- Het uitreiken van de factuur volstaat niet: de zelfstandige moet bewijzen dat deze de klant heeft bereikt
- Bedrijven die geen bewijs van verzending bijhouden, lopen het risico meer BTW te betalen dan nodig is
- Welke documenten moeten zelfstandigen en kmo’s bewaren om het recht op teruggaaf van de BTW te behouden
Veel zelfstandigen en kleine bedrijven zijn van mening dat het proces voorbij is zodra een corrigerende factuur is uitgeschreven. In sommige gevallen, als Het ministerie van Financiën beoordeelt die operatie, over een paar jaar, zou hen de terugvordering van BTW kunnen weigeren wanneer zij niet kunnen aantonen dat de gecorrigeerde factuur hun opdrachtgever daadwerkelijk heeft bereikt. Het is niet voldoende om het document te bewaren: het zal ook nodig zijn om de verzending ervan te bewijzen.
Dit criterium is zojuist versterkt door a resolutie van het Centraal Economisch-Administratief Hof (TEAC), die uitgaat van de leer van de Hoge Raad en het indienen van de correctiefactuur tot een essentiële vereiste maakt om de BTW-grondslag te kunnen wijzigen.
Zoals uitgelegd door Raquel Jurado, een technicus bij de Registry of Tax Advisory Economists (REAF), is het waarschijnlijk dat deze resolutie ervoor zal zorgen dat de Belastingdienst is “veel rigoureuzer en systematischer” als het erom gaat van bedrijven te eisen dat zij bewijzen dat zij deze facturen correct hebben verzonden.
Volgens de geraadpleegde deskundige “is het relatief gebruikelijk” dat veel kleine en middelgrote bedrijven corrigerende facturen “per gewone post of zelfs per e-mail versturen zonder voldoende bewijsmateriaal bij te houden.” Als de Schatkist begrijpt dat deze zending niet is geaccrediteerd, kan zij de wijziging afwijzen van de belastinggrondslag. En het bedrijf ook dwingen BTW te blijven betalen die het in werkelijkheid nooit heeft geïnd of die overeenkwam met een transactie die later werd geannuleerd.
Het uitreiken van de factuur volstaat niet: de zelfstandige moet bewijzen dat deze de klant heeft bereikt
De verplichting om een corrigerende factuur naar de opdrachtgever te sturen is niet nieuw. De resolutie van het Centraal Economisch-Administratief Hof (TEAC) versterkt echter het praktische belang van deze eis en zal er naar verwachting toe leiden dat de Belastingdienst is veel strenger bij het verifiëren dat bedrijven kunnen aantonen dat deze communicatie heeft plaatsgevonden.
Dit is hoe Raquel Jurado het aan dit medium uitlegde. Die erop wees dat deze resolutie ‘waarschijnlijk zal leiden tot Van nu af aan zal de administratie veel strenger en systematischer te werk gaan in de eis van deze test, aangezien de naleving van deze eis aan belang wint”.
De deskundige herinnerde er echter aan dat de verplichting om de verzending te bewijzen doorgaans niet vereist is voor correctiefacturen. De btw-verordening stelt deze vereiste uitdrukkelijk vast in de gevallen van wijziging van de belastinggrondslag bedoeld in de afdelingen drie en vier van artikel 80 van de btw-wet, dat wil zeggen wanneer de klant failliet is of wanneer is voornemens de BTW op dubieuze debiteuren terug te vorderen.
Om deze reden, legt Jurado uit, zijn dit de gevallen waarin zelfstandigen en MKB-bedrijven zich vooral zorgen moeten maken over het behoud van voldoende bewijs dat de correctiefactuur naar de ontvanger is verzonden. Toch wordt de REAF-techniek overwogen Het is raadzaam om dezelfde praktijk toe te passen bij elke factuurrectificatie. aangezien het hebben van bewijs van verzending problemen kan voorkomen als de operatie jaren later het onderwerp is van een belastingcontrole.
De TEAC bevestigt de eerdere criteria van het Hooggerechtshof
De TEAC-resolutie introduceert geen nieuwe verplichting, maar iHet integreert het criterium dat de Hoge Raad al in zijn uitspraak van 31 maart 2025 heeft vastgelegd over de relevantie van de indiening van de corrigerende factuur in het kader van de procedure om de btw-grondslag te wijzigen.
