Beheer van onderbrekingen: identificeer en elimineer de remmen
Er zijn een aantal remmen die het dagelijkse leven van managers belemmeren en die gemakkelijk kunnen worden verminderd. Eerst en vooral: e-mails. “Sommige managers voelen zich verplicht om continu te reageren”, legt Grégory Benoît, consultant trainer bij Pilotis en Centoridep, uit. Dan de telefoon. Sommigen voelen zich ook gedwongen om altijd op iedereen te reageren. Aan de andere kant de permanente fysieke eisen van alles en niets, de hele dag door. » Tijd besparen begint bij het bewust worden van deze onderbrekingen. “Anders begint de manager aan veel dingen en maakt hij bijna niets af. Vandaar het grote verschil tussen beschikbaar zijn en beschikbaar zijn. Veel managers vinden het nodig om beschikbaar te zijn, namelijk om altijd en permanent te kunnen reageren. Dit is onjuist, ze moeten beschikbaar zijn, maar niet noodzakelijkerwijs op dit moment. »
“Bij delegeren sluit vertrouwen controle soms uit”
Voor Édouard Dubruel, directeur van het netwerk bij CSP Formation, als er inderdaad enkele essentiële wetten zijn die specifiek zijn voor tijdbeheer, evenals methoden voor het beheer van e-mails, projecten en andere gedeelde agenda’s: “het blijft vooral een toolbenadering. Het echte onderwerp is vaker hun relatie tot vertrouwen in werknemers. Zoals het gezegde luidt, sluit controle vertrouwen niet uit. Omgekeerd sluit vertrouwen controle soms uit. Je moet ervoor zorgen dat dingen op tijd, eerlijk, enz. maar op een gegeven moment, niet iedereen heeft je altijd en overal nodig. »
Dit vermogen om te weten hoe te delegeren en krediet geven aan anderen is de kern van het probleemzoals bevestigd door Thomas Gennburg, consulting manager bij Ineat: “als een medewerker mij vraagt of ik een document moet controleren alvorens het naar de klant te sturen, vraag ik hem eerst wat hij ervan vindt, desnoods of ik tussenbeide kom of dat hij kan kopieer mij maar. Door de vraag om te draaien, brengen we verandering teweeg en leren we hem autonoom te zijn. Een ander scenario voor Thibaut Lemay, oprichter en voorzitter van Mazeberry: “ weet hoe u uw reizen en vergaderingen kiest. De manager moet zijn teams empoweren. De medewerker kan een afspraak maken en mij dan een rapport bezorgen. Als ik op de hoogte ben van het te leveren product, is dat voldoende. » De vergadering blijft een van de belangrijkste tijdrovende elementen voor managers.
Denk er altijd aan om goed te communiceren
Goed communiceren met uw team is een van de hoekstenen van het optimaliseren van de werktijd. Doelstelling: “om bijvoorbeeld te voorkomen dat dezelfde taak twee keer wordt uitgevoerd, vooral wanneer de processen niet duidelijk zijn”, verduidelijkt Thibaut Lemay. Of merk dat je terugloopt op een project. Of het nu gaat om het naar beneden halen van eenvoudige of meer complexe informatie, slecht beheerd of slecht geanticipeerd, personeelsbeheer leidt tot echte tijdverspilling. Om dit te verhelpen zijn er verschillende mogelijkheden: voer regelmatig individuele of collectieve controles uit ochtend maar ook op middellange termijn, bijvoorbeeld elk kwartaal, om situaties te deblokkeren voordat ze escaleren.
Werk aan je vermogen om te weigeren en weet hoe je hoogte kunt winnen
Nog een essentieel punt: weten hoe je behoeften kunt prioriteren. Met andere woorden, tussen urgentie en prioriteit is het noodzakelijk om te kunnen arbitreren door voor elke taak een prioriteitsvolgorde vast te stellen. nadenken over de gevolgen van acties en inschatten hoe lang het duurt om ze te volbrengen. Genoeg om een min of meer lange termijn voorlopig schema op te bouwen. En tot slot, leer te weigeren. “Sommigen hebben het vermogen om prioriteiten te stellen, ze hebben de sleutels tot lezen in handen, maar het kan nog steeds te veel worden om te beheren, afhankelijk van hun nieuws, merkt Édouard Dubruel op. Vandaar het belang om te weten hoe u uw spraak kunt versterken om nee te zeggen of te onderhandelen. » Zelfbevestiging maar ook het vermogen om zichzelf in vraag te stellen. ” Perfectionisme, uitstelgedrag en versnippering zijn inherent aan tijdverspilling, aldus Grégory Benoît. Het is daarom vaak essentieel om te weten hoe je aan je persoonlijke fouten moet werken. »
