De aan zelfstandig ondernemer en bedrijven ontvangen jaarlijks ruim 700.000 verzoeken van de Belastingdienst. En volgens een onderzoek naar belastingsoftware waarin staat: ongeveer 10% van deze waarschuwingen is te wijten aan eenvoudige fouten formeel op facturen.
Volgens Declarando ontvangen bedrijven naar schatting jaarlijks ongeveer 70.000 meldingen van het ministerie van Financiën wegens fundamentele en vermijdbare fouten in facturen. De economische impact van deze eisen, die soms uitmonden in sancties, zou groter zijn dan de 21 miljoen euro aan beheerkosten, tijdverlies, toeslagen en liquiditeitsproblemen.
De belastingadvocaat Mónica Serra, specialist in zzp’ers bij het kantoor, maakte dat aan deze krant duidelijk We hebben het niet over fraude, “maar over administratieve fouten; een nuance die verklaart waarom veel dossiers uiteindelijk zonder ernstige sancties worden opgelost”, hoewel de belastingbetaler reële economische gevolgen draagt. In zijn analyse benadrukt hij dat deze formele fouten aan de basis liggen van duizenden procedures die vermeden hadden kunnen worden met eenvoudige wijzigingen in de facturering en interne controle.
Volgens de deskundige is het merendeel van de eisen niet het gevolg van opzettelijk onregelmatig gedrag, maar eerder van administratieve vergissingen die de regelgeving als overtreding beschouwt. Welke dwingt de zelfstandige om te reageren, te rechtvaardigen en, In veel gevallen klopt dat reeds ingediende documentatie. Dit fenomeen treft vooral kleine bedrijven die niet voortdurend over advies beschikken en wier administratieve lasten toenemen wanneer er een bericht van de Schatkist binnenkomt.
- Kleine administratieve fouten veroorzaken jaarlijks duizenden Treasury-aanvragen
- Echte economische kosten, zelfs als er geen sprake is van fraude
- Betere detectie van formele fouten als gevolg van geautomatiseerde controle en fiscale complexiteit
- Praktische maatregelen om het risico op het ontvangen van een verzoek te verkleinen
Kleine administratieve fouten veroorzaken jaarlijks duizenden Treasury-aanvragen
Serra legt uit dat de meest voorkomende fouten niet complex of geavanceerd zijn, maar eerder kleine formele fouten die, wanneer ze zich ophopen, belastingcontrolemechanismen activeren, zoals onjuiste of onvolledige gegevens op de factuur. “Dit zijn vooral omissies of onjuiste gegevens in de NIF van de klant of de uitgever, evenals sprongen in de nummering van facturen”, merkte hij op, eraan toevoegend dat ook al te algemene beschrijvingen van de geleverde diensten vaak voorkomen.
Naast deze fouten zijn er ook fouten met betrekking tot de uitgiftedatum, kleine fouten in de belastingaangifte of facturen die zijn uitgegeven zonder aan alle formele vereisten te voldoen; aspecten die het systeem automatisch detecteert bij het vergelijken van gegevens. De deskundige benadrukt dat In de meeste gevallen “is er geen sprake van fraude, maar administratieve vergissingen die de regelgeving echter als een overtreding classificeert.”
Hoewel er geen definitieve gegevens zijn over hoeveel bestanden uiteindelijk worden gearchiveerd, legt Serra uit dat veel problemen worden opgelost door middel van correcties of beschuldigingen. Vooral als de fout technisch of interpretatief is. Tot de meest voorkomende gevallen behoren de onjuiste toepassing van het belastingtarief, de verkeerd begrepen omkering van de belastingplichtige of intracommunautaire transacties zonder adequate accreditatie. Welke vereist dat u onderbouwde beschuldigingen voorbereidt of verstrekt aanvullende documentatie om de operatie correct te rechtvaardigen.
Echte economische kosten, zelfs als er geen sprake is van fraude
Zelfs als het dossier uiteindelijk wordt gearchiveerd of de claim van de belastingbetaler wordt aanvaard, brengt het proces kosten met zich mee die een directe impact hebben op de activiteit van zelfstandigen, vooral in kleine bedrijven met beperkte cash. “De zelfstandige draagt tijdens het proces reële economische gevolgen” Serra verklaarde, erop wijzend dat de impact niet verdwijnt, zelfs als er geen sanctie is.
