Effectieve communicatievaardigheden zijn een van de meest gebruikte en gewilde vaardigheden op de werkvloer. Ze zijn essentieel voor leiders, teamleden en individuele bijdragers om te slijpen.
In onze grotendeels op afstand en hybride werkomgevingen, maakt werkplekcommunicatie onderscheid tussen verbonden, agile teams en teams die er niet in slagen om samen te werken, op één lijn te blijven en gemeenschappelijke doelen te bereiken. Vertrouwen opbouwen binnen teams is cruciaal, omdat het relaties versterkt en effectieve communicatie op het werk bevordert.
Het goede nieuws is dat het verbeteren van communicatievaardigheden makkelijker is dan u wellicht denkt. Hier zijn enkele basisprincipes die het waard zijn om te volgen om effectief te communiceren en een effectieve communicator te worden.
5 soorten communicatievaardigheden om te ontwikkelen
Of u nu dagelijks op kantoor bent, vanuit huis werkt of op een hybride werkplek werkt, u bent waarschijnlijk meer dan één type communicatie tegengekomen. Het is essentieel om communicatievaardigheden te ontwikkelen die elk type omvatten om effectieve communicatie op de werkplek te garanderen. Hier zijn vijf typen communicatie om u op te richten om te verbeteren:
- Mondelinge communicatie: Gedachten delen door middel van spraak. Voorbeelden hiervan zijn presentaties, één-op-één-vergaderingen en virtuele gesprekken.
- Schriftelijke communicatie: Ideeën uiten via e-mails, handgeschreven notities of borden.
- Non-verbale communicatie: Informatie overgebracht via lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen, gebaren en toon van de stem. Bewust zijn van non-verbale communicatie is cruciaal, omdat het van invloed is op hoe uw boodschap door anderen wordt waargenomen.
- Actief luisteren: Informatie aandachtig ontvangen. Actief luisteren houdt niet alleen in dat je luistert, maar ook dat je volledig deelneemt aan het gesprek zonder gepreoccupeerd te zijn met je reactie.
- Contextuele communicatie: Informatie die wordt gedeeld met wederzijdse, vaak onuitgesproken, inzichten in interpersoonlijke relaties en de werkomgeving.
Wat is effectieve communicatie?
Een effectieve communicator brengt niet alleen zijn boodschap duidelijk over, maar luistert ook actief naar anderen. Hij kan zich inleven in zijn publiek, rekening houdend met emoties en relaties die van invloed zijn op hoe de boodschap wordt ontvangen.
Deze vaardigheid houdt in dat je de feedback begrijpt die wordt gegeven door zowel verbale als non-verbale signalen, zoals de toon van de stem, gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal.
Goede communicatie op de werkvloer zorgt voor een soepele samenwerking tussen collega's en versterkt relaties, wat bijdraagt aan het opbouwen van vertrouwen tussen teamleden.
Ongeacht de communicatiestijl, effectieve communicatie houdt in dat je verbinding maakt met anderen. Zie het als een gesprek dat zich aanpast en stroomt op basis van de realtime feedback die je ontvangt.
Als manager of leider kunt u door u bewust te zijn van de emoties van uw teamleden en de manier waarop zij met elkaar omgaan, de communicatie verbeteren en vertrouwen opbouwen binnen uw team.
Hoe je communicatievaardigheden kunt verbeteren
De beste berichten zijn vaak simpel. Effectieve communicatie op de werkplek betekent dat u uw bericht bondig overbrengt, terwijl u de interesse vasthoudt en ervoor zorgt dat alle essentiële punten worden behandeld. Hier zijn enkele tips om uw communicatie te verbeteren:
1. Houd uw publiek in gedachten
Stem uw bericht af op de interesses van uw collega's en teamleden om hen op natuurlijke wijze te betrekken. Door u bewust te zijn van wat belangrijk is voor anderen, zullen zij meer betrokken zijn bij het gesprek en kunt u vertrouwen opbouwen binnen uw team.
2. Gebruik geen 10 woorden als één woord voldoende is
Zelfs het meest betrokken publiek verliest zijn interesse als uw boodschap niet bondig is. Communiceer effectief door dingen simpel en to the point te houden. Vergeet niet dat u al weet wat u gaat zeggen, maar dat uw collega's het voor het eerst horen.
3. Denk na over de beste methode om uw boodschap over te brengen
Als uw bericht niet dringend is, overweeg dan om een e-mail of memo te sturen. Schriftelijke communicatie geeft werknemers de tijd om te beoordelen en te reflecteren. Het stelt hen ook in staat om vragen te stellen als dat nodig is en dient als een permanent verslag.
4. Betrek teamleden bij gesprekken
Of u nu manager, coach of mentor bent, een van de beste manieren om anderen te betrekken is door ze bij het gesprek te betrekken. Vraag om hun input, want dit scherpt niet alleen hun communicatievaardigheden aan, maar bevordert ook sterkere communicatie op de werkplek.
