1. De 5, 10, 15, 30 methode
Het is namelijk de (minimale) tijd die u in uw belang heeft om aan uw medewerkers te gunnen. 5 minuten per dag, 10 minuten per week, 15 minuten per maand, 30 minuten per kwartaal. ” Deze tool geeft benchmarks aan de manager en stelt de medewerker gerust die zich goed voelt.. Dit kunnen min of meer formele uitwisselingen zijn, afhankelijk van de duur”, beveelt Rémi Juët aan, management consultant trainer bij Imago Management, auteur van de gids De lokale manager. Het is aan jou om ze zo goed mogelijk te managen zodat ze zo snel mogelijk toetreden tot de clan van loyale of toegewijde leden.
In welke situatie gebruiken? Als je de leiding van een team overneemt en/of als je intern clanvorming voelt. Zo krijgt u een duidelijk beeld van de krachten die daarbij komen kijken.
3. Actief luisteren
Deze methode is gebaseerd op het idee dat je gesprekspartner heeft je iets te vertellen dat hij je alleen in vertrouwen zal nemen als je aandachtig voor hem bent en niet alleen op zijn boodschap. Kortom, weet dat actief luisteren inhoudt 4 stappen. De eerste, luisteren. Je laat de ander aan het woord door zijn toespraak bijvoorbeeld te onderstrepen met “ja, ik begrijp het”. Je creëert empathie en toont je zorgzaamheid. Tweede stap: verduidelijking. Deze keer vraag je om opheldering over de gedane uitspraken door open vragen te stellen over punten die voor interpretatie vatbaar zijn. Bijvoorbeeld: “wat betekent de term… voor jou?”. Dan komt het onderzoek die, zoals de naam al doet vermoeden, bestaat uit het graven in de gedachte van uw gesprekspartner. Tot slot herformuleer je om te controleren of jullie allebei op dezelfde golflengte zitten.
In welke situatie gebruiken? Wanneer een lid van uw team een probleem tegenkomt (bijvoorbeeld bij een project), een nieuw verzoek indient of gewoon tijdens een vergadering, vooral wanneer u een projectteam moet aansturen.
4. Een dashboard
Deze tool is essentieel voor het managen van de prestaties van een team. Mits je bepaalde regels volgt. Eerst de verdiensten, 10 tot 15 te volgen indicatoren zijn meer dan voldoende. “Ze moeten verband houden met de strategische doelstellingen van het bedrijf, maar worden afgewezen op het niveau van de betrokken dienst”, pleit Christophe Germain, professor financiën aan de Audencia Business School. Het verstrekken van een historiek is essentieel om te kunnen vergelijken met eerdere situaties. “Moet de tabel dagelijks, wekelijks of maandelijks ingevuld worden? De regelmaat is afhankelijk van de betreffende activiteit. Te nauwe rapportage zorgt voor meer stress “Samenvatting Arnaud Hautesserres, Director of Operations and Education bij het managementadviesbureau Meltis. Geef op het formulier ook de voorkeur aan kleuren en afbeeldingen, zodat de resultaten duidelijk zijn.
In welke situatie gebruiken? Permanent om een goed beeld te hebben van de successen van het team, maar ook om te anticiperen op eventuele ontsporingen. En corrigeer daarom de schietpartij tijdig.
5. Een expliciete betrokkenheidsbarometer
Wacht niet op de jaarlijkse feedback (of meer) om de inzet en motivatie van uw team te meten. “Tools zoals Bleexo stellen je in staat om heel snel de pols van je team te peilen door een simpele vraag te sturen (“Op een schaal van 1 tot 10, hoe voel je je nu over je job”). Je krijgt een gemiddelde score, het aantal respondenten en de evolutie van deze indicatoren. “Deze onmiddellijke HR-gegevens, omgezet in cijfers en grafieken, geven een kwantitatieve en kwalitatieve visie van de gemoedstoestand van een team op een bepaald moment”, verduidelijkt Arnaud Hautesserres.
In welke situatie gebruiken? Wanneer het verloop van het team toeneemt, wanneer de afwezigheden toenemen, of een gereputeerd verenigend element volgen, om de stemming van de troepen bijna live te testen.
6. Het jaarlijkse professionele gesprek
Deze vergadering (dus jaarlijks) met werknemers is een gelegenheid om doelstellingen voor uw werknemers en hun opleidingsbehoeften vast te stellen, die vervolgens al dan niet gevalideerd zullen worden door HR. “Dit EAP is mijn roadmap als manager en die van mijn teams. Ik vouw het regelmatig open om het eventueel aan te passen tijdens het jaarlijkse tussentijdse interview”, illustreert Martial Delpuech, directeur externe communicatie en operationele marketing bij HubOne.
In welke situatie gebruiken? Elk jaar met mogelijk tussentijdse fasen.
7. Een team-ID-kaart
Deze tool is in feite vergelijkbaar met een mini 360° van een dienst die door een andere dienst wordt uitgevoerd. “Het doel is om inzicht te krijgen in de kwaliteiten die de andere afdeling aan de jouwe verleent en in de verwachtingen die niet worden ingelost”, zegt Arnaud Hautesserres. En natuurlijk na het uitvoeren van actieplannen.
In welke situatie gebruiken? Als de dialoog tussen 2 business units verbroken is (of dreigt te worden). Of wanneer diensten die zouden moeten samenwerken tevreden zijn om zij aan zij te werken omdat ze elkaar niet begrijpen.
8. Visueel beheer
Deze “out of techno” methode bestaat uit het voortschrijden van gekleurde post-its op een groot whiteboard naarmate een project vordert. “Natuurlijk wordt de informatie minder snel gedeeld dan op een online tool, maar dit dwingt tot face-to-face ontmoetingen”, benadrukt de Meltis-trainer.
In welke situatie gebruiken? Bij grote projecten waarbij de voorkeur wordt gegeven aan het persoonlijk delen van kennis en best practices.
