- Bij wet verboden uitgaven die zelfstandigen onder geen beding mogen aftrekken
- De uitgaven die de Schatkist toestaat, maar onder specifieke voorwaarden
- De uitgaven die de meeste conflicten veroorzaken tussen zelfstandigen en de Schatkist
- Andere fouten waarvoor de Schatkist een uitgave zou kunnen afwijzen
De inkomenscampagne voor 2026 is al aan de gang en zoals elk jaar worden duizenden zelfstandigen geconfronteerd met een van de grootste bronnen van belastingfouten: kostenaftrek. Op dit punt in april zijn belastingmanagers en adviseurs al begonnen met het ontvangen van facturen en ondersteunende documenten van hun klanten, die in veel gevallen kunnen niet in de aangifte worden opgenomen zonder risico op problemen Belastingdienst.
De situatie herhaalt zich jaar na jaar. Ook al zijn de regels duidelijk, toch blijven veel zzp’ers dat doen proberen kosten af te trekken die niet zijn toegestaan of die direct onmogelijk te rechtvaardigen zijn. In andere gevallen gaat het om uitbetalingen die in theorie wel aftrekbaar zouden kunnen zijn, maar die de Belastingdienst doorgaans terugdraait wegens gebrek aan bewijs.
In de praktijk zijn er twee grote categorieën uitgaven die zelfstandigen niet in hun aangifte mogen opnemen: die bij wet verboden zijn en degenen die, ook al zijn ze legaal, dat wel zijn heel moeilijk te rechtvaardigen. Het goed kennen van deze verschillen is essentieel om latere inspecties, sancties of regularisaties te vermijden.
Bij wet verboden uitgaven die zelfstandigen onder geen beding mogen aftrekken
De eerste groep is het duidelijkst: uitgaven die direct door regelgeving verboden zijn. In het geval van de personenbelasting bepaalt Wet 35/2006 op de personenbelasting in artikel 28 dat de inkomsten uit economische activiteiten worden berekend volgens de regels van de vennootschapsbelasting.
Dit impliceert dat de beperkingen van de Artikel 15 van de Wet op de Vennootschapsbelastingwaarin niet-aftrekbare kosten worden beschreven.
Een van de belangrijkste valt op:
Boetes en sancties
De administratieve sancties of toeslagen. Dit omvat verkeersboetes, boetes van de schatkist of boetes voor het te laat indienen van belastingen.
Donaties en vrijheden
Geschenken of uitgaven zonder duidelijke economische rechtvaardiging zijn niet aftrekbaar. Belastingdienst Hij beschouwt ze als liberalen; dat wil zeggen vrijwillige uitgaven die geen direct verband houden met de activiteit.
Vergoeding van eigen kapitaal
kan niet worden afgetrokken betalingen die de zelfstandige aan zichzelf doet alsof het zakelijke uitgaven zijn.
Spelverliezen
Logischerwijs hebben spelverliezen geen geen fiscale tegenprestatie als activiteitskosten.
Volgens de geraadpleegde belastingadviseurs zou aan deze lijst een in de praktijk veel voorkomende categorie moeten worden toegevoegd.: persoonlijke uitgaven. Hoewel ze niet altijd uitdrukkelijk in de wet voorkomen, zijn alle uitgaven die voor privégebruik bestemd zijn (persoonlijke voeding, straatkleding, vrije tijd…) automatisch van de aftrek uitgesloten.
De uitgaven die de Schatkist toestaat, maar onder specifieke voorwaarden
De tweede groep niet-aanbevolen uitgaven is ook degene die voor managers en adviseurs de meeste problemen veroorzaakt. Het zijn uitgaven die In theorie zouden ze aftrekbaar kunnen zijn, maar dat wijst de Belastingdienst in de meeste gevallen af wegens gebrek aan rechtvaardiging.
Zoals uitgelegd door Pablo G. Vázquez, belastingdeskundige bij GVA Asesores, vallen onder de categorie uitgaven die zijn toegestaan maar moeilijk te rechtvaardigen: “premies voor ziektekostenverzekeringen, voorzieningen afkomstig van werk in de gewone verblijfplaats en kosten van levensonderhoud.”
En een apart geval zijn de auto, de kosten ervan of zelfs de klantenservice, die verantwoordelijk zijn voor de meeste conflicten met het ministerie van Financiën.
Premies zorgverzekering
Zoals de deskundige heeft verduidelijkt, “is enkel de door de belastingplichtige betaalde premie aftrekbaar voor het deel dat overeenkomt met zijn eigen dekking en die van zijn echtgenote en kinderen jonger dan 25 jaar die bij hem inwonen, met de maximum van 500 euro per jaar voor ieder van hen.”
Benodigdheden als u vanuit uw gewone verblijfplaats werkt
In dit geval kan de volledige factuur niet vrijelijk worden afgetrokken. elektriciteit, water, gas, telefoon of internet, maar alleen het deel dat voortvloeit uit de toepassing van de regel die voor deze gevallen geldt.
Volgens Vázquez moet het huisvestingsgedeelte eerst door de activiteit worden beïnvloed via het bijbehorende censusmodel. Van daaruit “het percentage leveringen dat voortvloeit uit de toepassing van de 30% op de bestaande verhouding tussen de vierkante meters van de woning bestemd voor de activiteit met betrekking tot de totale oppervlakte.”