5. Maak indien mogelijk gebruik van face-to-face communicatie
Als het aankomt op het overbrengen van belangrijke boodschappen, voegt face-to-face communicatie meerdere lagen van diepte toe. Gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en toon van de stem bieden realtime feedback die van onschatbare waarde is om ervoor te zorgen dat uw boodschap wordt begrepen. Deze non-verbale communicatiesignalen zijn cruciaal voor het bevorderen van empathie en interactie tussen collega's.
6. Maak oogcontact
Bij face-to-face communicatie helpt oogcontact om te bepalen of uw boodschap aankomt. Het is een van de beste manieren om te controleren of iemand aandachtig luistert of dat zijn gedachten afdwalen. Oogcontact kan vertrouwen en betrokkenheid uitstralen, wat aangeeft dat beide partijen volledig aanwezig zijn in het gesprek.
7. Vraag om feedback
Feedback is essentieel voor het verbeteren van communicatievaardigheden. Vraag uw collega's om uw boodschap in hun eigen woorden te herhalen om te bevestigen dat ze het begrepen hebben, nadat u deze hebt overgebracht. Deze praktijk kan misverstanden minimaliseren en de retentie verbeteren. Effectieve communicatoren stellen vragen om niet alleen te verduidelijken, maar ook om empathie en begrip te tonen.
8. Lees non-verbale signalen
Er zijn verschillende soorten non-verbale signalen. Lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en toon van de stem zijn krachtige indicatoren van hoe uw boodschap wordt ontvangen. Pas uw boodschap dienovereenkomstig aan om uw publiek betrokken te houden als u tekenen van verwarring, onthechting of ongemak opmerkt. Een effectieve communicator zijn betekent dat u zich bewust bent van hoe anderen reageren op uw woorden, met name via non-verbale communicatie.
9. Minimaliseer afleidingen
Wanneer u met anderen spreekt, wees u dan bewust van de omgeving. Elimineer afleidingen zoals elektronische apparaten of achtergrondgeluiden om ervoor te zorgen dat iedereen zich op het gesprek kan concentreren. Dit is vooral belangrijk in vergaderingen waar de communicatie op de werkplek gemakkelijk kan ontsporen.
Hoe u uw online communicatie kunt verbeteren
Online communicatie kent zijn eigen uitdagingen. Hier zijn enkele tips om uw boodschap effectief over te brengen in virtuele settings:
1. Houd je aan een tijdslimiet
Onlinevergaderingen kunnen vatbaarder zijn voor afleidingen, dus het is belangrijk om gesprekken kort en to the point te houden. Volg op met asynchrone communicatiemethoden, zoals e-mail, om lange vraag-en-antwoordsessies te minimaliseren en ervoor te zorgen dat anderen tijd hebben om belangrijke punten te bespreken.
2. Houd rekening met de andere persoon
Over het algemeen is de persoon die presenteert de enige die de vergadering zijn volledige aandacht kan geven. Ga er, zeker als u thuiswerkt, vanuit dat deelnemers meerdere aandachtseisen hebben en structureer de inhoud dienovereenkomstig.
3. Herhaal belangrijke details
Vanwege het gebrek aan non-verbale signalen in online vergaderingen, moet u ervoor zorgen dat u de belangrijkste punten aan het einde van het gesprek samenvat. Dit helpt uw boodschap te versterken en zorgt ervoor dat alle deelnemers op dezelfde pagina zitten.
4. Berichten bevestigen
In virtuele settings is het makkelijk om berichten onopgemerkt te laten. Zorg ervoor dat je elke communicatie bevestigt, zelfs als het informeel is. Een snel “snap it” of “thank you” helpt enorm om het gesprek gaande te houden en vertrouwen op te bouwen met anderen.
5 extra tips om je communicatievaardigheden te verbeteren
Als u uw communicatievaardigheden wilt verbeteren, volgen hier enkele algemene tips die u in elke situatie kunnen helpen:
- Wees benaderbaar. Als collega's zich op hun gemak voelen om je te benaderen, verloopt de communicatie gemakkelijker. Zorg ervoor dat je toon en lichaamstaal gastvrij zijn om open gesprekken te stimuleren en vertrouwen op te bouwen.
- Heb geduld. Niet iedereen communiceert op dezelfde manier. Neem de tijd om de communicatiestijlen van uw collega's te begrijpen en wees geduldig wanneer u naar hen luistert. Een empathische luisteraar zijn helpt positieve relaties te bevorderen en de communicatie op het werk te verbeteren.
- Wees zelfbewust. Erken dat het ontwikkelen van goede communicatievaardigheden tijd kost. Door je bewust te zijn van je toon, stem en non-verbale signalen, kun je de manier waarop anderen je boodschap waarnemen aanzienlijk verbeteren.
