De 10 beste hulpmiddelen voor werkproductiviteit om uw tijd te maximaliseren

Vooruitgang op het werk

Ga naar sectie

10 van de beste productiviteitstools om uw workflow te verbeteren

Verhoog uw efficiëntie

Het benutten van technologie om uw productiviteit te verbeteren is geen trend, maar een noodzaak.

Tussen onlinewerkruimtes, teammessenger-apps en taakbeheerplatforms zijn uw prestaties afhankelijk van uw vermogen om hulpmiddelen voor werkproductiviteit effectief te gebruiken.

Maar met zoveel opties is de uitdaging niet het vinden van een hulpmiddel, maar het bepalen welk hulpmiddel aansluit bij uw individuele behoeften en behoeften op de werkplek. Elk heeft unieke sterke punten die geschikt zijn voor verschillende taken en beroepen.

Als u niet zeker weet welke de juiste voor u is, overweeg dan de unieke waarde die de volgende productiviteitstools bieden om de juiste oplossing te vinden.

10 van de beste productiviteitstools om uw workflow te verbeteren

De mogelijkheden voor digitale productiviteitstools zijn vrijwel onbeperkt. Begin met brainstormen over eventuele tekortkomingen in de tools en technologie die uw team ervaart, om te bepalen waar u uw zoektocht op moet richten.

Om u te helpen uw keuzes te beperken of deze brainstormsessie te ondersteunen, zijn hier 10 van de beste productiviteitstools die er zijn.

1. Trello

Trello, opgericht in 2011, viel al snel op door zijn sterke visuele projectmanagementsysteem, dat gebruik maakte van een kaart-en-bord-interface, de Kanban-methode. Bij zijn 10e verjaardag had het platform meer dan 50 miljoen geregistreerde gebruikers.

Trello is een aantrekkelijke productiviteitstool die visuele leerlingen betrokken houdt en projecten organiseert in borden, checklists en kaarten. En het is geweldig voor teams, omdat je vervaldatums en tijdlijnen kunt toevoegen en eigenaren aan kaarten en lijsten kunt toewijzen.

Of u nu een team of een individu bent, de duidelijke ’to-do’-, ‘doing’- en ‘done’-borden helpen u snel de voortgang van de taak te begrijpen. Je kunt het ook integreren met andere werkplekplatforms zoals Google Drive, Dropbox en Slack. Bovendien is er een gratis versie.

Een nadeel is dat de eenvoudige interface van Trello beter geschikt is voor eenvoudige projecten. Agile teams of softwareontwikkelaars die aan complexe projecten werken en waarvoor routekaarten of revisiefuncties nodig zijn om teams efficiënt op elkaar af te stemmen, hebben mogelijk een uitgebreidere tool nodig.

2. Slank

Slack is een tool voor teamproductiviteit die betere communicatie met collega’s mogelijk maakt. De app probeert de beperkingen van e-mail te doorbreken, waarbij berichten zich ophopen en verloren gaan, wat resulteert in vertraagde samenwerking en informatiesilo’s. Met dit teamcommunicatieplatform kunt u in realtime berichten versturen, berichten archiveren en zoeken, waardoor het een waardevol hulpmiddel is voor werken op afstand.

En het is een krachtige tool voor zakelijke productiviteit, omdat het onder meer wordt geleverd met Google Drive-, Zoom- en Monday.com-integraties.

Het vermelden waard is dat hoewel Slack robuuste samenwerkingshulpmiddelen biedt, constante berichten en meldingen u onder druk kunnen zetten om constant beschikbaar te zijn, wat de focus onderbreekt en uw workflow in gevaar brengt. Overweeg het programmeren van dagelijkse focustijden en het beperken van pushmeldingen om verwachtingen voor teamleden te scheppen en uw flowstatus te beschermen.

3. Evernote

Hoewel de notitie-app op je mobiele telefoon een handige ruimte is om ideeën op te schrijven, is Evernote een dynamischer platform waarmee je webpagina’s kunt knippen, takenlijsten kunt maken en handgeschreven notities kunt scannen.

Evernote heeft een uitgebreide bibliotheek met notitieboekjes en tags, waardoor je je ideeën efficiënt kunt categoriseren. En u kunt het ook synchroniseren met notitieboekjes van teamleden en andere productiviteitstools zoals Google Drive en Microsoft Outlook.

Naast het maken van aantekeningen kunt u ook bonnen, instapkaarten en andere communicatie bewaren die u bij de hand wilt houden. En Evernote tilt het maken van aantekeningen naar een hoger niveau met verschillende multimediafuncties, waaronder het opslaan en delen van afbeeldingen, webclips en spraakmemo’s. Het beschikt ook over geavanceerde zoekfuncties, waardoor zelfs tekst in uw opgeslagen afbeeldingen wordt herkend.