Kosten van levensonderhoud zelfstandigen
Zoals de begrotingsdeskundige uitlegde, zijn deze uitgaven aftrekbaar ‘zolang ze binnen zijn’ horecagelegenheden en restauratie en betalen elektronische betaalmiddelen, met bepaalde dagelijkse kwantitatieve limieten.”
Toch kunnen er volgens deskundigen problemen ontstaan voor de schatkist als deze worden uitgevoerd weekends of feestdagen.
Werkkleding
De kleding is een andere klassieker. Het is alleen aftrekbaar als het kleding betreft die specifiek is voor de activiteit (zoals bijv uniformen of beschermende uitrusting). Dagelijkse kleding, zelfs als deze voor het werk wordt gebruikt, wordt doorgaans niet geaccepteerd als aftrekbare kosten.
Zoals Vázquez in eerdere verklaringen aan dit medium uitlegde, “is dat zo veel zelfstandigen die het pak proberen te achterhalen, en het is waar dat Soms wordt het toegegeven, maar bij veel anderen niet. Zeker als het accessoires als horloges betreft, die moeilijker te rechtvaardigen zijn als noodzakelijk voor het imago van de zakenman bij een klant.”
De uitgaven die de meeste conflicten veroorzaken tussen zelfstandigen en de Schatkist
Zoals de belastingadvocaat van GVA Asesores aan deze krant uitlegde, zijn de meest tegenstrijdige uitgaven “de gebruikelijke: auto en de kosten ervan, parkeren, mobiel en bepaald meubilair.” Volgens hem is het probleem dat “het ministerie van Financiën ervan uitgaat dat dit allemaal het geval is kan worden gebruikt voor het privéleven en onprofessioneel en vraagt om tests die bijna altijd niet haalbaar zijn.”
Voertuig- en bijbehorende kosten
Een klassieker zijn de uitgaven in verband met de auto, die nog steeds een van de belangrijkste bronnen van conflicten zijn tussen zelfstandigen en de Belastingdienst. Deze sectie omvat niet alleen de uitgaven die verband houden met de aankoop van de auto, maar ook anderen die verband houden met het professionele gebruik ervan, zoals brandstof of reparaties.
De reden voor dit conflict is dat het ministerie van Financiën zich doorgaans afvraagt of het voertuig uitsluitend voor de activiteit wordt gebruikt, vooral als het gaat om personenauto’s die ook op persoonlijk vlak kunnen worden gebruikt.
In tegenstelling tot de BTW – waarbij gemengd gebruik is toegestaan – is het voor het aftrekken van het voertuig van de inkomsten namelijk noodzakelijk om te bewijzen dat het uitsluitend voor de activiteit wordt gebruikt. In de praktijk zijn de enigen die dit zonder risico kunnen bewijzen transporteurs, taxichauffeurs of bezorgers, naast andere activiteiten die uitdrukkelijk in de wet zijn geregeld.
Afgezien van deze gevallen is de waarheid dat, Zelfs als de zelfstandige alleen voor zijn bedrijf een auto heeft, De Schatkist zal in bijna alle gevallen de aftrek van de personenbelasting voor het voertuig verlagen.
Parkeren
Volgens de Schatkist is dit een andere uitgave die kan voortvloeien uit zowel professioneel als privégebruik van het voertuig.
Om deze reden vereist de aftrek ervan meestal een bijzonder solide rechtvaardiging die het mogelijk maakt om niet alleen de betaling, maar ook de betaling ervan te bewijzen directe verbinding met de activiteit economie van zelfstandigen.
Mobiel: apparaat en verbruik
Een ander concept dat de meeste problemen veroorzaakt, is de mobiele telefoon. Zoals Vázquez verduidelijkte: “zowel het apparaat als het verbruik zijn moeilijk af te trekken.”
De reden is opnieuw dezelfde: het ministerie van Financiën gaat ervan uit dat de mobiele telefoon ook voor privédoeleinden kan worden gebruikt. Volgens deskundigen is het een mogelijke oplossing twee lijnen die het persoonlijke van het professionele scheiden.
Bepaalde meubels
In deze gevallen ligt de moeilijkheid niet alleen in het rechtvaardigen van de aankoop of betaling, maar ook in het bewijzen dat dit goed werkelijk verband houdt met de ontwikkeling van de activiteit en reageert niet op gemengd gebruik of binnenlands.
Maaltijden of uitgaven met klanten, een andere uitgave die speciaal wordt besproken
Naast deze concepten benadrukte Vázquez ook het geval van maaltijden met klanten, een uitgave die hij definieerde “zeer controversieel.” Zoals hij opmerkte, “Het ministerie van Financiën accepteert dit doorgaans niet, ook al heeft het Hooggerechtshof het meerdere malen erkend.”
Dit soort uitbetaling brengt een bijzondere complexiteit met zich mee omdat, ook al bestaat er steun uit de jurisprudentie voor de aftrek ervan in bepaalde gevallen, de Administratie in de praktijk een zeer restrictief criterium hanteert.
Deze categorie zou kunnen omvatten cadeaus, kaartjes voor evenementen en zelfs uitnodigingen voor uitstapjes of hotels.
Andere fouten waarvoor de Schatkist een uitgave zou kunnen afwijzen
Hoewel de kosten correct zijn, onthouden experts dat Een onjuist uitgegeven factuur kan de aftrek ook ongeldig maken.
Enkele van de meest voorkomende fouten zijn:
- Gebrek aan gegevens over de ontvanger
- Verkeerd belastingtarief
- Gebrek aan nummering
Ook deze formele uitspraken zijn vaak aanleiding tot afwijzing.
