Onkostendeclaratie: definitie
De beroepskosten die door de werknemers van een onderneming worden gedragen voor de vervulling van hun opdracht, worden aan hen terugbetaald, op bewijs. Het document dat deze verschillende uitgaven samenstelt, wordt een onkostennota genoemd. Het kan de vorm aannemen van een geschrift of gedematerialiseerd zijn.
Lees ook >> Kilometervergoedingen, maaltijden: hoe uw werkgever fraude detecteert in uw onkostendeclaraties
Vergoeding van beroepskosten
Om de werknemer de werkelijk voor de onderneming gemaakte kosten te vergoeden en te voorkomen dat sommigen in de verleiding komen om persoonlijke uitgaven op een onkostenrekening door te schuiven, moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan.
>> Terugbetalingsvoorwaarden
De onkostennota ondergaat geen opgelegd formalisme. Er zijn echter 3 voorwaarden nodig om de werknemer te vergoeden:
- Hij moet een zo gedetailleerd mogelijke motivering geven voor elke gemaakte uitgave waarvoor hij vergoeding vraagt. Dit bewijs is essentieel voor de onderneming om te genieten van de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen. Het moet op naam van de werknemer staan en betaald worden.
- De uitgaven moeten worden gedaan in het belang van de onderneming en voor de behoeften van haar activiteit.
- De kosten moeten in verhouding zijn.
>> Terugbetalingsvoorwaarden
Beroepskosten gemaakt door werknemers in de uitoefening van hun functie worden op 3 mogelijke manieren vergoed. Voor de forfaitaire en specifieke forfaitaire aftreksystemen hoeft u geen onkostennota te overleggen. Omgekeerd houdt de vergoeding van werkelijke kosten in dat deze worden gerechtvaardigd door het uitbrengen van een onkostennota. Bij deze methode wordt de werknemer vergoed volgens de werkelijk gemaakte kosten en volgens hun reële waarde.
Goed om te weten : vergoedingen van beroepskosten zijn vrijgesteld van sociale lasten.
Lees ook >> Verhoog uw salaris met uw werknemersbesparingen
Onkostennota: welke worden vergoed?
Hier zijn enkele voorbeelden, deze lijst is niet uitputtend:
- Controle van de conformiteit van een elektrische installatie in het kader van telewerken;
- Professionele lunches of diners;
- Het abonnement heeft een mobiele telefoonlijn;
- Accommodatiekosten (hotel);
- Kilometervergoeding…
Noteren : wordt als ongeschreven beschouwd het beding van een arbeidsovereenkomst dat de vergoeding van onkostennota’s door de werkgever uitsluit.
Lees ook >> Concurrentiebeding, wat zegt de wet?
Formalisme van de onkostennota
Indien er geen juridisch formalisme rond de onkostennota zit, dient deze zo gedetailleerd mogelijk te zijn in het geval van een inspectie door URSSAF. Als zodanig bevat het over het algemeen de volgende informatie: achternaam en voornaam van de werknemer, datum van de uitgave, bedrag en aard van de uitgave.
Afhankelijk van de aard van de uitgave moeten aanvullende gegevens worden vermeld: de naam van de gasten voor cateringkosten, de reden en plaats van reizen voor de verblijfskosten, enz.
Lees ook >> Mobiliteitsclausule: wat houdt het in?
Terugbetalingstermijnen
Afhankelijk van de lengte van het proces voor het valideren en beheren van onkostennota’s die in bedrijven zijn geïmplementeerd – d.w.z. het aantal validators -, kan de boekhouding deze nog dagen of zelfs weken in bezit hebben nadat deze door de werknemer zijn verzonden. In de overgrote meerderheid van de gevallen worden onkostennota’s terugbetaald aan het einde van de maand waarin ze worden meegedeeld.
Goed om te weten : de wet is niet duidelijk over de wettelijke termijnen voor een onkostennota.
Lees ook >> 5 vragen die je jezelf moet stellen voordat je van baan verandert