Het ministerie van Financiën waarschuwt kmo's om hun facturatieprogramma's aan te passen

De Belastingdienst is begonnen met het sturen van brieven naar bedrijven om hen eraan te herinneren dat de 1 januari 2026 Uw facturering moet voldoen aan de nieuwe Verifactu-regelgeving. Zoals deze krant al berichtte, zullen bedrijven vanaf januari (of juli, in het geval van zelfstandigen) hun programma’s moeten aanpassen naar een software certificaat, die voldoet aan de eisen van de voorschriften van de Antifraudewet.

Hij waarschuwingwaartoe deze krant toegang had, is gericht aan entiteiten die vennootschapsbelasting betalen en vallen niet onder de Immediate Supply of VAT Information (SII), het systeem waarmee bedrijven hun btw-registratieboeken vrijwel in realtime naar de Schatkist sturen via hun software beheer. Deze bedrijven zullen over slechts twee maanden over gecertificeerde programma's moeten beschikken.

In de mededeling van de Belastingdienst staat dat er met de nieuwe regel gefactureerd kan worden moet een facturatierecord genereren veilig en gestandaardiseerd, voorzien van een belasting-QR-code en het verzenden van genoemde gegevens naar de AEAT mogelijk maken; dit alles terwijl ze ongewijzigd blijven.

1. Nieuwe mededelingen van het ministerie van Financiën aan het MKB om hun factureringsprogramma’s nu aan te passen
2. Kennisgeving en informatie voor het MKB om zich vóór januari aan te passen aan Verifactu
3. Alle bedrijven moeten hun factureringsprogramma's vóór januari updaten
4. Sancties voor zelfstandigen of kmo’s die hun programma’s niet tijdig aanpassen
5. Vereisten waaraan MKB-factureringsprogramma's moeten voldoen om in januari legaal te zijn
6. Algemene regels waar facturatiesoftware aan moet voldoen

Nieuwe mededelingen van het ministerie van Financiën aan het MKB om hun factureringsprogramma’s nu aan te passen

Bovendien werd in de kennisgeving uitgelegd dat de administratie volhoudt twee manieren van naleving. Verifactu met automatische en onmiddellijke verzending van gegevens naar de AEAT en “No Verifactu” zonder vrijwillige verzending, maar met versterkte controles om onveranderbaarheid, traceerbaarheid en conservering te garanderen. Hiermee officiële herinnering: 2025 wordt het sleuteljaar om de modaliteit te bepalen, processen te herzien en de implementatie vóór het einde van het jaar af te ronden.

Zoals uitgelegd door de Belastingdienst, “Deze elektronische communicatie wordt momenteel alleen naar bedrijven verzonden en aan personen die vrijwillig zijn geregistreerd in het elektronische meldingssysteem. Brieven per post voor zelfstandigen, die nog tot juli 2026 de tijd hebben om zich aan te passen, worden later verzonden.”

Kennisgeving en informatie voor het MKB om zich vóór januari aan te passen aan Verifactu

Hieronder staat reproduceert de tekst van een van deze elektronische berichten waartoe deze krant toegang heeft gehad:

Geachte heer/mevrouw:

Op 1 januari 2026 eindigt de deadline voor entiteiten die vennootschapsbelasting betalen en die niet vallen onder de Onmiddellijke Informatieverstrekking (SII) om hun geautomatiseerde factureringssystemen (SIF) aan te passen aan de kenmerken en vereisten uiteengezet in Koninklijk Besluit 1007/2023 van 5 december en de uitvoeringsbepalingen ervan.

Omdat deze entiteit verplicht is aangifte vennootschapsbelasting te doen, willen wij u schriftelijk wijzen op de verplichting om het SIF aan te passen aan bovengenoemde regelgeving.

Op basis van deze regelgeving moet het SIF dat door entiteiten wordt gebruikt factuurgegevens genereren in het gereguleerde, veilige en gestandaardiseerde formaat, een QR-code voor belastingen op de uitgegeven facturen opnemen en de doorverwijzing van de factuurgegevens naar de Belastingdienst toestaan, waarbij deze ongewijzigd blijven.

Deze aanpassing kan op een van de twee mogelijke modaliteiten worden uitgevoerd:
· VERI*FACTU, met automatische en onmiddellijke doorverwijzing naar de Belastingdienst van alle gegenereerde factuurgegevens, waardoor klanten hun facturen kunnen verifiëren, evenals zowel de uitgever als de ontvanger, om toegang te krijgen tot belastingbijstandsdiensten;
· Geen VERI*FACTU, een modaliteit zonder vrijwillige indiening van factuurgegevens, maar die, door middel van zeer strikte procedures en controles, de onveranderbaarheid, traceerbaarheid en bewaring moet garanderen van de factuurgegevens die door het geautomatiseerde facturatiesysteem worden gegenereerd.

