Fouten gemaakt door MKB-bedrijven bij het neerleggen van hun jaarrekening in het register

De MKB Ze hebben tot eind deze maand de tijd deponeer uw jaarrekening in het Handelsregister. Deze verplichting, die zij jaarlijks moeten nakomen, is de laatste stap van hun boekhoudkundige verplichtingen; een richtlijn die ze moeten volgen vermijden dat bepaalde gevolgen optreden die het bedrijf kunnen schaden, en in de ernstigste gevallen zelfs eindigen in financiële sancties.

Zodra de rekeningen zijn goedgekeurd, moeten worden ingediend bij het register waar de onderneming haar statutaire zetel heeft om dit te voorkomenBijvoorbeeld, het sluiten van het inschrijfmoment. Dit betekent dat geen enkel document dat naar de onderneming verwijst, kan worden ingeschreven in het handelsregister totdat aan deze vereiste is voldaan.

Het is echter niet alleen essentieel om de rekeningen zelf te storten; Het op passende wijze presenteren van deze documenten is noodzakelijk om te voorkomen dat deze verplichting niet binnen de gestelde termijn wordt geformaliseerd.

Om deze reden zijn er commerciële registers zoals die van Madrid, Barcelona, ​​​​Valencia, Alicante of Castellón, die, om dit werk te vergemakkelijken, Ze bieden waarschuwingen voor veelvoorkomende defecten of handleidingen voor het corrigeren van fouten. Op deze manier is het mogelijk om te compileren waar de meeste fouten voorkomen van de bedrijven bij het deponeren van de rekeningen.

Volgens Jorge Capéans, algemeen secretaris van de Registry of Accounting Economists (CE), “is de overgrote meerderheid van de door de registers gerapporteerde gebreken Ze zijn niet boekhoudkundig, maar documentair: inconsistenties tussen het certificaat, de notulen en wat er feitelijk bijgevoegd is. Ze worden vermeden door een beoordeling van tien minuten voordat het bestand wordt gegenereerd.”

1. Wat zijn de belangrijkste fouten die MKB-bedrijven maken bij de presentatie van hun jaarrekening?
2. Sancties met boetes tussen de 1.200 en 60.000 euro

Wat zijn de belangrijkste fouten die MKB-bedrijven maken bij de presentatie van hun jaarrekening?

Accountgoedkeuringscertificaat

Een klassiek verzuim is het overleggen van een certificaat van jaarrekening dat dit alleen maar verduidelijkt rekeningen zijn goedgekeurdzonder vermelding als het resultaat naar dividenden, reserves of compensatie van verliezen gaat. Dit soort aannames worden als onvolledig beschouwd en de presentatie wordt afgewezen.

Verklaring van economische eigendom

Deze verplichting, die wijzigingen onderging in de modellen die in 2023 werden gepubliceerd (de huidige vorm is sinds die datum van kracht), is een van de aspecten waarin mislukkingen worden becommentarieerd voor een kwestie die bedrijven ontgaat. En de verklaring van De feitelijke eigendom van het bedrijf moet betrekking hebben op de datum van goedkeuring van de scheepsrekeningen, en niet op de afsluitingsdatum van het boekjaar. Een veel voorkomende technische fout is het markeren NEE per ongeluk bij de eerste vraag, waardoor het document leeg wordt bijgevoegd, ook al was het ingevuld.

Informatie over identificatiegegevens, zoals CNAE

Recente mededelingen dringen aan op het correct invullen van het algemene gegevensblad: vermeld de IRUS-code van het bedrijf, of geef het aantal vrouwen en het totale aantal leden van het bestuursorgaan aan, indien van toepassing, en vul de secties in over het loontrekkende personeel naar type contract en geslacht (secties die ook wijzigingen ondergingen in de modellen die in 2024 werden gepubliceerd).

Er zijn gegevens die deze richtlijnen aangeven, omdat fouten zoals het niet vermelden van de IRUS-code van het bedrijf of het verkeerd genereren ervan, of probeer de activiteit vast te leggen met een verouderde CNAE-classificatie.

In dit geval zijn, zoals Jorge Capéans opmerkte, de vereisten van het identificatieblad (IRUS, LEI, aantal vrouwen en totaal aantal leden van het bestuursorgaan, loontrekkend personeel naar soort contract en geslacht) Ze zijn ook van toepassing op de verkorte en MKB-modellen, gericht op kleinere bedrijven, omdat het algemene gegevensblad voor alle drie de modellen hetzelfde is. Hetzelfde geldt voor de drie accountmodellen Zij worden getroffen door de onderdrukking van de CNAE 2009.

Bovendien, zoals de algemeen secretaris van EC zich herinnerde, Vanaf 29 mei is alleen CNAE 2025 geldig (aangezien alle verwijzingen naar 2009 zijn verwijderd), dus “Het overdragen van de oude code is al een directe reden voor een defect.” Sommige registers, zoals die van Zaragoza, waarschuwen ook dat zij de rekeningen die niet voldoen aan de vakjes voor vrouwen en het totale aantal leden van het bestuursorgaan als een defect zullen beschouwen.

