- Het zal het papieren document vervangen bij transporten die al nodig waren om het te vervoeren
- Chauffeurs moeten het document via QR of link kunnen tonen
- Als u papier blijft gebruiken, kan dit de vervoerder verlaten zonder de operatie naar behoren te accrediteren
- De elektronische handtekening zal, althans in het algemeen, niet nodig zijn
Zoals deze krant een paar weken geleden al aankondigde, zullen zelfstandige transporteurs en kleine transportbedrijven dat moeten doen vervang het papieren controledocument door het nieuwe elektronische administratieve controledocument (DECA) dat op 5 oktober van start gaat.
Nu heeft het ministerie van Transport en Duurzame Mobiliteit zelf duidelijkheid gegeven hoe het gebruikt moet worden dit digitale document, welke informatie moet bevatten en hoe chauffeurs dit moeten laten zien wanneer dit tijdens een inspectie vereist is.
De verplichting heeft gevolgen voor de intern goederenvervoer over de openbare weg waarop het controledocument al van toepassing was. En dit, ongeacht of het wordt gedaan een zelfstandige, een klein bedrijf of een groter bedrijf. Er zullen ook verladers, exploitanten en andere deelnemers aan de operatie worden betrokken, omdat het document de essentiële gegevens van de dienst moet verzamelen en beschikbaar moet zijn voor verificatie door de administratie.
De inwerkingtreding zal ons niet alleen dwingen om te stoppen met het gebruik van papier als gewoon medium, maar ook om dit te doen managementprogramma's beoordelen, de manier waarop de documenten bewaard moeten worden en de procedure die de chauffeur zal volgen als een agent vraagt om de handeling onderweg te verifiëren.
Het zal het papieren document vervangen bij transporten die al nodig waren om het te vervoeren
“Voor veel autonome vervoerders zal dit de sleutel zijn weet of uw huidige applicatie zich zal aanpassen aan DECA”, De professor van het European Institute of Innovation and Business (IEIN), Carmelo Dusaín, legde aan deze krant uit: “of dat ze hun tools moeten updaten om toegang te krijgen tot deze elektronische versie van het administratieve controledocument dat al in veel goederenvervoer over de weg wordt gebruikt.”
Zijn rol zal blijven bestaan bewijs de basisgegevens van de operatie, maar het zal niet langer afhankelijk zijn van een gedrukt document en zal digitaal worden gegenereerd, bewaard en geraadpleegd.
De verandering zal vooral gevolgen hebben voor zelfstandigen en kleine bedrijven die nog steeds werken met pakbonnen, gedrukte documenten of systemen die slecht geïntegreerd zijn met hun managementprogramma's. Vanaf 5 oktober moet het document bij verplichte diensten aanwezig zijn beschikbaar zijn in elektronisch formaat en voldoen aan de technische specificaties vastgesteld door het ministerie.
Onder de gegevens die moeten worden opgenomen, zoals uitgelegd door de deskundige:
- Identificatie van de deelnemers.
- Informatie over transport.
- De gegevens van de koopwaar.
- En de noodzakelijke elementen zodat de Administratie de operatie kan verifiëren.
“Het doel is dat het document snelle verificatie mogelijk maakt wie de dienst uitvoert, welke goederen worden vervoerd en onder welke omstandigheden “Het wordt uitgevoerd”, verduidelijkte Carmelo Dusaín.
Dit betekent niet dat alle vervoerders noodzakelijkerwijs een nieuw programma moeten aanschaffen. “Wat ze moeten verifiëren is dat het systeem dat ze al gebruiken, of degene die ze vóór oktober inhuren, stelt u in staat documenten te genereren die compatibel zijn met de DECA-vereisten en bewaar ze gedurende de vereiste periode.”
Een van de grootste twijfels voor zelfstandigen was Wat gebeurt er tijdens een controle langs de weg? Volgens de gepubliceerde toelichtingen moet het elektronische document raadpleegbaar zijn een QR-code, een e-mailadres of een gelijkwaardig systeem die toegang geeft tot de inhoud van de DECA.