- Controleer of u het begrepen hebt. Feedback vragen is een geweldige manier om te bevestigen dat uw boodschap is begrepen. Aarzel niet om vragen of verduidelijkingen uit te nodigen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Effectieve communicatoren checken altijd in bij hun publiek om duidelijkheid te garanderen.
- Vervang de boodschapper. Moedig uw teamleden aan om het voortouw te nemen in discussies en vergaderingen. Dit helpt hen hun communicatievaardigheden te ontwikkelen en bevordert een cultuur van effectieve communicatie op de werkplek. Leiders die anderen aanmoedigen om te communiceren, dragen bij aan een sterke communicatiecultuur binnen hun team.
Hoe je een betere actieve luisteraar kunt worden
Beter leren communiceren betekent ook beter leren luisteren.
Er wordt veel gesproken over de voordelen van actief luisteren, maar veel mensen weten niet precies hoe dit zich vertaalt naar daadwerkelijk gedrag. Een van de grootste uitdagingen bij actief luisteren is de preoccupatie met een antwoord. Veel mensen zijn druk bezig met het formuleren van een perfect antwoord, waardoor er geen bandbreedte overblijft om met de input om te gaan. Om van deze gewoonte af te komen, die niet echt in dienst staat van de spreker, overweeg de volgende stappen.
Herzie de manier waarop u waarde kunt toevoegen
Je denkt misschien dat het toevoegen van waarde aan een uitwisseling vooral draait om wat je zegt. Maar dat is niet altijd hoe anderen het zien. De meesten van ons waarderen reacties die ons helpen om na te denken over onze eigen ideeën, die onze aannames verduidelijken of mogelijke blinde vlekken aanwijzen. We hebben vaak geen luisteraar nodig die briljant is of ons met zijn eigen gegevens imponeert. In plaats daarvan waarderen we misschien het meest hoe ze ons hebben geholpen om onze gedachten aan te scherpen.
Parafraseren zonder oordeel
Als u merkt dat u gepreoccupeerd bent met reageren, probeer dan de focus van uw reactie te veranderen. In plaats van te proberen uw eigen gedachten toe te voegen, kunt u uzelf de taak geven om een samenvatting te geven die uw mening of oordeel achterhoudt. Terwijl u luistert, stelt u zich ten doel om een beknopte samenvatting te geven, waarbij u misschien de oorspronkelijke taal van de spreker verduidelijkt.
Bonuspunten voor het herhalen van lastige taal die de spreker herkent als zijn eigen taal (‘je was dus gefrustreerd over het project omdat de deadline te kort was’). een ongemakkelijke high?”)
Stel vragen die sprekers helpen nadenken
De volgende stap na parafraseren is het stellen van vragen die de naald verplaatsen. Net zoals een coach luistert, pushen deze vragen sprekers om dieper in hun eigen denken te duiken, hun expressie te verduidelijken of mogelijke zorgen te overwegen. Je kunt de advocaat van de duivel spelen door inconsistenties of taalgebruik aan te wijzen dat onduidelijk lijkt. Dit zijn allemaal ware geschenken voor een spreker en helpen je om gefocust te blijven op luisteren.
Onderbreek beleefd
Actief luisteren is geen gedachteloze verwennerij, en niet alle onderbrekingen zijn onbeleefd. Soms raken sprekers verstrikt in de details, waardoor ze dieptes van details bieden die je niet nodig hebt. Onderbreking kan hen helpen relevant te blijven – en beloond worden met meer betrokkenheid.
De meeste sprekers vinden het niet erg om onderbroken te worden door een vraag die hen laat doorpraten. Veel moeilijker, vooral voor introverten, is om iemand in een vergadering te onderbreken en hun spreektijd te beëindigen. Zorg ervoor dat:
- Bevestig de spreker (“Dank u dat u dit ter sprake brengt.”)
- Gebruik een warme en beleefde toon. Vraag feedback van anderen over hoe je klinkt en overkomt.
- Verwijs naar een gedeelde interesse (“Ik wil er gewoon zeker van zijn dat we van iedereen over het project horen.”)
Laatste gedachten over effectieve communicatiestrategieën
Als leider of manager heeft u de macht om vorm te geven aan de manier waarop uw teamleden communiceren. Door hen communicatietools te bieden, zoals feedbackmogelijkheden en coaching op het gebied van lichaamstaal en toon, kunt u de communicatie op de werkplek verbeteren.
Effectieve communicatie is essentieel voor samenwerking en het bereiken van gemeenschappelijke doelen. Of het nu via verbale uitwisselingen, geschreven berichten of non-verbale signalen is, de tijd nemen om effectief te communiceren zal uw hele organisatie ten goede komen.
Het opbouwen van effectieve communicatievaardigheden vergt oefening, maar de impact op de lange termijn is het waard. Wanneer u uw boodschap duidelijk overbrengt, actief naar anderen luistert en zinvolle gesprekken voert, draagt u bij aan een meer verbonden en succesvolle werkplek.
