Mkb-bedrijven en micro-ondernemingen zouden al een van hun belangrijkste boekhoudkundige verplichtingen voor het jaar moeten hebben afgerond: de het opmaken van de jaarrekening vóór 31 maart. Nu de fiscale kalender vordert, zal de volgende mijlpaal 30 april 2026 zijn, de deadline om de boekhoudkundige boeken in het Handelsregister te legaliseren.
Vrijwel alle commerciële bedrijven in Spanje zijn daartoe verplicht het voorbereiden, legaliseren, goedkeuren en deponeren van uw rekeningen gedurende de eerste helft van het jaar. Elk van deze fasen heeft een deadline en er staan bovendien aanzienlijke boetes op als ze niet worden nageleefd.
Sterker nog: de Belastingdienst heeft sinds vorig jaar de controle op de naleving van de boekhoudkundige verplichtingen geïntensiveerd, en gaat zelfs zo ver in 2025 de NIF van ruim 44.000 bedrijven intrekken vanwege onregelmatigheden zoals het niet presenteren van rekeningen, het niet bijhouden van de boekhouding of inactief blijven.
- Kmo's moeten hun rekeningen al hebben opgesteld en moeten deze vóór april legaliseren
- Aankomende boekhoudkundige verplichtingen voor het mkb in 2026
- Intrekking van de NIF en andere gevolgen van het niet naleven van boekhoudkundige verplichtingen
Kmo's moeten hun rekeningen al hebben opgesteld en moeten deze vóór april legaliseren
De commerciële regelgeving is duidelijk. De Capital Companies Law bepaalt dat alle bedrijven moeten hun jaarrekening in de eerste drie maanden van het volgende boekjaar opmakendat wil zeggen vóór 31 maart als het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar.
Deze rekeningen bevatten essentiële documenten zoals balans, winst- en verliesrekening of geheugenen moet worden opgesteld in overeenstemming met het Algemeen Boekhoudplan. Het is een getrouwe foto van de economische situatie van het bedrijf, die zowel nuttig is voor de administratie als voor geïnteresseerde derden, zoals banken of leveranciers.
Eenmaal voorbereid, de Bedrijven hebben tot 30 april de tijd om hun boekhouding te legaliseren. Deze procedure bestaat uit het elektronisch indienen van de boeken bij het Handelsregister, waar ze officieel worden verzegeld en geregistreerd.
Gevolgen als accounts niet vóór april worden gelegaliseerd
Ook al lijkt het misschien een formele procedure, Het niet halen van deze deadline kan consequenties hebben. Volgens de belastingwetgeving kan het niet naleven van boekhoudkundige verplichtingen als een ernstige overtreding worden beschouwd.
Concreet voorziet artikel 200 van de Algemene Belastingwet in sancties die zich kunnen vertalen in vaste boetes, meestal rond de 150 euro voor dit soort inbreuken.
Zoals door verschillende geraadpleegde deskundigen wordt bevestigd, is het probleem echter niet zozeer de hoogte van de sanctie, als wel de mogelijke gevolgen die daaruit voortvloeien. Een onjuiste of niet-bestaande boekhouding kan compliceren de situatie van het bedrijf in geval van inspectie of zelfs bij een mogelijk faillissement, waar kan leiden tot een schuldigverklaring.
Aankomende boekhoudkundige verplichtingen voor het mkb in 2026
De boekhoudkalender eindigt niet in april. In feite concentreren de volgende maanden enkele van de belangrijkste verplichtingen van het jaar voor bedrijven.
De volgende stap is de goedkeuring van de jaarrekening op de Algemene Vergadering van Partners. Deze procedure moet worden uitgevoerd binnen een periode van maximaal zes maanden vanaf de afsluiting van het boekjaar, waarbij de deadline op 30 juni 2026 valt. In deze fase valideren de partners officieel de eerder opgestelde boekhoudkundige informatie.
Daarna moeten bedrijven hun rekeningen deponeren in het Handelsregister. Dit is waarschijnlijk de meest relevante procedure, omdat het gaat om het openbaar maken van de economische informatie van het bedrijf. De deadline hiervoor is één maand na goedkeuringwaardoor de deadline in de meeste gevallen op 30 juli ligt.
Dit deposito is niet alleen van cruciaal belang vanwege het verplichte karakter ervan, maar ook vanwege de impact ervan op de dagelijkse activiteiten van het bedrijf. Financiële instellingen, bijvoorbeeld Ze gebruiken deze informatie om risico's te evalueren voordat ze financiering verstrekken. Hetzelfde geldt voor leveranciers of potentiële partners.
Intrekking van de NIF en andere gevolgen van het niet naleven van boekhoudkundige verplichtingen
Het niet nakomen van deze verplichtingen kan tot veel ernstiger gevolgen leiden dan een simpele boete. Zoals uitgelegd door Miquel Morales, een bedrijfsjurist gespecialiseerd in handelsrecht, “kunnen de gevolgen van verschillende aard zijn. De belangrijkste zijn de legaalen hier valt het verbod op het registreren van documenten in het handelsregister of de verantwoordelijkheid van de beheerders voor de door het bedrijf gegenereerde schulden op.
Ten eerste kan het niet storten van rekeningen leiden tot sluiting bedrijfsregistratie. Dit betekent dat u geen enkele handeling kunt inschrijven in het Handelsregister, zoals bestuurswisselingen, kapitaalverhogingen of wettelijke wijzigingen.
Bovendien kan het Accounting and Auditing Institute dat doen sancties opleggen variërend van 1.200 tot 60.000 euroafhankelijk van de grootte van het bedrijf en het factuurvolume.
Op juridisch vlak kan het ook leiden tot verantwoordelijkheden voor beheerders. In bepaalde situaties, zoals een faillissement, kan het ontbreken van een boekhouding of een onjuiste boekhouding ertoe leiden dat de bestuurders persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de vennootschap.
Maar een van de ernstigste gevolgen is de mogelijke intrekking van de NIF door het ministerie van Financiën. Het afgelopen jaar heeft de Belastingdienst het belastingidentificatienummer van tienduizenden bedrijven ingetrokken wegens herhaalde niet-naleving, waaronder het niet overleggen van rekeningen of het niet bijhouden van een adequate boekhouding.
De intrekking van de NIF impliceert in de praktijk dat de totale stopzetting van de activiteit: het bedrijf kan geen facturen uitreiken, met banken samenwerken of vrijwel elke economische operatie uitvoeren.
Hieraan zijn toegevoegd de reputatiegevolgen. Zoals uitgelegd door handelsadvocaat Miquel Morales: “tEr zijn ook de gevolgen voor de reputatievooral voor banken, die nu steeds vaker de boekhouding analyseren om te beslissen of ze krediet willen verlenen of verlengen.”
