Wat als we, voordat we op de verzendtoets drukken, een beetje nadenken over de gevolgen van onze acties? Het advies, weliswaar een beetje hoogdravend, heeft geen betrekking op de inhoud van de e-mail, maar vooral op het effect op de hersenen. “Het duurt 2 tot 2 minuten en 30 minuten om je concentratie terug te krijgen na een onderbreking bij het ontvangen van een e-mail”, waarschuwt Romain Bisseret. Oprichter van het coaching- en beroepsopleidingsbedrijf In Excelsis, deze expert in persoonlijke productiviteit, gespecialiseerd in de GTD-methode geïnitieerd door David Allen -of Getting things done, dat wil zeggen zichzelf organiseren om te slagen-, helpt regelmatig zijn klanten om hun boodschappen te kanaliseren . “Tijdens de training kunnen we zien dat e-mail een echt probleem is”, zegt hij. Al snel wordt duidelijk dat dit een zeer tijdrovend onderwerp is, zowel verzenden als ontvangen.. Om zichzelf te beheersen, herinnert hij zich een paar grondbeginselen. ” E-mail is oorspronkelijk ontworpen om informatie en bijlagen te delen. Niet echt voor uitwisselingen die op de lange termijn de inflatie van inboxen veroorzaken. »
1. Na drie onbeantwoorde berichten
“Het is een van de eerste adviezen die worden gegeven training timemanagement, vol Marie-Laure Lahouste Langlès. Men moet geef e-mail op zodra de rondreizen te belangrijk worden. Volgens deze coach gaat er niets boven de goede oude telefoon, of zelfs, als u zich op dezelfde site bevindt, een kop opsteken in het kantoor van uw gesprekspartner. Romain Bisseret stelt een eenvoudig wiskundig principe. “Voor elke centrale die na drie e-mails nog geen bevredigend antwoord of oplossing heeft gekregen, moet je je telefoon pakken. »
2. Als het avond is (zelfs nacht)
“Er zijn slechte gewoonten die erin bestaan om bijvoorbeeld om 22.00 uur e-mails te sturen”, merkt Marc Ossédat op, co-auteur van de gids Beheer zonder lastig te vallen. Managers zeggen graag dat niemand werknemers dwingt ze te lezen, maar met nieuwe technologieën is alles anders. Stéphane Boukris bekent dat hij een van hen is. “Ik geef toe dat ik teveel e-mails consumeer zodra ik aan iets denk”, glimlacht de directeur van het Ametix-kabinet. Maar om tijd te besparen, specificeer ik altijd dat u me niet voor de volgende ochtend mag antwoorden. Een andere oplossing: schrijf je e-mails maar plan je mailings in voor de volgende ochtend.
3. Als we iets dringends te zeggen of te doen hebben
Om zijn punt te illustreren, heeft Romain Bisseret een onstuitbare formule. ” Als er brand zou uitbreken op kantoor, zou niemand er aan denken om de brandweer te mailen, toch? Met andere woorden, in geval van een crisis kunt u uw Outlook beter vergeten. “Afhankelijk van de situatie is een sms of een telefoontje beter aangewezen”, vult Marie-Laure Lahouste Langlès aan. We vertrouwen iets te gemakkelijk op e-mail als de boodschap er niet per se voor leent. »
4. Als we iets onaangenaams te zeggen hebben
Over het algemeen dringt de coach aan op de aard van de boodschap die moet worden overgebracht. “Als je kritiek hebt om over te brengen, weet je nooit hoe de gebruikte woorden zullen worden opgevat. Om een vervelende of moeilijke boodschap over te brengen, is niets beter dan face-to-face. “Wetende dat minstens 70% van de boodschap via het non-verbale gaat, het ideaal is om te bewegen om een boodschap te verzachten met een glimlach, een gebaar of een blik. En als je niet kunt, kun je beter bellen. Zelfs een smiley zal nooit de welwillende intonatie van een stem vervangen.
5. Als je haast hebt (of nerveus, moe…)
“Zelfs als het verzenden van de e-mail relevant is, mogen bepaalde menselijke factoren niet worden verwaarloosd”, herinnert Romain Bisseret zich. Concreet, woede, vermoeidheid of gewoon stress zijn slechte raadgevers. “Een onhandige formule of een grote spelfout kan snel gebeuren en het is beter om wat voorzorgsmaatregelen te nemen. Zijn wonderoplossing: een plug-in waarmee u uw mailings kunt uitstellen. “Gmail heeft er een die berichten twee minuten vasthoudt, lang genoeg om een emotionele e-mail in te halen. “Of voeg de bekende bijlage toe…
6. Om een feest of een lunch te organiseren
Om positief af te sluiten, herinnert Stéphane Boukris ons eraan dat e-mail niet alleen voor saaie berichten is. “Soms wil je gewoon zoveel mogelijk mensen laten weten dat je een feestje gaat geven of een borrel gaat geven. » Een e-mail met te veel ontvangers in de kopij en gegroepeerde antwoorden wordt al snel vervelend en contraproductief. “Om er zeker van te zijn dat iedereen de info heeft, hebben we op kantoor een discussiegroep gemaakt op de WhatsUp-app. Het werkt ook erg goed. »
