De MKB Het Spaans zou verliezen duizenden euro’s per jaar per werknemer, simpelweg voor de tijd die hun werknemers hieraan besteden en managers aan taken administratief en papierwerk. Een nieuw rapport opgesteld door het technologiebedrijf Factorial, gebaseerd op de analyse van meer dan 16.000 bedrijven, concludeert dat elke werknemer een gemiddelde jaarlijkse kost van ongeveer 5.500 euro vertegenwoordigt aan “waardeloze” bureaucratische en administratieve procedures.
Vertaald naar de gemiddelde omvang van een bedrijf met honderd werknemers, wat als steekproef is genomen, bedragen de kosten oplopen tot 550.000 euro per jaaraldus de studie. Een cijfer dat niet reageert op boetes, managementfouten of commerciële verliezen, maar op het salaris dat wordt toegewezen aan interne processen, goedkeuringen, monitoring, documentatie of administratieve taken die tijd afleiden van productieve functies.
Het is ook een probleem dat de groep zzp’ers en kleine bedrijven al jaren aan de kaak stelt. Representatieve organisaties van de sector, zoals ATA, hebben gewaarschuwd voor de voortdurende toename van de regelgevende en bureaucratische lasten die bedrijven dragen; van nieuwe registratieverplichtingen tot administratieve communicatie, bijdragen, preventie, belastingen of arbeidsprocedures. Zoals de federatie bij talloze gelegenheden aan de kaak heeft gesteld, wordt een groot deel van de tijd van veel eigenaren van kleine bedrijven besteed aan het voldoen aan administratieve vereisten in plaats van zich te wijden aan het genereren van omzet of het aantrekken van klanten.
- De helft van de managers besteedt meer dan vijf uur per week aan eenvoudige procedures
- Bureaucratie verhoogt de stress en maakt het moeilijk om talent aan te trekken
De helft van de managers besteedt meer dan vijf uur per week aan eenvoudige procedures
Het Factorial-rapport geeft cijfers aan een gevoel dat door veel bedrijven wordt gedeeld: bureaucratie is niet langer alleen maar hinderlijk, maar een structurele kosten die rechtstreeks van invloed zijn op de productiviteit van bedrijven.
Volgens de analyse is de 46% van de middenmanagers of managers in Spanje besteedt meer dan vijf uur per week aan administratieve taken die niet tot de hoofdtaken behoren. Dat wil zeggen: vrijwel één werkdag per maand uitsluitend gewijd aan het goedkeuren van documenten, het beoordelen van incidenten, het uitvoeren van interne follow-ups of het oplossen van bureaucratische kwesties.
De situatie heeft ook een direct effect op de organisatie van de teams. 75% van de verantwoordelijken ondervraagd erkent dat deze overbelasting fouten, vertragingen of operationele problemen binnen het bedrijf veroorzaakt.
Voor de mede-oprichter en CEO van Factorial, Jordi Romero, wordt de economische impact van het probleem nog steeds ondergewaardeerd. “In Spanje, zij verliezen door dit fenomeen ongeveer 550.000 euro per jaar. En dan hebben we het niet over boetes of mislukte projecten, maar over salariskosten die worden geïnvesteerd in administratieve taken in plaats van waardevol werk”, legde hij uit.
Een van de meest opvallende elementen van het rapport is dat de digitalisering deze last niet volledig heeft geëlimineerd, maar juist lijkt te hebben getransformeerd. Volgens het onderzoek, digitale documenten, goedkeuringen online of cloudtools bestaan nu naast elkaar doublures, handmatige processen en systemen die niet altijd met elkaar geïntegreerd zijn.
Met andere woorden: het probleem is niet langer alleen het overtollige papier, maar ook de tijd die wordt besteed aan het toezicht houden op interne processen die traag of buitengewoon complex blijven.
Bureaucratie verhoogt de stress en maakt het moeilijk om talent aan te trekken
Naast de economische kosten zou het teveel aan administratieve taken ook een steeds grotere impact hebben op de gezondheid op het werk en op het behoud van professionals binnen bedrijven.
Volgens het Factorial-rapport 48% van beheerders beschouwt papierwerk en interne processen als buitengewoon complex als bron van stress of angst in uw dagelijkse werk.
En de gevolgen zijn niet gering. Maar liefst 67% van de ondervraagde verantwoordelijken geeft toe dat ze erover hebben nagedacht uw baan verlaten vanwege “chaotische, trage of te handmatige” interne processenSterker nog, 22% beweert om deze reden al een bedrijf te hebben verlaten.
Deze factor kan ook een bijkomend probleem worden voor het MKB en kleine bedrijven, vooral in een context van toenemende moeilijkheden bij het aantrekken van gekwalificeerde profielen.
De administratieve complexiteitUiteindelijk hebben repetitieve taken of het gebrek aan flexibele tools invloed op de aantrekkelijkheid van veel bedrijven, vooral onder management-, HR- of middenmanagementprofielen die op zoek zijn naar efficiëntere en gedigitaliseerde omgevingen.
In veel kleine bedrijven komt dit bureaucratische gewicht bovendien rechtstreeks op de zelfstandigen of managers terecht, die uiteindelijk tegelijkertijd administratieve, fiscale, arbeids- en interne organisatorische taken op zich nemen.