Onder deze kosten noemt de deskundige de kosten van technisch advies en verdediging, het opstellen van beschuldigingen of het verstrekken van aanvullende documentatie, waarvoor tijd en middelen nodig zijn. Het waarschuwt ook voor mogelijke toeslagen of vertragingsrente wanneer de belastingbetaler besluit vrijwillig te regulariseren om de risico's te verminderen, wat kan leiden tot toeslagen of vertragingsrente, indien de belastingplichtige kies voor corrigeren voordat de procedure verdergaat.
Een ander veel voorkomend effect is het blokkeren van BTW-teruggaven, wat rechtstreeks van invloed kan zijn op de liquiditeit van het bedrijf en de dagelijkse bedrijfsvoering in gevaar kan brengen, naast de tijd en administratieve lasten die het beheer van de procedure met zich meebrengt. Serra benadrukt dat Zelfs als er geen sprake is van fraude, “genereert de procedure financiële en psychologische kosten belangrijk voor zelfstandigen.”
Betere detectie van formele fouten als gevolg van geautomatiseerde controle en fiscale complexiteit
De deskundige geeft aan dat er de laatste jaren sprake is van een geleidelijke toename van dit soort vereisten, vooral die welke verband houden met de correcte toepassing van de BTW bij specifieke verrichtingen. Zoals hij uitlegt, is deze stijging niet noodzakelijkerwijs te wijten aan meer fraude, maar eerder aan een grotere opsporingscapaciteit van de administratie, die weerspiegelt een geleidelijke toename van dit soort vereisten verband houden met formele inconsistenties.
“De toename houdt verband met geautomatiseerde controle en massale gegevensuitwisseling, die vrijwel automatisch waarschuwingen genereren in het geval van formele inconsistenties”, zegt Serra, verwijzend naar het gebruik van informatiesystemen en digitale analyse. De toenemende digitalisering van facturering en boekhouding vergemakkelijkt de detectie van discrepanties tussen wat door verschillende belastingbetalers wordt aangegeven, waardoor eerder vrijwel automatisch eisen genereren enige inconsistentie gedetecteerd door het systeem.
Daarbij komt nog de complexiteit van de regelgeving, vooral op het gebied van internationale btw, digitale diensten, marktplaatsen of intracommunautaire operaties. Gebieden waar veel kleine bedrijven niet over voldoende technische kennis beschikken om de regelgeving correct toe te passen. Volgens de deskundige is het resultaat dat wel een verhoging van de detectiecapaciteit van technische fouten, in plaats van daadwerkelijke fraude.
Praktische maatregelen om het risico op het ontvangen van een verzoek te verkleinen
Vanuit praktisch oogpunt stelt Serra concrete maatregelen voor die het risico op het ontvangen van een verzoek om formele fouten aanzienlijk kunnen verminderen, te beginnen met voorafgaande controle van de facturering. “De eerste maatregel is het gebruik van een software dat formele fouten blokkeert voordat u de factuur uitreikt, omdat dit de meest effectieve manier is om dit te voorkomen.”
De tweede aanbeveling is om een systematische maandelijkse controle instellen voordat de btw wordt ingediend, het controleren van de correlatieve nummering, NIF en consistentie van bedragen, waardoor fouten kunnen worden opgespoord voordat de administratie dit doet. De deskundige is van mening dat deze periodieke controle vooral nuttig is voor zelfstandigen zonder continu advies, aangezien dit dit toelaat vooraf een systematische maandelijkse evaluatie opzetten belastingaangiften indienen.
Tenslotte wordt benadrukt dat het belangrijk is om snel te handelen wanneer een fout wordt ontdekt, en onmiddellijk een correctiefactuur uit te reiken om grote gevolgen te voorkomen. “Als de fout eerder wordt verholpen Het ministerie van Financiën meldt het, De regel voorziet niet in sancties”, concludeerde hij, waarbij hij benadrukte dat preventie en vroegtijdige reactie van cruciaal belang zijn om onnodige kosten te voorkomen.