Deze tool is ideaal voor studenten, onderzoekers, journalisten of schrijvers, en creatieve werkers die regelmatig brainstormen of een dagboek bijhouden om hun gedachten vast te leggen.

Een nadeel is dat het gratis abonnement beperkte functionaliteit heeft, zoals offline toegang en opslag. En het is het meest geschikt voor teams die in hun dagelijkse workflow actief afhankelijk zijn van aantekeningen, onderzoek en brainstormen. Voor het eenvoudig maken van aantekeningen kan het platform onnodig ingewikkeld zijn.

4. Asana

In het Sanskriet verwijst ‘asana’ naar de plaats en houding waarin een yogi zit, wat een mix van vorm en stroom vereist om ondanks afleidingen gecentreerd te blijven. Met dit als inspiratiebron hebben de oprichters van Asana ’s werelds #1 product- en projectmanagementsoftware gebouwd.

Asana helpt u bij het structureren van verschillende projecten, taken en subtaken voor gedetailleerde planning en tijdregistratie. Het platform is ideaal voor visuele leerlingen, met een visueel intuïtieve interface die projecten opsplitst in verschillende formaten, zoals lijsten, borden en tijdlijnen. En Asana biedt ook verschillende project- en tijdmanagementsjablonen die zijn gebouwd voor specifieke functies, zoals verkoopteams, administratief personeel en informatietechnologen, om er maar een paar te noemen.

Hun flexibele platform boordevol functies is ideaal voor grote teams die aan complexe projecten werken, zoals marketingprofessionals, softwareontwikkelaars en verkoopteams. Kleine teams of individuele gebruikers kunnen de complexe projectmanagementfuncties overweldigend of buitensporig vinden en kiezen voor een eenvoudiger tool.

5. Klik op

ClickUp werd officieel gelanceerd vanuit de bètaversie in 2019, waardoor het relatief nieuw is vergeleken met de andere platforms op deze lijst. Maar wat het aan anciënniteit mist, wordt gecompenseerd door een lange lijst met functies. ClickUp is een alles-in-één platform voor projectbeheer waarmee u taken, documenten en chat binnen één dashboard kunt combineren. Deze volledigheid maakt het een uitstekend hulpmiddel voor het bevorderen van sterke teamsamenwerking.

Dit is ook een uitstekende productiviteitstool voor ontwikkelaars, die aangepaste weergaven biedt voor complexe projecten en eenvoudig documenten delen tussen teamleden. Afhankelijk van de behoeften en voorkeuren van uw team kunt u projecten opsplitsen in lijsten, borden of Gantt-diagrammen, wat flexibiliteit biedt voor verschillende teams binnen dezelfde organisatie.

ClickUp is in hoge mate aanpasbaar, maar een van de grootste voordelen is de mogelijkheid om de status van een project te categoriseren. Een contentmarketingteam kan een opdracht bijvoorbeeld opdelen in verschillende fasen (van ’toegewezen’ tot ‘in de wachtrij voor publicatie’), waardoor u snel inzicht krijgt in de levenscyclus van een taak. En dankzij de ingebouwde tijdregistratie krijgt u beter inzicht in hoe lang elke taakfase duurt om te voltooien, zodat u projecten efficiënter kunt plannen en prioriteren.

Dat gezegd hebbende, zijn de eindeloze aanpassingen van ClickUp misschien te mooi om waar te zijn, omdat het voor sommige gebruikers een steile leercurve kan opleveren. Zonder de juiste onboarding kunt u opdrachten uit het oog verliezen of deadlines missen.

6. Webwerk

Het ontwikkelen van betere tijdmanagementgewoonten is nooit een slecht idee, omdat het de productiviteit op elk gebied van uw leven verbetert. WebWork is eenvoudige urenregistratiesoftware voor projecten en individuele taken. Door de uren nauwgezet bij te houden, kunt u inzichten ontwikkelen om tijd te besparen, een betere balans tussen werk en privé op te bouwen en de efficiëntie te verbeteren, of u nu repetitieve taken analyseert of tijden vaststelt waarop u productiever bent.

Als u ondernemer of zelfstandig ondernemer bent en op uurbasis werkt, kunt u rapporten genereren om de facturering te vereenvoudigen. Bovendien maakt het gratis abonnement onbeperkte tracking en gebruikers mogelijk, en rapportagefuncties bieden inzicht in de tijdverdeling, waardoor u uw tijd realistischer kunt budgetteren. Maar let op: aanmelden voor een betaald lidmaatschap is noodzakelijk om toegang te krijgen tot meer geavanceerde functies zoals facturering.