Zodat u de basisdetails van uw verplichting kent, voegen wij een informatieve brochure bij deze brief. U kunt ook uw facturatiesoftwareleverancier of belastingmanager raadplegen.

Als u aanvullende informatie wenst, kunt u:
· Raadpleeg het elektronische hoofdkantoor van de Belastingdienst, Belastingdienst: Computerized Billing Systems (SIF) en VERI*FACTU.
· Vraag meer informatie aan via Assistentie en Afspraak (agenciatributaria.gob.es).
· Bel het Basis Belasting Informatie-nummer, 91 554 87 70. Maandag t/m vrijdag, van 9.00 tot 19.00 uur.

Ontvang een hartelijke groet,

Alle bedrijven moeten hun factureringsprogramma's vóór januari updaten

De nieuwe regelgeving voor factureringsprogramma's heeft dat wel gedaan drie verschillende inwerkingtredingen. Aan de ene kant zullen fabrikanten en marketeers zich moeten aanpassen aan de nieuwe eisen van de verordening, waaronder het hebben van een certificaat voor hun programma's, vanaf juli 2025.

Aan de andere kant: allemaal Programma’s die door bedrijven worden gebruikt, moeten vanaf januari 2026 aan dezelfde eisen voldoen (als het commerciële bedrijven zijn) of juli van datzelfde jaar (indien het natuurlijke personen zijn). Op deze manier zullen binnen slechts vier maanden alle bedrijven die als vennootschap zijn opgericht, de wetgeving moeten hebben aangepast software die zij in hun bedrijf hebben, zodat zij voldoen aan de antifraudewet.

Enkele van de vereisten waaraan deze programma's als goedgekeurd moeten worden beschouwd, zijn traceerbaarheid, de onmogelijkheid om facturen te wijzigen nadat ze zijn uitgegeven of de mogelijkheid om Verifactu te gebruiken.

Sancties voor zelfstandigen of kmo’s die hun programma’s niet tijdig aanpassen

Als u binnen deze termijnen niet aan één van de vereisten voldoet, waaronder het beschikken over een certificaat, voorziet de Algemene Belastingwet twee soorten sanctiesbeide serieus:

• Naar de productie, productie en marketing van computersystemen die niet aan de regelgeving voldoen, een boete van 150.000 euro vastgesteld voor elk boekjaar waarin de verkoop van dit soort computersystemen heeft plaatsgevonden en voor elk verschillend type daarvan waarop de inbreuk betrekking heeft.
• Anderzijds, wanneer ze niet gecertificeerd zijn genoemde computersystemen die daartoe verplicht zijn, zullen worden bestraft 1.000 euro per computersysteem zonder genoemde certificering op de markt gebracht.
• Voor de zelfstandigen en bedrijvenzal het enkele feit dat men over computersystemen beschikt die niet voldoen aan de bepalingen van de regelgeving, wanneer deze niet naar behoren gecertificeerd zijn of wanneer de gecertificeerde apparaten gewijzigd of aangepast zijn, bestraft worden met 50.000 euro.

Vereisten waaraan MKB-factureringsprogramma's moeten voldoen om in januari legaal te zijn

In het eind oktober gepubliceerde ministerieel besluit zijn al alle voorwaarden vastgelegd waaraan de facturatieprogramma’s die zelfstandigen gebruiken moeten voldoen om als goedgekeurd door de Belastingdienst te worden beschouwd. Deze verplichtingen zijn integraal te raadplegen in de BOE.

Algemene regels waar facturatiesoftware aan moet voldoen

De eisen, die nauwelijks zijn veranderd ten opzichte van het vorige ontwerp, omvatten:

• Telkens wanneer een goed wordt geleverd of een dienst wordt verleend, moet het systeem vóór of op hetzelfde moment als het uitreiken van de factuur een factuurregistratie genereren.
• De gegevens moeten onveranderlijk en volledig zijn. Dat wil zeggen dat het programma zelf, eenmaal opgeslagen, moet garanderen dat niemand deze records kan wijzigen, noch de gebruiker, noch het systeem, noch enig extern apparaat.

• Hij software moet de traceerbaarheid van de registraties garanderen, zodat ze in chronologische volgorde van de eerste tot de laatste kunnen worden gevolgd.
• Het programma moet alle factureringsgegevens die het genereert, opslaan.
• U moet een “gebeurtenislogboek” hebben waarin automatisch alle handelingen, acties en gebeurtenissen worden vastgelegd (zoals het opstarten of afsluiten van het systeem).
• Informatie met fiscale relevantie moet worden gescheiden van andere mogelijke vertrouwelijke gegevens zonder fiscale waarde, zodat de Schatkist rechtstreeks toegang heeft tot het deel dat erop betrekking heeft.