“In de praktijk zal de chauffeur dat wel moeten kunnen de toegang tot het document vergemakkelijken als een agent erom vraagt”, zei Carmelo Dusaín. “Het is niet voldoende dat het bedrijf het bestand heeft gegenereerd als het tijdens het transport niet kan worden weergegeven of geverifieerd.”
Het document hoeft niet bij elke operatie vooraf naar het ministerie te worden verzonden. De verplichting zal bestaan uit correct genereren en bewaren in een toegankelijke opslagplaats en garanderen dat het kan worden geraadpleegd wanneer de Administratie dit vereist.
Dit punt is belangrijk voor kleine bedrijven, omdat het een deel van de administratieve lasten vermindert die twijfels in de sector kunnen veroorzaken. “Het gaat niet om elke zending aan Transport doorgeven voordat u het doet, maar liever dat u over een geldig en traceerbaar elektronisch document beschikt wanneer dat nodig is”, verduidelijkte de IEIN-professor.
Als u papier blijft gebruiken, kan dit de vervoerder verlaten zonder de operatie naar behoren te accrediteren
Een andere praktische vraag is wat er zal gebeuren als een zzp’er na 5 oktober papieren documenten blijft gebruiken. gewone ondersteuning om te voldoen met deze documentatievereiste”, aldus Carmelo Dusaín. Voor wie het blijven werken zoals voorheen “kan leiden tot incidenten tijdens een inspectie.”
Het risico is niet dat je het document niet hebt, maar eerder dat je de vereiste informatie niet kunt bewijzen in het formaat dat door de regelgeving wordt geboden. Als de agent dat niet kan controleer de DECA, De professor wees erop dat “het bedrijf te maken kan krijgen met niet-naleving van documenten en de bijbehorende sancties volgens de transportregelgeving.”
Om deze reden moeten kleine vervoerders vóór de inwerkingtreding bekijken hoe zij het document gaan genereren, wie dit voor elke dienst gaat doen en hoe zij ervoor zullen zorgen dat de chauffeur kan het onderweg laten zien. De aanpassing heeft niet alleen gevolgen voor de administratieve afdeling, maar ook voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
Het is ook raadzaam om duidelijk te maken met verladers en exploitanten wie het document in elk geval zal afgeven. “Verschillende bedrijven zijn betrokken bij veel operaties,” betoogde Carmelo Dusaín, “en slechte coördinatie kan veroorzaken dat vervoer “start zonder dat DECA goed is voorbereid.”
De elektronische handtekening zal, althans in het algemeen, niet nodig zijn
Een van de meest relevante verduidelijkingen voor zelfstandigen is dat de DECA je hoeft niet op te nemen algemene elektronische handtekening geldig zijn. Deze precisie voorkomt dat duizenden kleine bedrijven voor elke transportoperatie extra handtekeningsystemen moeten implementeren.
De geldigheid van het document zal vooral afhangen van de vraag of het met de vereiste gegevens is gegenereerd, correct wordt bewaard en door de Administratie kan worden geraadpleegd. “Met andere woorden: Het relevante zal niet aanwezig zijn elke dienst elektronisch ondertekenen, maar binnen authenticiteit, integriteit en beschikbaarheid garanderen van het document.”
Transport overweegt ook dat, in bepaalde gevallen, dezelfde DECA kan meerdere diensten dekken, zolang aan de verwachte voorwaarden wordt voldaan. “Deze mogelijkheid kan nuttig zijn voor bedrijven die overdag repetitieve routes, kettingoperaties of diensten uitvoeren met een stabiele organisatie”, concludeert de IEIN-hoogleraar.
Vóór oktober moeten zelfstandigen en kleine bedrijven hun IT-leveranciers vragen of hun programma’s zullen worden aangepast aan DECA, hoe de QR-code of de consultatielink zal worden gegenereerd, waar de documenten worden opgeslagen en wat er dan gebeurt de bestuurder heeft geen verbinding op het moment van een inspectie. Operationele problemen die moeten worden getest voordat het elektronische document verplicht is.
