De sleutel tot het succes van elke organisatie zijn haar mensen.
Elk teamlid biedt een unieke oplossing om uitdagingen te overwinnen en een bedrijf naar zijn doel te leiden doelen en doelstellingen. Maar het ontsluiten van hun potentieel is niet altijd gemakkelijk.
Terwijl jij ernaar streeft kandidaten te selecteren met gevarieerde vaardigheden en een concurrentievoordeel, is het niet ongebruikelijk dat dagelijkse activiteiten de volledige capaciteiten van een nieuwe medewerker belemmeren. En soms merk je misschien dat ze de vaardigheden missen die je van hen nodig hebt.
Een doordachte analyse van de vaardighedenkloof identificeert uw huidige personeelsbestand harde en zachte vaardigheden tegen de kwalificaties die u nodig heeft om grotere bedrijfsdoelen te bereiken. Het is een complex proces dat zorgvuldigheid vereist het stellen van doelen en alle hens aan boord, maar de resultaten zullen hun vruchten afwerpen.
Wat is een analyse van de vaardighedenkloof?
Een analyse van de vaardighedenkloof is een beoordelingsmethode die het verschil identificeert tussen de huidige vaardigheden van werknemers en de andere vaardigheden die u nodig heeft om bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
Het is een proactieve tool die aangeeft hoe individuen, teams of de hele organisatie kunnen verbeteren met professionele training en bijscholing. En als manager geeft het u informatie over de sterke en zwakke punten van uw team, zodat u taken en projecten kunt indelen op basis van individuele capaciteiten.
Een beoordeling van de vaardighedenkloof is als een kompas dat een leertraject stimuleert en de strategische langetermijnplanning begeleidt. Het kan losse eindjes aan elkaar knopen of aangeven dat iemand geheel nieuwe vaardigheden moet verwerven, afhankelijk van de diepgang van de analyse en de reden voor de prestaties.
Het kan zijn dat een verkoopvertegenwoordiger aan zijn onderhandelingstechnieken moet werken, of dat een medische professional geheel nieuwe technologie voor gegevensverzameling en -analyse moet leren. Er is geen specifiek moment om een competentiekloofanalyse uit te voeren. Uw team kan hun vaardigheden altijd verfijnen om betere resultaten te behalen.
Het omarmen van een groeimindset die voortdurend leren en verbeteren aanmoedigt, is altijd een goede strategie om medewerkers te betrekken en uw organisatie toekomstbestendig te maken. En het consequent uitvoeren van beoordelingen van de vaardigheidstekorten zorgt ervoor dat uw organisatie met de curve meebeweegt – of er zelfs voorbij gaat.
De voordelen van een analyse van de vaardighedenkloof
Een tekort aan vaardigheden zorgt voor gaten in uw personeelsbestand die een negatieve invloed kunnen hebben op uw efficiëntie, groeipotentieel en bedrijfsresultaten. Hier zijn vijf voordelen van het uitvoeren van een vaardigheidsanalyse:
1. Waardevolle inzichten
Stel je een personeelsbestand voor als een zakelijke gereedschapskist. Elke medewerker beschikt over unieke vaardigheden om specifieke taken uit te voeren, problemen op te lossen en de afdeling soepel te laten functioneren. En ze werken samen, waardoor succes wordt verrijkt met teamsamenwerking.
Maar je moet weten wat je in je gereedschapskist hebt om deze efficiënt te kunnen gebruiken. Een vaardighedenanalyse geeft gedetailleerd inzicht in de capaciteiten van uw medewerkers en laat u precies zien wat ze wel en niet kunnen. Dan kun je het beste uit ieder teamlid naar boven halen.
Misschien blinkt een marketingteam uit in het creëren van visuele inhoud, maar vallen hun campagnes tegen. Uit een analyse van de vaardighedenkloof kan blijken dat het team expertise mist op het gebied van gegevensbeheer dat essentieel is voor het navigeren door doelgroepanalyses. Met die informatie weet de marketingmanager waar hij zijn energie op moet richten om vervolgcampagnes te ontwikkelen.
2. Leren en ontwikkelen
Een analyse van de vaardighedenkloof wordt ook wel een analyse van de opleidingskloof genoemd vanwege het potentieel ervan om effectieve ontwikkelingsplannen voor de werkplek vorm te geven. Met de hiaten die u ontdekt, weet u waar u de leerinspanningen van uw team op moet richten.
Stel u voor dat uw analyse van de vaardighedenkloof aangeeft dat uw klantenserviceteam over effectieve onderhandelingsvaardigheden beschikt, wat bijdraagt aan ondermaats presterende verkopen of verloren contracten. HR kan workshops met onderhandelingsexperts, mentorprogramma’s met hoger opgeleiden of individuele loopbaancoaching aanbieden. En teamleiders kunnen prestatiebeoordelingen structureren rond nieuwe vaardigheidsniveaus.