7. Google Drive

Als u een Gmail-account heeft, wordt u automatisch aangemeld voor Google Drive en de cloudgebaseerde tools voor opslagproductiviteit. Google Drive is meer dan alleen een ruimte om uw documenten op te slaan: het is krachtige software voor kantoorproductiviteit die kan worden geïntegreerd met alle Google-apps, zoals Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Alle Google-gebruikers ontvangen 15 gigabyte gratis opslagruimte voor Gmail, Google Drive en Google Photos, waardoor het een waardevol hulpmiddel voor kantoorproductiviteit is. En deze tool is beschikbaar voor Windows, macOS, iOS, Chrome OS en Android.

Als je meer dan 15 gigabyte nodig hebt (zoals veel fotografen, grafisch ontwerpers en andere creatievelingen met grote opslagbehoeften), moet je een abonnement aanschaffen. En machtigingen en instellingen voor delen kunnen voor verwarring zorgen, waardoor er onbedoeld informatie wordt gedeeld.

laptop-met-het-Google-zoektabblad-geopende-werkproductiviteitstools

8. LastPass

U heeft er waarschijnlijk minstens één keer in uw carrière over geklaagd dat u te veel wachtwoorden had. En je bent niet de enige: 39% van de Amerikaanse werknemers geeft aan last te hebben van wachtwoordmoeheid. Het opnieuw instellen van wachtwoorden of moeite hebben om er meerdere op verschillende platforms te onthouden, kan tijdverspilling en uw productiviteit verslechteren. Het gebruik van hetzelfde wachtwoord voor alles kan een gemakkelijke oplossing zijn, maar het brengt uw gevoelige informatie in gevaar door inbreuken op de beveiliging.

LastPass slaat gecodeerde wachtwoorden veilig op, zodat u ze allemaal kunt openen met een hoofdwachtwoord. Minder tijd besteden aan het krabben aan uw hoofd terwijl u probeert te onthouden, betekent meer tijd om u op uw werk te concentreren. En met extra functies, zoals het monitoren van de digitale gezondheid van uw accounts, kunt u belangrijke gegevens, zoals bedrijfscreditcards, proactief beschermen.

Een tekortkoming is dat het organiseren van al uw wachtwoorden in mappen en categorieën mogelijk niet intuïtief is. En al uw wachtwoorden op één plek hebben, is een tweesnijdend zwaard. Mogelijke kwetsbaarheden in het platform kunnen ernstige beveiligingsproblemen voor u of uw bedrijf veroorzaken.

9. Pomofocus

De Pomodoro-techniek is een tijdmanagementmethode waarbij een timer wordt gebruikt om taken op te splitsen in gerichte blokken van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze. Deze methode maakt gebruik van uw natuurlijke aandachtsspanne en helpt u pauzes te nemen die uw focus verbeteren en u behoeden voor een burn-out.

Hoewel u een timer op uw mobiele apparaat kunt gebruiken, houdt Pomofocus taken bij met behulp van de Pomodoro-techniek voor u en biedt visuele rapporten die u kunt bekijken om te begrijpen wanneer u het meest productief bent. Bovendien biedt het tijdens het bijhouden geschatte eindtijden voor repetitieve taken, zodat u uw tijd effectiever kunt prioriteren.

De Pomodoro-techniek is mogelijk niet op alle situaties van toepassing, zoals bij het werken aan projecten die langdurige concentratie vereisen of in werkomgevingen met frequente onderbrekingen.

wekker-op-de-witte-tafel-werk-productiviteitstools

10. Zapier

Zapier is een automatiseringstool die al uw productiviteitsapps met elkaar verbindt. Stel je voor dat je een videogesprek moet plannen. In plaats van een e-mail in Gmail te schrijven, maakt u een evenement in uw agenda, de videoconferentie in Zoom plannen en een herinnering toevoegen aan uw notities-app, u kunt een “zap” maken die dit allemaal automatisch doet.

Deze tool is uitstekend geschikt voor drukke professionals, eigenaren van kleine bedrijven, onafhankelijke contractanten en iedereen die tijd wil besparen op repetitieve online administratieve taken.

Het vermelden waard is dat technische basiskennis nodig is om het meeste uit het platform te halen, wat betekent dat de leercurve voor sommige gebruikers lastig kan zijn. En de tool kan niet worden geïntegreerd met veel gangbare productiviteitsapps, waardoor het belangrijk is om te controleren op compatibiliteit voordat je de tool gebruikt.

Verhoog uw efficiëntie

Het kiezen van de juiste tools voor arbeidsproductiviteit stroomlijnt niet alleen uw taken. Het helpt u waardevolle zachte vaardigheden zoals tijdmanagement, samenwerking en flexibiliteit te blijven ontwikkelen. Met de juiste combinatie van technologie bent u goed uitgerust om zelfs op de meest veeleisende werkdag uit te blinken.