Steeds autonomer en MKB Ze gebruiken controlesystemen zoals vingerafdrukken, geolocatie van werknemers of geautomatiseerde tools om hun prestaties te controleren. Vele malen, zonder te weten dat dit zo kan zijn overtreden arbeids- en gegevensbeschermingsvoorschriften. Het probleem is niet het gebruik van deze technologieën zelf, maar hoe ze worden geïmplementeerd en of ze voldoen aan de vereiste wettelijke eisen, iets dat al het genereren van hoge sancties, arbeidsconflicten en rechterlijke beslissingen tegen van de bedrijven.
Juist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals tijdregistratie, zijn deze tools populair geworden. Ze kunnen echter uiteindelijk het tegenovergestelde effect genereren als ze niet correct worden gebruikt. “Een systeem dat is aangeschaft om aan de ene norm te voldoen, kan ervoor zorgen dat we niet aan de andere voldoen”, waarschuwde Natalia Otero Fernández, CEO en advocaat bij advocatenkantoor Formula Legal. die benadrukte dat de gevoel “van rechtsonzekerheid dat ontstaat “Dit terrein is echt en alledaags.”
Daarbij komt dat business control duidelijke grenzen kent waarvan veel bedrijven zich niet bewust zijn of die ze verkeerd toepassen. Wat kan leiden tot financiële sancties of zelfs de nietigverklaring van besluiten zoals ontslag. “Deze macht of macht om te controleren is niet onbeperkt”, herinnert Víctor Sasso zich. manager van het Arbeidsgebied van advocatenkantoor RSM. Deze deskundige benadrukt dat elke controlemaatregel moet worden nageleefd privacy, gegevensbescherming en het recht op digitale ontkoppeling van de arbeiders.
- Deze systemen kunnen alleen essentiële gegevens verzamelen, en dat voor een bepaalde tijd
- De wettelijke sleutels waaraan het MKB moet voldoen voordat het toezichtsystemen implementeert
- Wat kan er gebeuren als een zzp’er de systemen misbruikt om toezicht te houden op zijn personeel?
- Sancties, nietig verklaarde ontslagen en kosten die een bedrijf kapot kunnen maken
- Een slechte technologische beslissing kan zich tegen de zzp’er zelf keren
Deze systemen kunnen alleen essentiële gegevens verzamelen, en dat voor een bepaalde tijd
Het gebruik van geolocatie- of digitale ondertekensystemen kan volkomen legaal zijn. Natuurlijk, zolang het beperkt blijft tot werkzaamheden en een gerechtvaardigd doel heeft; zoals routeorganisatie of beveiliging. Echter, Het probleem ontstaat wanneer die controle verder reikt dan nodig is of van toepassing is zonder de werknemer correct te informeren, iets dat vaker voorkomt dan het lijkt.
“Je kunt hem niet blijven volgen als hij uitcheckt”, legt Otero Fernández uit. Deze advocaat herinnert zich dat het principe van minimalisering vereist verzamelen alleen essentiële gegevens en voor de tijd die strikt noodzakelijk is. In dezelfde lijn wijst Salso erop dat deze beperkt moet blijven “tot de werktijd of werkdag, wat inhoudt dat de controle de persoonlijke sfeer van de werknemer niet mag binnendringen”, en daarom ook niet verder mag gaan dan het vastgestelde schema.
Ondertekenen met biometrische elementen is een van de meest tegenstrijdige voorbeelden, omdat het schijnbare effectiviteit combineert met een hoog juridisch risico. “De vingerafdruk is een speciale categorie gegevens… en het gebruik ervan voor ondertekening vereist een versterkte rechtvaardiging dat, In de praktijk is het bijna onmogelijk vol te houden”, waarschuwde de advocaat, die benadrukt dat er minder ingrijpende alternatieven zijn die voorrang moeten krijgen.
Bovendien betekent het feit dat een hulpmiddel werkt of gangbaar is, dat het niet automatisch rechtsgeldig is. “Legaal is niet synoniem met veilig, en wat vandaag wordt getolereerd, kan dat ook zijn morgen een sanctie”, vatte Otero Fernández samen. Deze deskundige benadrukt de snelheid waarmee zowel de regelgeving als de criteria van de rechtbanken evolueren.
De wettelijke sleutels waaraan het MKB moet voldoen voordat het toezichtsystemen implementeert
Voordat zelfstandigen en kmo’s een controlesysteem kunnen implementeren, moeten ze aan een reeks eisen voldoen die verder gaan dan het installeren van een controlesysteem software of een apparaat. De eerste daarvan is kom er overheen de zogenaamde evenredigheidstoets, een wettelijke vereiste die rechtvaardigt dat de maatregel passend, noodzakelijk en evenwichtig is.
