een gecertificeerde deskundige coach en ontdek op gedrag gebaseerde, op wetenschap gebaseerde manieren om dat te doen balans tussen werk en privé bereiken, vind je doelEn stress verminderen.