3. Behoud van medewerkers
Volgens The American Upskilling Study: Empowering Workers for the Jobs of Tomorrow, een rapport van Gallup, zou 48% van de Amerikaanse werknemers overstappen naar een nieuwe baan als die baan meer opleidingsmogelijkheden zou bieden. In hetzelfde rapport wordt gesteld dat 65% van mening is dat bijscholingsmogelijkheden erg belangrijk zijn bij de beslissing om een nieuwe functie in te nemen.
Met trainingsprogramma’s laat u uw medewerkers zien dat u om hun professionele ontwikkeling geeft. Investeren in hen is de moeite waard als u medewerkers op de lange termijn wilt behouden. Degenen die het gevoel hebben dat ze stagneren, kunnen hun positie als een doodlopende weg zien en vertrekken naar een positie die meer groei biedt. En het uitvoeren van een analyse van de vaardighedenkloof is de katalysator om die kansen te ontdekken en actie te ondernemen.
4. Strategische personeelsplanning
Een vaardighedenbeoordeling is niet alleen nuttig om inzicht te krijgen in de competenties van uw bestaande personeelsbestand. Het kan ook een leidraad zijn voor toekomstige wervingsstrategieën. Daarom wordt het ook wel een talent gap-analyse genoemd. De gegevens die u verzamelt via een vaardighedenanalyse leiden tot een effectiever wervingsproces dat uw hiaten opvult. Je geeft vorm aan functiebeschrijvingen, stelt screeningcriteria op en stelt sollicitatievragen op met meer specifieke vaardigheden in gedachten.
De aanpak helpt u de juiste mensen te vinden die bij uw team passen en die vanaf het begin de kloof in vaardigheden overbruggen. Bovendien kan inzicht in welke vaardigheden belangrijk zijn voor uw organisatie u helpen bij het onderhandelen over belonings- en arbeidsvoorwaardenpakketten die passen bij de marktwaarde.
5. Concurrentievoordeel
Als uw bedrijf een tekort aan vaardigheden ervaart, bent u niet de enige. Volgens een McKinsey-enquête uit 2021 meldde 87% van de mondiale werkgevers een ernstig tekort aan vaardigheden. En een van de moeilijkst te vinden vaardigheden zijn sterke technologische vaardigheden die aansluiten bij trends in de sector.
Digitale transformatie en taakautomatisering veranderen de toekomst van werk, en niet alleen voor functies die rechtstreeks te maken hebben met machine learning of kunstmatige intelligentie zoals ChatGPT. Artsen maken steeds vaker gebruik van nieuwe technologieën voor het verzamelen en analyseren van gegevens, en docenten kunnen chatbots gebruiken om leerlingen te helpen talen te leren en repetitieve gesprekken te stroomlijnen.
Als uw analyse gaten aan het licht brengt in het begrip van uw team over automatiseringstools, investeer dan in wat training. Het kan uw hele organisatie helpen trends voor te blijven.
Hoe u een analyse van de vaardighedenkloof uitvoert
Als u er klaar voor bent om uw team te laten zien waar ze zich kunnen bijscholen, vindt u hier een stapsgewijze handleiding met enkele voorbeelden van gap-analyses:
1. Definieer de focus
Het bepalen van uw reikwijdte is de eerste stap bij het uitvoeren van een analyse van de vaardighedenkloof. Begin met het onderzoeken van de strategische doelstellingen van de organisatie, de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) en de huidige uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd. Dit zal u helpen beslissen of u vaardigheden op organisatorisch, afdelings- of individueel niveau wilt analyseren.
Als de beoordelingen van uw klantenservice voortdurend dalen, kan dit erop duiden dat u zich moet concentreren op het team dat deze communicatie afhandelt. Maar als de klanttevredenheidscijfers, de totale omzet en de klantenwerving allemaal afnemen, duidt dit waarschijnlijk op de behoefte aan een bredere afdelings- of organisatiebeoordeling.
Je focus kan ook proactief zijn. Als u nieuwe software adopteert of van plan bent de overstap naar een nieuwe markt te maken, concentreer u dan op het meten van de paraatheid. Een meer algemene organisatorische beoordeling van de noodzakelijke nieuwe vaardigheden voor een specifiek project of initiatief kan informatie opleveren over de mate waarin uw personeel klaar is voor de transformatie.
2. Identificeer de vaardigheden waaraan u wilt werken
Nadat u de reikwijdte van uw analyse heeft ontwikkeld, bepaalt u de vaardigheidsbehoeften voor elk van de rollen en verantwoordelijkheden die u analyseert. Maak een lijst die zo gedetailleerd mogelijk is, met zowel technische vaardigheden als zachte vaardigheden. Door deze lijst vanaf het begin van het proces in gedachten te houden, kunt u uw analyse nauwkeuriger maken voor een specifieker resultaat.
Begin met het analyseren van de functieomschrijvingen, de langetermijndoelstellingen en de bedrijfscultuur van uw organisatie, en overleg met hogere managers over de toekomstige vaardigheden die uw teams mogelijk nodig hebben om concurrerend te blijven.
Je kunt teamleden of managers ook vragen welke vaardigheden ze op dit moment denken te missen. Dit geeft inzicht en betrekt hen bij het ontwikkelingsproces. Een medewerkersfeedbackonderzoek is een goede manier om dit te doen.
