Effectieve vergadering: volgens de TOP-methodologie
Een van de sleutels tot een effectieve vergadering staat in het volgende acroniem: TOP.
Deze methodiek is gericht op de organisator van de bijeenkomst. Het is aan hem om drie vragen te beantwoorden voordat hij begint met de voorbereiding van uw vergadering.
- T : Thema : waar gaan we het over hebben tijdens de meeting? De bijeenkomst mag de thema’s niet vermenigvuldigen om effectief te zijn. Door een vergaderthema te tekenen, kunt u ook inschatten hoeveel tijd nodig is om ermee om te gaan.
- O : Doelstelling : wat is het doel van deze bijeenkomst? Het kan gaan om het vinden van een oplossing voor een probleem, het nemen van een beslissing, het informeren, het verzamelen van meningen… Zonder een duidelijk omschreven doel zal uw bijeenkomst ongetwijfeld contraproductief en ineffectief zijn.
- P : Plan : in welke volgorde zal het plaatsvinden? Hoe ga je de verschillende onderwerpen articuleren, wie gaat spreken, hoe wordt de tijd verdeeld. Goed in elkaar gezet, is de effectiviteit van uw bijeenkomst gegarandeerd.
Waarom staat de TOP-methode synoniem voor efficiëntie? Want door het beantwoorden van deze drie vragen heeft de bijeenkomst een kader. Om hem zijn volledige interesse te laten ontplooien, zou het natuurlijk contraproductief zijn als dit laatste niet bekend zou zijn bij de medewerkers. Vandaar het belang om vóór D-Day te communiceren.
Stel een agenda in om de efficiëntie van vergaderingen te garanderen
Het wordt sterk aanbevolen om deelnemers een Agenda van de vergaderingper email.
Meestal in de hoofdtekst van de e-mail met de uitnodiging voor de vergadering. Het behandelt de verschillende punten die op D-Day aan de orde zullen komen.Het wordt voor de vergadering aan de deelnemers gecommuniceerd en laat hen weten waar we het over gaan hebben. Omdat niemand op D-Day zou moeten aankomen, onwetend van waar het allemaal om gaat en de problemen die zullen worden aangepakt. De effectiviteit ervan hangt ervan af.
Om nuttig te zijn, devergadering agenda moet bevatten :
- De drie antwoorden op de TOP.
- De lijst met deelnemers.
- De plaats van de ontmoeting.
- Het schema van de vergadering en de duur ervan.
Als er op D-Day informatie moet worden gepresenteerd of gecommuniceerd, is het ook noodzakelijk om de betrokken personen op dat moment op de hoogte te stellen. Omgekeerd is het ook mogelijk om voorbereidingspunten aan de agenda toe te voegen (dossier, samenvatting, tabel, enz.).
Een tip voor een effectieve meeting? Geef elke deelnemer een conceptnota, bijgevoegd bij de agenda.
Beperk het aantal deelnemers aan de vergadering
Een effectieve vergadering vindt plaats in een kleine commissie. Het is niet nodig om de hele wereld uit te nodigen, het zou zelfs contraproductief zijn. Geen overschot, alleen mensen die nut hebben en echt belang hebben bij deelname aan de bijeenkomst dienen aanwezig te zijn. Voor een betere efficiëntie tijdens uw vergadering adviseren wij u om: respecteer een limiet van 8 deelnemers.
Voor betrek medewerkers op de dag van de vergadering, is het belangrijk om ieders rol en de reden voor hun aanwezigheid te vermelden bij het verzenden van de uitnodigingsmail. Uw gasten zullen zich meer betrokken voelen.
D-dag, respecteer de spreektijden tussen de gesprekspartners. Om kakofonie te voorkomen, vooral bij videoconferenties, moet u ervoor zorgen dat de deelnemers niet allemaal tegelijk aan het woord zijn. Meer weten over videoconferenties? Ontdek 6 tips voor een geslaagde (of mislukte) videoconferentie.
Efficiënt vergaderen en respecteren van de geplande tijd
Om effectief te zijn, is het essentieel om respecteer drie regels met betrekking tot de duur van een vergadering :
- Het moet een begin en een gepland einde hebben.
- Het mag niet te lang duren. Het is belangrijk om een uur vergaderen niet te overschrijden, anders vallen de leden uit. De concentratie heeft de neiging af te nemen na 60 minuten.
- Verbied vergaderingen die aanslepen.
De vergadertijd is om en u heeft nog niet alle agendapunten behandeld? Laat je voor een effectieve vergadering niet verleiden tot overlopen. Het is beter om de uitwisselingen per e-mail voort te zetten of een tweede ontmoeting te plannen.
Zijn niet alle gasten op tijd? U hoeft niet te wachten op laatkomers, anders weet u zeker dat u de geplande vergadertijd niet respecteert.
Precies afsluiten voor een effectieve meeting
Er is niets erger dan een vergadering uitlopen en niets begrijpen. Noch over ruilen, noch over wat te doen achteraf. Om met de eventualiteit om te gaan, ligt de oplossing in een precieze conclusie van de vergadering.
Een idee is om in het laatste kwartier van de vergadering mondeling de uitwisselingen samenvatten en de na te streven doelstellingen samenvatten. Een andere, net zo effectieve manier die kan worden gecombineerd met de eerste, is het per e-mail verzenden van een vergaderverslag naar elke deelnemer.