Wat betreft de IRUS-code, een belangrijke nuance is dat de records het niet op dezelfde manier formuleren (Zaragoza spreekt van verplicht, Castellón van aanbeveling en verplichting voor degenen aan wie het al is toegewezen). “Registers vragen er steeds meer om en het is gratis te raadplegen in de open directory van registrars.org. Nieuw opgerichte bedrijven (die niet langer een volume of folio hebben) worden noodzakelijkerwijs geïdentificeerd door de IRUS”, verduidelijkte de expert.

Status van veranderingen in het nettovermogen

Vooral het MKB treft dat Ze gebruiken een verkort model of PGC Pymes, Dat Zij zijn niet verplicht het ECPN te overleggen. De fout is te wijten aan een formeel effect, dat ontstaat wanneer het certificaat van de notulen van de vergadering dit vermeldt Dat document is bijgevoegd, maar wordt vervolgens niet verstrekt: Als het document zegt dat het vergezeld gaat, vereist de registratie dit. Dat wil zeggen dat het defect wordt veroorzaakt door de inconsistentie tussen wat in de notulen staat en wat er bijgevoegd is.

Fout met vingerafdruk en datum

Volgens het handelsregister van Castellón is dit wel het geval een van de defecten die de meeste meldingen veroorzaakt, ondanks het feit dat het een formele en puur kwestie van orde is bij het doorgaan met de presentatie. Gegevens als die van Castellón en Alicante geven dat aan De datum van uitgifte van het certificaat van de notulen van de vergadering moet gelijk zijn aan of later zijn dan het genereren van de vingerafdruk die in de presentatie wordt gegenereerd.

Dit komt omdat, om de jaarrekening te presenteren, Het MKB maakt gebruik van de digitale D2-applicatie van het College of Registrars, waarmee een digitaal dossier wordt aangemaakt om de rekeningen te presenteren. Wanneer u het bestand in het programma genereert, Het systeem maakt een vingerafdruk aan met de exacte datum en tijd. Als de datum van afgifte van het certificaat van de notulen van de vergadering eerder ligt, wordt dit als defect aangemerkt.

Zoals de geraadpleegde documenten duidelijk maken, is de juiste volgorde van presentatie in de eerste plaats het voorbereiden van de documentatie; ten tweede genereert u het D2-bestand en ondertekent u ten slotte het certificaat. In die zin voegt het handelsregister van Barcelona een belangrijke praktische nuance toe als deze fout moet worden gecorrigeerd: als een nieuw ZIP-bestand wordt gegenereerd om het defect te corrigeren, zal dit een nieuwe digitale vingerafdruk genereren, die moet worden getranscribeerd naar een nieuw ondertekend certificaat.

Document over “diensten van derden”

Met dit document kunt u dus handelingen voor dienstverlening aan derden identificeren die het bedrijf heeft uitgevoerd treft alleen bepaalde bedrijven (zoals onder meer kantoren, adviseurs of bedrijven die aandeelhoudersfuncties uitoefenen namens een andere persoon).

Echter, zowel in de gevallen waarin het bedrijf verplicht is dit document te overleggen omdat het deze diensten levert en dit niet doet, als in de gevallen waarin het deze diensten niet levert en deze wel opneemt, zijn reden voor afwijzing door het register.

In die zin classificeren de registers van bijvoorbeeld Castellón en Alicante als gebrekkig de presentatie van het bedrijf dat deze diensten levert (domiciliëring, bedrijfsadministratie) en laat het document weg, en ook het document dat het, door het niet te presenteren, wel bevat. Het is raadzaam om, voordat u het ZIP-bestand genereert, te controleren of dit document niet in de instance is gemarkeerd als het niet van toepassing is.

Sancties met boetes tussen de 1.200 en 60.000 euro

Evenzo is het de moeite waard eraan te denken dat, in geval van mislukkingen en tegenslagen, de jaarrekening wordt opgemaakt worden niet vóór 30 juli aanstaande gestort, het Instituut voor Accounting en Audit van Accounts kan worden gestraft met boetes van tussen de 1.200 en 60.000 euro, gebaseerd op de bepalingen van artikel 283 van de geconsolideerde tekst van de wet op kapitaalvennootschappen (TRLSC).

Bovendien zijn sancties niet het enige gevolg dat voortvloeit uit het niet naleven van deze verplichting. Zoals gezegd kan dit leiden tot het sluiten van het inschrijvingsblad, die verhindert dat enig document of elke handeling in het register wordt geregistreerd, behalve die welke het ontslag of ontslag van bestuurders en directeuren, de intrekking of afstand van bevoegdheden, of de ontbinding van de vennootschap mogelijk maken. Dit laatste aspect is bovendien Het kan de reputatie van het bedrijf onder controle brengen.