“Deze test moet worden uitgevoerd en geslaagd”, legt Sasso uit. Voor hem moet het bedrijf aantonen “dat er geen ander, minder ingrijpend alternatief is om hetzelfde doel te bereiken.” Deze vereiste is van cruciaal belang, omdat “er veel sancties voorkomen juist omdat je niet hebt geëvalueerd Als het gekozen systeem Het was echt nodig.”
Hieraan komt de verplichting om werknemers vooraf te informeren, waarbij wordt uitgelegd welke gegevens worden verzameld, met welk doel en hoe lang deze worden bewaard. Daarnaast de fouten in de dagelijkse registratie van de dag Ze kunnen leiden tot boetes van 751 tot 7.500 euro voor ernstige overtredingen, waardoor dit punt een van de meest gecontroleerde punten is door de Arbeidsinspectie.
“Een simpel vel papier, met begrijpelijke taal, kan de zzp’er of het MKB een hoop ellende besparen”, aldus Otero Fernández. Voor haar, Het gebrek aan informatie is er één van de meest voorkomende fouten onder kleine bedrijven.
Wat kan er gebeuren als een zzp’er de systemen misbruikt om zijn werknemers te monitoren?
Een ander fundamenteel aspect is de impactbeoordeling wanneer gegevensverwerking een hoog risico met zich meebrengt, zoals het geval is bij biometrie of systematische monitoring. “Het is geen procedureformulier: dat is het een gedocumenteerde risicoanalyse waarschuwde de advocaat en benadrukte dat het Spaanse agentschap voor gegevensbescherming sancties oplegt als deze stap wordt nagelaten.
Vertrouwen op de toestemming van de werknemer kan een ernstige vergissing zijn, aangezien dit op de werkplek niet altijd als geldig wordt beschouwd. “Deze vergunning is aangetast door de economische afhankelijkheid van de werknemer herinnerde Otero Fernández zich, wat ons dwingt om naar andere, meer solide rechtsgrondslagen te zoeken om de verwerking van gegevens te rechtvaardigen.
Salso van zijn kant benadrukte dat “de specifieke voorafgaande informatieplicht” moet worden nageleefd, en dat het bedrijf “moet kunnen bewijzen dat het zowel de werknemers als hun vertegenwoordigers correct heeft geïnformeerd.” Deze verplichting is niet formeel, maar essentieel voor het te overwegen systeem legitiem in geval van conflicten.
Sancties, nietig verklaarde ontslagen en kosten die een bedrijf kapot kunnen maken
De gevolgen van het misbruik van deze instrumenten kunnen zeer ernstig zijn en tegelijkertijd verschillende gebieden treffen, van economische sancties tot juridische problemen. Op bestuurlijk niveau is Boetes kunnen zeer hoge cijfers bereiken, vooral wanneer de regelgeving inzake gegevensbescherming wordt overtreden.
“Voor een MKB-bedrijf zijn deze bedragen geen boete: het is een economische doodstraf”, waarschuwt Otero Fernández, die zich herinnert dat er al sancties van honderdduizenden euro’s bestaan op het oneigenlijk gebruik van biometrische systemen. Daarbij komen nog andere overtredingen, zoals het gebrek aan registratie van de dag, waarvoor ook relevante boetes gelden.
Op de werkvloer bestaat het grootste risico dat een ontslag gebaseerd is op onrechtmatig verkregen bewijsmateriaal, waardoor de hele zakelijke beslissing ongeldig kan worden verklaard. “De onmogelijkheid om de informatie te gebruiken of gegevens verzameld voor bewijsdoeleinden” Het kan ertoe leiden dat het ontslag onredelijk wordt verklaard, legt Salso uit, met de daaruit voortvloeiende economische kosten voor het bedrijf.
Een slechte technologische beslissing kan zich tegen de zzp’er zelf keren
Bovendien kan deze nietigheid nog andere gevolgen hebben, zoals een aanvullende schadevergoeding of de verplichting om de werknemer opnieuw in dienst te nemen. “De verklaring van niet-ontvankelijkheid… van disciplinaire maatregelen” is een van de meest voorkomende gevolgen wanneer de controle in strijd met de wet is uitgevoerd fundamentele rechten, vult de RSM-expert aan.
In kleine bedrijven kan elk arbeidsconflict een direct effect hebben op de activiteit. “Wat als controlemiddel wordt geïmplementeerd, kan dat wel worden in het sterkste argument van de verdediging van de werknemer concludeert Otero Fernández, waarmee hij het risico weerspiegelt dat een slechte technologische beslissing zich uiteindelijk tegen de zakenman zelf keert.