Bepaal voor elke vaardigheid het belang (hoog, gemiddeld, laag) en het vaardigheidsniveau dat u wilt dat het team bereikt (uitstekend, goed, basis). Je kunt ook kiezen voor numerieke beoordelingsschalen om individuele scores te beoordelen, zoals een driepuntensysteem dat varieert van eenvoudig tot uitstekend. Een goed gedefinieerd scoresysteem helpt u bij het opbouwen en prioriteren van vaardigheidstrainingen na het voltooien van uw beoordeling.
Een softwareontwikkelingsbedrijf heeft mogelijk programmeurs nodig die bekwaam zijn in een nieuwe codeertaal voor een toekomstig dienstenaanbod. Dat betekent dat de taal een ‘uitstekend’ vaardigheidsniveau van ‘hoog’ belang zou hebben, of een drie op de schaal.
3. Beoordeel huidige vaardigheden
Door verschillende metingen te gebruiken, krijgt u meer gedetailleerde gegevenssets. Overweeg de volgende opties:
- Assessments en enquêtes onder medewerkers, teams en managers
- Interviews met managers en medewerkers
- Teamworkshops
- Prestatiebeoordelingen en rapporten uit het verleden
- Software voor vaardighedenbeheer, zoals Trackstar
- Vaardigheidstests
4. Identificeer de hiaten
Zodra u uw resultaten heeft, vergelijkt u de huidige vaardigheden met de vaardigheden die u zoekt voor elke functie. Elke discrepantie vertegenwoordigt een vaardigheidskloof. Als uit uw analyse blijkt dat uw codeerteam slechts een basisbeheersing van een nieuwe programmeertaal heeft in plaats van een uitstekende programmeertaal, dan heeft u een leemte ontdekt.
5. Rapporteer de resultaten
Maak een uitgebreid rapport dat u met het leiderschap kunt delen en samen potentiële oplossingen kunt identificeren. Transparantie vergroot het vertrouwen in zowel het leiderschap als de medewerkers, dus betrek iedereen bij het professionele ontwikkelingsproces. Overweeg om team- en individuele bijeenkomsten te houden om evaluaties van vaardigheden te delen, de volgende stappen te bespreken en nieuwe verwachtingen en doelstellingen te stellen.
6. Maak een actieplan
U kunt de vaardigheidskloof op twee manieren aanpakken: bestaande werknemers opleiden en nieuwe aanwervingscriteria voor toekomstige kandidaten ontwikkelen. Hier is hoe:
Voor bestaand personeel
Een combinatie van training, regelmatige prestatiebeoordelingen en incentives kan werknemers helpen de vaardigheden te verbeteren die ze nodig hebben. Dit kan een of meer van de volgende opties omvatten:
Voor nieuwe medewerkers
Gebruik de informatie die u heeft verzameld om het toekomstige wervingsproces aan te passen en nieuwe medewerkers vanaf het begin te ondersteunen. Dit kan het volgende omvatten:
- Functiebeschrijvingen bewerken zodat ze de belangrijkste vaardigheden bevatten
- Het trainen van wervingsmanagers om vragen te stellen over de vereiste vaardigheden
- Het maken van vaardigheidsbeoordelingstesten voor potentiële kandidaten
- Heroverweging van voordelen- en extraatjesprogramma’s voor hoogwaardige vaardigheden
- Updaten van kandidatenvolgsystemen (ATS) om te screenen op specifieke vaardigheden
Houd er rekening mee dat een tekort aan vaardigheden het gevolg kan zijn van een gebrek aan ervaring, en dat dit niet betekent dat iemand geen goede kandidaat is. Overweeg een verkorte analyse te ontwerpen als onderdeel van het onboardingproces, zodat u de training kunt personaliseren en nieuwe medewerkers kunt ondersteunen.
7. Herhaal
Een analyse van de vaardighedenkloof is geen eenmalige actie. Door de oefening om de paar maanden of jaren te herhalen, kunt u op de hoogte blijven van de evoluerende trends in de sector, de eisen van de consument en de trainingsbehoeften.
Overweeg om een gecentraliseerd archief van analyses uit het verleden te creëren, zodat u de voortgang in de loop van de tijd beter kunt volgen. Het vastleggen en delen van informatie vermijdt organisatorische informatiesilo’s en emoedigt transparantie voor de toekomst aan professionele ontwikkelingsstrategieën.
Overbrug de kloof
Een analyse van de vaardighedenkloof biedt meer dan een momentopname van uw vaardighedeninventaris. Het is een hulpmiddel met verreikende gevolgen voor de groei en gezondheid van uw organisatie op de lange termijn. De gegevens die u ontwikkelt vormen de basis voor enorme veranderingen, of het nu gaat om beter bouwen betrokkenheid van medewerkers initiatieven of het herschikken van teams om individuele vaardigheden te benutten.
Begin met het definiëren van de doelstellingen en prestaties van uw bedrijf, bouw uw bereik op en begin met beoordelen. Door dit te doen, weet u zeker dat u de kloof in de gaten houdt en voorop blijft lopen.
