Hoe visueel management definiëren?
Visueel management is gebaseerd op een Angelsaksisch concept en is gebaseerd op de visuele perceptie van informatie. Het haalt met name inspiratie uit lean management, een methode om werk te organiseren en productie te beheren die verspilling probeert te beperken voor meer efficiëntie en prestaties.
Visueel management heeft tot doel: maak de informatie concreet, leesbaar, begrijpelijk en gedenkwaardig. Alle teamleden hebben toegang tot hetzelfde informatieniveau.
Het doel: besluitvorming vergemakkelijken.
Visueel management wordt gebruikt voor alle soorten problemen, zowel technisch, commercieel, logistiek of marketing. Het is een innovatieve benadering om een probleem te stellen, informatie te communiceren, een team aan te sturen en aan een project te werken.
Hoe visueel management te oefenen?
Alvorens een probleem visueel weer te geven, is de eerste stap het leggen van de fundamenten. Stroomopwaarts zul je dus de behoeften van het bedrijf, het op te lossen probleem, de betrokken medewerkers en de te bereiken doelstellingen moeten definiëren.
Zodra deze elementen aanwezig zijn, maakt u een lijst van en prioriteert u de informatie die u moet communiceren. Ten slotte is het aan jou om uit de verschillende tools voor visueel beheer degene te kiezen die het beste bij je probleem past.
Wat zijn de tools voor visueel beheer?
Met verschillende tools en methoden kunt u visueel management oefenen. Afhankelijk van uw behoeften kiest u de een of de ander: organiseer het werk van het team, volg een project op of formaliseer een innovatief concept in een recordtijd.
De Kanban-methode als tool voor project- en teammanagement
Heb je ooit kantoorramen volledig opnieuw gedecoreerd met post-its gezien? Waarschijnlijk is dit de implementatie van de beroemde Kanban-methode. Het principe: gebruik een muur of een raam als ondersteuning, die je opdeelt in 3 kolommen. De eerste kolom is gewijd aan de “To do”-missies, de tweede aan de “In uitvoering”-werken en de derde aan wat “Voltooid” is.
Elke taak wordt op een post-it geschreven en verplaatst naarmate het project vordert.
Het belang van de Kanban-methode:
- Een groot project opgesplitst in een to-do lijst, wat het meteen betaalbaarder maakt.
- Een uitputtende visie op het detail van een project en de hoeveelheid acties die moeten worden uitgevoerd om het af te ronden.
- Een tool die de verdeling van rollen en missies binnen het team mogelijk maakt.
- Een tool voor projectmonitoring: naleving van deadlines, visualisatie van blokkades. Als een post-it een aantal weken niet is verplaatst, is het tijd om alarm te slaan.
- Onmiddellijke visualisatie, voor het hele team, van de voortgang van het project.
Mindmapping als visualisatietool
Vooral geschikt voor complexe projecten, mind mapping, ook wel bekend als heuristische kaart of mentale kaart, bestaat uit het in kaart brengen van een project volgens het principe van vertakking.
Het hoofdonderwerp bevindt zich in het midden, in een bubbel of een label. Aan dit hoofdthema zijn andere thema’s gekoppeld, die er door pijlen aan verbonden zijn. Subthema’s kunnen eventueel worden uitgewerkt.
Deze wijze van presentatie van informatie biedt een globale en gestructureerde lezing.
Het gebruik van trefwoorden, kleurcodes en pictogrammen vergemakkelijkt begrijpen en onthouden van informatie.
Het belang van mindmapping:
- Vertegenwoordigen complexe problemen of denkpatronen.
- In staat zijn om op een gecontroleerd detailniveau in te gaan.
- Vormt een tussenstap tussen het zeer abstracte conceptuele niveau en de operationele fase.
- Een dynamisch hulpmiddel zijn dat in de loop van de tijd en door de verschillende gezamenlijke reflectiesessies wordt voltooid.
ontwerp bedenken
Design thinking is de laatste jaren erg populair en een instrument dat vooral geschikt is voor innovatieprojecten. Het is gebaseerd op een eerste fase van co-creativiteit, waarbij verschillende teams brainstormen, collectieve besluitvorming, co-creatieproces. Het is een dynamische tool, die evolueert in de tijd en bijdragen.
Van strategie naar operatie
Door de elementen van een strategie te formaliseren met trefwoorden, tekeningen of pictogrammen, is dit al een eerste stap naar operationele implementatie. Zo zal een design thinking- of mindmapping-methode de realisatie van complexe en innovatieve projecten vergemakkelijken, evenals de betrokkenheid van alle medewerkers.
Een evaluatie van prestaties en motivatie
Zoals een complex concept in een oogwenk kan worden gevisualiseerd, is de voortgang van een project direct afleesbaar. Live projectmonitoring uitvoeren, een agile houding aannemen, snel oplossingen vinden voor problemen, feedback van medewerkers integreren: dat zijn de mogelijkheden die visuele managementtools bieden.
Gecontroleerde externe communicatie
“Wat goed bedacht is, wordt duidelijk vermeld”: deze quote van Boileau belichaamt de kracht van visuele managementtools. Vanaf het moment dat elke medewerker de belangrijkste elementen van een project kent, begrijpt en beheerst, zal hij deze extern correct kunnen communiceren.