Zoals Raquel Jurado uitlegde: “Wat verandert met deze TEAC-resolutie, die uitgaat van de doctrine die het Hooggerechtshof in zijn uitspraak van 31 maart 2025 heeft vastgelegd, is dat de verwijsplicht van de correctiefactuur aan de ontvanger is geconfigureerd als essentieel, omdat hij de ware is geeft de ontvanger de mogelijkheid om dit te corrigeren uw BTW-aftrek”.
Bijgevolg moet de uitgevende instelling, met behulp van alle door de wet toegelaten bewijsmiddelen, kunnen bewijzen dat zij de corrigerende factuur daadwerkelijk naar de cliënt heeft gestuurd. Het gaat er niet langer alleen om te bewijzen dat de factuur bestaat of is uitgegeven, maar om te kunnen bewijzen dat deze onder de aandacht van de ontvanger is gekomen. aangezien deze communicatie ervoor zorgt dat de neutraliteit van de belasting behouden blijft en garandeert dat beide partijen hun BTW-situatie correct regulariseren.
Bedrijven die geen bewijs van verzending bijhouden, lopen het risico meer BTW te betalen dan nodig is
Het gevolg van het niet kunnen bewijzen van de verzending van de corrigerende factuur kan veel verder gaan dan een eenvoudig documentair gebrek. Indien tijdens een controle de Belastingdienst is van mening dat het bedrijf deze verzending niet correct heeft aangetoond, zal kunnen de wijziging afwijzen van de BTW-grondslag. In de praktijk betekent dit dat het bedrijf BTW-betalingen moet inhouden die betrekking hebben op verrichtingen die het uiteindelijk niet heeft ontvangen of die nietig zijn geworden.
Bijvoorbeeld een bedrijf dat een factuur uitreikte van 12.100 euro (10.000 euro belastbare grondslag en 2.100 euro BTW) en uiteindelijk de klant niets in rekening bracht U verliest mogelijk het recht om die 2.100 euro BTW terug te vorderen als u niet kunt bewijzen dat u de correctiefactuur correct heeft verzonden.
Hetzelfde risico kan zich voordoen wanneer een transactie nietig wordt verklaard en de belastinggrondslag moet worden verlaagd. Daarom is het bewaren van bewijs van verzending niet langer een administratieve kwestie, maar wordt het een element dat een directe economische impact op het bedrijf kan hebben. Vooral, wanneer de betreffende BTW-bedragen hoog zijn of er meerdere zijn opgeteld gecorrigeerde operaties.
Welke documenten moeten zelfstandigen en kmo’s bewaren om het recht op teruggaaf van de BTW te behouden
Een van de belangrijkste conclusies die deze doctrine nalaat, is dat bedrijven Ze moeten ook beoordelen hoe ze corrigerende facturen indienen en vooral het bewijs van de verlossing ervan. Het heeft weinig zin om correct aan de overige vereisten te hebben voldaan als, wanneer de Schatkist de documentatie opvraagt, het niet mogelijk is om te bewijzen dat de ontvanger de factuur heeft ontvangen die hem in staat zou moeten stellen zijn btw-aftrek te regulariseren.
In die zin herinnerde Raquel Jurado eraan dat het Hooggerechtshof niet het gebruik van een specifieke verzendmethode vereist, dus het is niet essentieel om altijd zijn toevlucht te nemen tot burofax. “De test kan worden uitgevoerd op elke manier die door de wet is toegestaan”, legde de REAF-techniek uit.
Hij voegde er echter aan toe Het wordt aanbevolen om te gebruiken systemen die accreditatie van zowel de inhoud van de zending als de ontvangst ervan mogelijk maken door de ontvanger.
Daarom kan het zijn dat het bewaren van alleen een kopie van de correctiefactuur niet voldoende is als de Belastingdienst jaren later om bewijs vraagt dat de factuur correct is verzonden. Het hebben van bewijs van de verzending vanaf het moment dat de rectificatie is uitgevoerd, kan latere problemen voorkomen de verdediging van het bedrijf tegen een mogelijke verificatie vergemakkelijken belasting.
